Ja sigui que tinguis un negoci que dirigir amb diverses persones a les que gestionar; o bé simplement en la teva vida personal necessitis ocupar-te de diversos assumptes a el dia, Trello pot ser l'eina que estaves buscant. És una de les més conegudes, i s'aplica tant a la vida professional com a la personal. Vols la fan servir saben tot el potencial que té, però si ets nou, potser tenir d'Trello un tutorial sigui el millor per enfrontar-te per primera vegada a aquesta eina.
I és que, si no l'has provat mai, és possible que et resulti una mica complicat, però ja veuràs que és molt més fàcil del que penses i amb ella podràs organitzar gairebé qualsevol cosa. És fàcil d'usar, molt organitzadora i millorarà la teva productivitat. Per descomptat, això si acabes el tutorial de Trello que et deixem a continuació (incloent alguns truquets).
Què és Trello
Però abans de ficar-nos en l'eina Trello i en el seu tutorial, convé que sàpigues exactament què és Trello. Es tracta d'una aplicació web per gestionar projectes. En realitat, no són només projectes, sinó que pot actuar com a tauler on apunts el que has de fer (pendent), el que està en procés, acabat ... de tal manera que aconseguiràs tenir una mena d'agenda on et diguin el que has de fer aquest dia, setmana o mes i veure l'evolució a el passar dels temes de pendents a fets.
A més de l'aplicació web, també la pots trobar com app per al teu mòbil (Android o iPhone) de tal manera que no has de dependre d'un web per utilitzar-la, sinó que des del mòbil podràs modificar-la (i sortirà a tot arreu igual) .
I per a què serveix? Doncs per gestionar projectes individuals (de caràcter personal o professional), així com projectes grupals (coordinar equips de persones, per exemple). Es basa en un sistema de "targetes». Cadascuna d'elles té un seguit d'informació sobre el que cal fer i aquestes es mouen de pendents a acabades per veure visualment tot el que va fent-al llarg del dia, setmana o mes.
En el cas d'utilitzar amb un grup, el fet de poder deixar comentaris, feedback, etc. permet una millor coordinació ja que no només s'està en contacte amb les persones, sinó que es pot veure com treballen diàriament complint amb les targetes (comesos) que se li han encarregat).
Trello: tutorial bàsic per entendre com funciona
Un cop t'hagis registrat en Trello (amb un correu electrònic i la contrasenya), podràs descarregar-te l'app i entrar amb aquestes dades (Si la vols portar al mòbil). Si prefereixes fer-ho tot a través d'l'ordinador, només hauràs d'entrar des de la pàgina per gestionar-lo.
Ara bé, el que pots fer és el següent:
Trello tutorial: Crear un tauler
Això és el primer que has de fer perquè el tauler és com si fos un full de la teva agenda en què vas a apuntar tot el que has de fer. Per exemple, imagina que és dilluns, i tens un munt de coses a fer aquell dia. Doncs pots crear un tauler que es digui «dilluns» i on vagis a afegir columnes (i aquí apuntaries cada cosa que has de fer en el que s'anomena targetes. Una altra opció pot ser que creus un tauler d'acord amb la gent que coordines, o els projectes que portes a terme a la feina.
Per crear taulers, Trello t'ofereix diferents opcions. Com ets principiant, et recomanem que facis servir el tauler kanban bàsic, que té només tres columnes: pendents (perquè són coses a fer), en procés (allò que et poses a fer) i acabat (el que ja has finalitzat)
Ara bé, Trello no es queda aquí, hi ha un tutorial per expert on pots afegir columnes segons les teves necessitats. Això sí, les targetes, que són on es col·loca la informació del que es pot fer, no desapareixeran, el que es fa és que es passen d'una columna a una altra però aquestes quedaran visibles perquè es pugui saber el que es ha acabat i el que queda.
Trello tutorial: Crear targetes per al tauler
Ara que tens el teu tauler creat (i, per cert, pots crear tants taulers com necessitis), a continuació hauràs de crear les targetes. Aquestes engloben el que has de fer. Per exemple, imagina que has creat un tauler per a coordinar el treball d'una persona.
Una targeta podria ser la tasca que aquesta persona ha de fer al llarg de la setmana, per exemple, l'elaboració d'un pla de màrqueting per a Facebook. Aquesta targeta es posaria a la columna de pendents i podria incloure, introduir, documentació, com ara un pdf base, o un document amb les dades que necessita per elaborar el treball.
És important que comparteixis el tauler amb aquesta persona per poder treballar amb ella (en cas contrari no ho podrà veure). Així, quan comenci a treballar en el projecte, podrà passar la targeta a "en procés". I un cop acabat, a la columna d'acabats.
Però podries afegir més columnes com "revisió", o "finalització".
Trucs de Trello
Trello no té molt misteri. pots crear els taulers que vulguis, les targetes que necessitis, convidar a totes les persones que vulguis i assignar treballs a cada un d'ells. A més, et permet, per cada tasca, establir un període en que s'ha de fer (en el calendari) de tal manera que es pot saber quines són les tasques més urgents o les que encara no s'han realitzat i estan a punt de caducar o l'han fet ja.
No obstant això, d'acord uses l'eina, t'adones que Trello no és només el tutorial, hi ha també molts trucs per fer-te la vida més fàcil. Aquí et deixem alguns d'ells.
Esmentar a l'equip
Imagina que has creat el tauler per a una persona i li has assignat una targeta a aquesta persona amb una feina. Però aquesta no t'ha dit res. doncs pots enviar un avís a aquesta utilitzant el arrova.
Es tracta de les «mencions», com passa en les xarxes socials. Pots escriure un comentari a la targeta esmentant a aquesta persona. Per a això, escriu el arrova seguit del nom de la persona (les primeres lletres perquè et donarà suggeriments i no hauràs de escriure-ho sencer). Així la notificació només li arribarà a aquesta persona.
Edita el títol i la descripció d'una targeta
Si ets dels que va molt ràpid, és possible que a l'hora de col·locar el títol o la descripció d'una targeta t'equivoquis, i hagis de editar-lo. El normal és que hagis de fer-ho pas a pas, però tens dues tecles que t'ajuden a editar.
- Si prems «t», podràs editar el títol d'aquesta targeta.
- Si prems «i», editaràs la descripció de la mateixa.
Crear múltiples targetes al mateix temps
A que és molest i una pèrdua de temps crear una targeta per a cada tasca que has de fer? doncs pots crear una llista completa. Després, només has de enganxar-lo a l'hora de crear una targeta i donar-li a afegir però, en lloc que sigui només una targeta, li vas a dir que, per cada línia, creï una, de tal manera que ho farà de manera automàtica .