La función de combinar datos en Adobe Indesign es muy útil para poder incorporar fuentes de datos externas al programa. Se utiliza mucho a la hora de ahorrar tiempo y usar un mismo diseño, pero con datos diferenciados. Por ejemplo, si creas un gafete de identificación, al combinar datos puedes generar los gafetes de cada individuo desde una misma base.
En Adobe Indesign la herramienta de combinar datos sirve especialmente para ahorrar trabajo y mejorar de forma notable la productividad. En este tutorial exploramos cómo crear los documentos genéricos en donde luego, al combinar datos externos, podremos hacer modificaciones eficientes y automatizadas para que todo mantenga un mismo estilo y la carga sea mucho más veloz.
Cuando sirve combinar datos en Adobe Indesign
Existen diferentes situaciones en las que se puede pensar un documento base, y luego combinar datos con Adobe Indesign para ahorrar tiempo y enviarlo a múltiples usuarios. El ejemplo más extendido es el de los gafetes, pero también se puede pensar una circular para distintas áreas de una empresa u organismo. Creamos por un lado el documento “carta”, y por el otro tenemos el nombre de usuario y correo electrónico adonde queremos enviarlo.
En estos casos, la función combinar datos nos ahorrar tiempo ya que con una sola modificación podemos tener lista la carta para cada usuario particular. Otros usos extendidos de Adobe Indesign con esta alternativa incluyen las fichas de producto, fichas de empleados o incluso felicitaciones personalizadas donde luego solo basta modificar los destinatarios finales con sus nombres y apellidos.
¿Cómo se usa la función combinar datos?
Para poder utilizar esta función dentro de Adobe Indesign es necesario contar con algunos elementos. Se trata de la materia prima con la que la aplicación trabajará a la hora de combinar la información seleccionada.
- Archivo fuente con los datos (formato CSV).
- Crear el diseño en cuestión.
- Conectar los datos al diseño creado.
¿Qué es el archivo fuente?
En primer lugar tenemos un archivo fuente en formato .csv. Estos archivos son similares a un Excel, pero sin formato y con campos (columnas) separados por un carácter que puede ser un punto o una coma, normalmente. Al usar un archivo .csv, los programas que no pueden leer Excel acceden a la información de igual manera. Esto es muy importante, ya que otras apps populares y útiles como MailChimp, no son compatibles con Excel. Y en estos casos una base de datos armada con .csv puede ser la solución.
Cómo generar el archivo CSV
El archivo tiene que tener los campos (columnas) nombrados de forma adecuada. La columna que contendrá la imagen tiene que estar precedida por el símbolo @. A la hora de escribir cada una de las imágenes, la ruta tiene que respetar el siguiente formato:
“/nombredelaimagen.extensión”. El ejemplo más básico sería “/imagenejemplo.jpg”.
Es recomendable que todos los archivos estén dentro de una misma carpeta, de esta manera Adobe Indesign al leer el archivo CSV no tendrá que hacer grandes escaneos para detectar la ubicación del archivo. La tabla de datos primero la guardaremos en el formato Excel tradicional. Pero la segunda vez, seleccionamos el formato Texto (delimitado por tabulaciones).
Desde el mismo Excel se guardará entonces el nuevo archivo en formato .csv y podemos avanzar al siguiente paso que requiere crear el diseño en sí, para poder combinar luego los datos de acuerdo a las necesidades que tengas.
Creación del diseño y conexión de datos
En el diseño que vayamos a crear, hay que tener las cajas separadas para que se coloque la información del documento en .csv. Entonces, una vez diseñada la carta o el gafete, podremos hacer que Adobe Indesign directamente lleve información del archivo a las cajas que armamos en nuestro diseño. Los pasos para esta función incluyen:
- Activa la utilidad combinación de datos, en el Menú Ventana – Utilidades – Combinar datos.
- Localiza el archivo de origen de datos.
Si todo sale bien, verás que aparece un seleccionador de cada uno de los elementos de texto que podemos extraer del .csv. Lo que resta es trabajar con el diseño, seleccionar la caja y el tipo de dato que queremos colocar dentro. De esta forma se ahorra mucho tiempo al incorporar estos datos. Recuerda usar la función de previsualización para evitar cualquier error.
Adobe Indesign en pocos pasos te habilita a crear este tipo de diseños a los que puedes incorporar datos personalizados con solo un click. El paso previo, la creación de la base de datos en .csv, también se puede trabajar de manera más cómoda, para luego volcarla directamente al diseño según las necesidades.
La finalización del diseño se concreta con el menú superior de “crear documento combinado”. Basta con especificar que deseamos “usar todos los registros”, y usar la opción 1 registro por página. De esta forma, al terminar de leer una fila completa (id – autor – foto – descripción) por ejemplo, pasará al siguiente.
De esta manera tendrás en Adobe Indesign un creador de documentos automatizados con la información previamente revisada. Fácil, rápido y efectivo.