Днес работата с документи в облака не е нещо налудничаво, напротив. И сред многото алтернативи, които имаме, тази на Документите на Google са едни от най-използваните. Познавате ли Google Docs?
Ако не знаете какво е, или все още не сте го използвали с максималната си мощност, ние ще ви помогнем да го направите и ще откриете един от инструментите, които да използвате, особено ако сте от тези, които пътуват много или сменете компютрите и той винаги е зареден с висящи устройства, DVD, CD и външни дискове.
Какво е Google docs, документи на Google
Google Docs, наричан още Google Docs, всъщност е междуплатформен; инструмент, който ви предлагат от Google и който може да се използва от вашия компютър, таблет, смартфон ... Той е проектиран така, че да не се налага да носите много документи на устройства за писалки, външни устройства и други подобни , а по-скоро остава в облака. Но също така може лесно да се изтегли.
Този инструмент е напълно съвместим с различни видове файлове, независимо дали са текстови документи, слайдове, електронни таблици ... Всъщност програмите, които ще използвате, са "клонинги" на пакета Office. И най-хубавото е, че са безплатни. По този начин ще имате Excel, Word, PowerPoint в безплатна версия (и ще можете да отваряте с тези програми документите, които сте направили с тези други (и много други формати).
Защо документите на Google работят за мен?
Представете си, че трябва да отидете в командировка. Възможно е да вземете всички необходими документи, но какво ще стане, ако забравите един и няма кой да ви го изпрати? Тогава ще имате проблеми. От друга страна, разполагайки с документите в облака, знаете, че независимо дали на вашия мобилен телефон, таблет или компютър, ще имате достъп до тях, ще ги изтеглите, отпечатате и т.н. без никакъв проблем.
Не само това, но и Документите на Google имат предимство, което не можете да намерите с други: тази, която няколко души едновременно могат да правят промени в реално време, по такъв начин, че да се превърне в идеален инструмент за групи или работни екипи.
Към това трябва да се добави, че има както коментари (за да ги добавите и прочетете), така и чата, за да говорите с този човек, без да се налага да зависите от телефон или друг чат извън този инструмент (така че всичко е концентрирано на едно място).
Същото се случва и с редактирането, където ще имате възможност да редактирате, но също така да предложите, да симулирате функцията за контрол на промените в Word, по такъв начин, че да видите промените и опцията да ги одобрите или изтриете, преди представляват част от този окончателен документ.
И ако мислите, че използването на документи на Google ще бъде по-тромаво, защото трябва да разчитате на Интернет, знайте, че не е така. Може да се използва дори и без интернет, защото ще трябва само да добавите разширение в Chrome за Google Documents офлайн и активирайте опцията Офлайн в Google Docs, в настройките. Така че нямате нужда от интернет и ще бъде по-късно, когато всички те бъдат качени, без да се налага да се притеснявате за нищо.
Как да използвате Google Docs
Ако след тези, които сте видели, се интересувате от Google Docs, трябва да знаете, че всичко, от което се нуждаете, е да имате акаунт в Google, за да използвате този инструмент. След като влезете в имейла си или дори от началната страница на Google, той ще ви даде възможност да влезете. Ако го направите, ще видите, че ще постави лого със снимката на вашия gmail.
След това трябва да ударите квадрата от девет точки, които имате в горната част на екрана. Това е къде ще намерите няколко приложения на Googleи къде ще бъдат Google Docs. Просто трябва да кликнете върху „Документи“ и това е всичко.
Внимавайте, ако не можете да го намерите, щракнете върху бутона „Още от Google“ и всички инструменти ще бъдат изброени, въпреки че обикновено се появява сред първите, тъй като е широко използван.
След като влезете, ще имате първи ред, в който ще се появи нов документ. Там те ще ви дадат някои шаблони като резюмета, писма, проектни предложения, брошури, отчети ... Но също така и възможността за създаване на празен документ.
Ако погледнете галерията с шаблони, когато щракнете върху нея, ще влезете в конкретното меню на шаблоните, които има, в случай че имате нужда от тях.
Ако дадете хоризонталните ленти (горния ляв ъгъл, преди логото и думата Документи), ще видите, че видовете документи, които можете да отворите, са различни: Документи (дума, текст), електронни таблици, презентации и формуляри.
И можете ли да импортирате документи или да създавате само тези, които са направени там?
Ако вече имате направени документи и имате нужда от тях в този инструмент, знайте, че няма да имате проблем с тяхното извършване. Просто трябва да ги импортирате. Как Обясняваме стъпките:
Погледнете екрана си. Намерете знака „плюс“ в долния десен ъгъл. Възможно е на екрана да не се появи, така че трик е да преместите мишката нагоре и надолу с колелото, така че екранът да се промени и след това да се появи. Когато натиснете, това ще ви позволи да качите документа, който искате, от вашия компютър, pendrive, външен диск ... и след минути ще можете да работите с него.
И ако сте загрижени за формата, в повечето ситуации няма да имате проблем, той ще остане същият като този, който сте създали извън инструмента; единственото нещо, което може да се промени, е шрифтът, но самият формат трябва да се запази.
Как да споделяте документ с Google Docs
Преди да обясним, че един от Предимства на Google Docs е възможността за сътрудничество между няколко по документа. Но за да направите това, на първо място е необходимо да го споделите. И да, това е също толкова лесно, колкото и другите функции.
За да направите това, трябва да щракнете върху бутона отдясно (с мишката, разположена над документа на Google) и да щракнете, за да споделите. Ще получите малък екран с надпис „Споделете с другите“. Тук имате две възможности:
- Вземете връзката за споделяне на документа.
- Добавете хора, които да го направят. За да направите това, най-добре е да използвате имейли (но имайте предвид, че те трябва да са от Google).
В случай на добавяне на хора, това ви позволява да им дадете достъп за редактиране, да коментират или просто да видят.