La herramienta de Microsoft para generar presentaciones Powerpoint es una de las más populares que existen. Además de contar con numerosos trucos y funciones especiales, destaca por la posibilidad de comprimir el archivo de Powerpoint y así ahorrar espacio de almacenamiento. En caso de que tus presentaciones en formato PPT sean muy pesadas, puedes utilizar distintas modalidades para comprimir y reducir el espacio exigido.
Existen diferentes modalidades, algunas más efectivas y simples que otras. Puedes probar cualquiera de ellas y tener siempre en cuenta que el objetivo es ahorrar espacio de almacenamiento. En este artículo también se exploran los principales motivos para comprimir una presentación de Powerpoint en PPT.
Comprimir un Powerpoint ¿para qué?
El principal motivo para un usuario que quiere comprimir archivos Powerpoint es de ahorro de espacio de almacenamiento. Si tu dispositivo tiene el disco muy lleno, lograr que tus presentaciones sean más livianas ayuda a descongestionar el espacio de guardado.
A su vez, comprimir un PPT también acelera la carga descarga del archivo, facilitando que se comparta a otros usuarios en la nube o mediante dispositivos de almacenamiento externo. Puedes reducir el tamaño de la presentación en Powerpoint para compartirlo como archivo adjunto en un mail de manera más sencilla, y también si quieres facilitar su descarga por parte de usuarios con conexión a Internet lenta. Por último, otro motivo para comprimir un Powerpoint es la realización de presentaciones en vivo de manera más fluida. Si el PPT es más ligero, se puede cargar mejor en una presentación online y habrá menos interrupciones.
UPDF, la mejor forma de comprimir Powerpoint
La mejor alternativa para comprimir un PPT y que no pierda calidad es convertirlo en formato PDF. Hay una herramienta de optimización en la propia aplicación, y lo que hace es reducir el tamaño general pero conservando la calidad general. Si utilizas UPDF, el editor PDF, puedes utilizar funciones avanzadas que comprimen PPT y reducen el tamaño final sin perder datos.
- Abre el PPT y en la sección Archivo elige la opción Guardar como.
- Selecciona PDF – Guardar como tipo – Tamaño mínimo – Optimizar para.
- Guarda el PPT como PDF.
Guarda la presentación en PPTX
El formato PPTX apareció por primera vez en Microsoft Office 2007 y es una instancia superadora del PPT. Utiliza una tecnología similar a la del ZIP y consume menos espacio de almacenamiento logrando presentaciones de alta calidad pero más livianas. En caso de tener un archivo en PPT, puedes abrirlo desde Powerpoint y guardarlo nuevamente en PPTX. Esto se hace desde la propia interfaz de la aplicación, seleccionando la opción Guardar como y eligiendo el formato más actual.
Comprime las imágenes en PPT
En las presentaciones que diseñan los usuarios en Powerpoint, uno de los elementos más pesado son las imágenes. Por ese motivo, se recomienda comprimir las imágenes en Alta Definición en PPT para reducir el peso final del archivo. Para comprimirlas manualmente hay que ir seleccionándolas una por una y luego seleccionar la pestaña Formatear imagen en la zona superior. Otra forma, más simple y rápida, consiste en los siguientes pasos:
- Abre la presentación y presiona Archivo – Guardar como.
- Selecciona el botón Herramientas y elige la opción Comprimir imágenes.
- En el recuadro de compresión, elige la resolución (150 ppi o menos) y marca la casilla “Eliminar áreas recortadas de las imágenes”.
- Presiona Aceptar y guarda el archivo.
Este herramienta ayuda a reducir significativamente el peso de una presentación de Powerpoint al comprimir todas las imágenes. Tus presentaciones serán más livianas pero sin perder calidad en la visualización general.
Insertar imágenes en vez de copiar y pegar
Cuando estas armando tus presentaciones en Powerpoint, es recomendable utilizar el menú de insertar imágenes en vez de el método copiar y pegar. Al realizar el procedimiento de copiar y pegar con imágenes, suelen perderse los aspectos de compresión. Por eso es recomendable insertar los archivos directamente como han sido guardados. Para insertar las imágenes en un PPT tienes que realizar los siguientes pasos:
- Abre la diapositiva en la que deseas insertar una imagen.
- Presiona la pestaña Insertar en la barra de herramientas superior y luego Imágenes – Este dispositivo.
- Selecciona la imagen que quieres insertar y confirma la orden.
Comprimir un PPT a ZIP
Con el objetivo de reducir el tamaño final de un PPT, los usuarios también pueden optar directamente por guardar la presentación en formato ZIP. Este formato de compresión sirve porque mantiene las imágenes, modelos, vídeos y otros elementos multimedia en su forma original. Se reduce el tamaño general, pero sin perder calidad en los recursos.
- Dirígete a la ubicación en tu PC donde está almacenado el archivo PPT.
- Presiona con el botón derecho del mouse y elige la opción Comprimir PPT en ZIP.
Una vez creado el archivo ZIP, puedes compartirlo fácil y rápido con otros usuarios. Adjuntarlo en el cuerpo de un correo electrónico o almacenarlo en dispositivos externos. El ZIP pesa mucho menos y te permitirá compartir rápidamente presentaciones con archivos multimedia de calidad pero ocupando menos espacio.
Compresión online de PPT
Otra forma de comprimir un archivo de Powerpoint es utilizando herramientas online. Existen distintas plataformas disponibles que, de forma gratuita, realizan el proceso de restarle peso a los archivos que conforman tu presentación. La manera de encontrar estos compresores es muy simple. Puedes usar un buscador online como Google y escribir Compresor PPT online y saltarán diferentes alternativas. El procedimiento en todos los casos es similar. Basta con subir el archivo PPT que quieres comprimir y presiona en el menú de conversión.
Se creará y descargara una versión comprimida y de menos peso de tu presentación. Luego podrás elegir compartirla como adjunto en un correo electrónico, o a través de mensajes de texto o aplicaciones de mensajería.
Ahora puedes avanzar en crear tus presentaciones de Powerpoint y en comprimir los archivos para compartir rápidamente el contenido. Asegúrate de obtener las herramientas de compresión más aceptables según tus necesidades y que los resultados no resten calidad a tus presentaciones. Optimiza el espacio de almacenamiento y disfruta al máximo el potencial que tiene tu Powerpoint para compartir información.