Microsoft PowerPoint es una de las herramientas más utilizadas para hacer presentaciones. Es fácil de utilizar y ofrece un sin fin de posibilidades a la hora de crear diseños creativos y profesionales. En este post te enseñamos cómo utilizar este programa desde cero, te daremos a conocer las herramientas básicas e incluiremos algunas recomendaciones para que triunfes con tus diapositivas ¿Quieres aprender cómo hacer presentaciones con PowerPoint? No te pierdas el resto de la publicación.
Primeros pasos en PowerPoint
Abrir documento
Al abrir el programa, verás que PowerPoint ofrece plantillas que ya están diseñadas y listas para que insertes tus contenidos. Por supuesto puedes utilizarlas, pero en este post vamos a optar por elegir un documento en blanco al que iremos añadiendo elementos y recursos ¡Para aprender mejor partir desde cero!
Si ya tienes el programa abierto, también puedes crear nuevos documentos pulsando la pestaña archivo > nueva presentación en el menú superior.
Crear nueva diapositiva
En el panel inicio tienes un botón que dice “nueva diapositiva”, haciendo clic en él generas nuevas diapositivas. Si pulsas la pequeña flecha situada a la derecha del botón, verás que puedes crear diapositivas que siguen una plantilla predeterminada. Hay diseños pensados para ordenar todo tipo de contenidos: títulos, título y contenido, contenido doble, para hacer comparaciones…
Sin embargo, para aprender a utilizar las herramientas del programa necesitamos que la diapositiva esté lo más desnuda posible, así que no vamos a seleccionar ninguna y vamos dejar nuestra diapositiva en blanco.
Mostrar u ocultar reglas y guías
Para no distribuir los elementos “a ojo” vamos a activar las reglas y las guías. Las guías nos ayudarán a mantener los mismos márgenes en todas las diapositivas de la presentación.
Para activar reglas y guías lo que tienes que hacer es seleccionarlas en la pestaña “ver”. Mi recomendación es que mantengas las guías centrales, la vertical y la horizontal. Tener la pantalla dividida en cuatro es un buen truco para ordenar mejor tus piezas.
Además, deberías crear otras cuatro guías para definir cuáles serán los márgenes de tus diapositivas. Para crear nuevas guías, solo tienes que pulsar la tecla “option” en el teclado de tu ordenador y arrastrar las ya existentes. Fíjate que al hacerlo aparece un cuadro en el que te indican la altura a las que estás colocando. Una vez hayas completado este paso, ¡estarás listo para empezar a diseñar!
Principales herramientas para hacer presentaciones en PowerPoint
Herramienta formas
Esta herramienta puede resultarte muy útil para crear elementos decorativos que den identidad y unidad a tu diseño. Para añadir formas, iremos al panel “insertar” > “formas”. Abrirás un pequeño menú en el que puedes elegir la forma que desees.
Para cambiar las características de las forma acudiremos al panel formato de forma, ahí podrás modificar el color de relleno, podrás añadir un borde e incluso aplicarle algún tipo de efecto.
En mi caso voy a jugar con los rectángulos negros para crear distintos modelos de diapositivas:
- Crearé un modelo utilizando el rectángulo como cintillo, situándolo en la parte inferior de la diapositiva
- Crearé una diapositiva con fondo negro
- Por último, crearé dos modelos más en los que el rectángulo permite dividir la pantalla en dos (uno con la forma a la derecha y otro con la forma a la izquierda)
También puedes utilizar las formas como caja de texto, para destacar ciertas partes del contenido.
Si deseas crear formas personalizadas, ¡puedes hacerlo! Simplemente haz clic sobre la forma y en el panel formato utiliza la opción “modificar puntos” para alterar la forma original.
En el panel formato también puedes organizar las formas puedes traer las formas al frente, puedes enviarlas al fondo y usando la herramienta alinear podrás asegurarte de que todos los elementos están perfectamente colocados.
Herramientas de texto
Las herramientas de texto son fundamentales si quieres crear buenas presentaciones. Para crear un cuadro de texto sólo tienes que ir al panel “insertar” y seleccionar “cuadro de texto”.
Puedes hacer un solo clic para que el cuadro se adapte a lo que vas a escribir o si lo prefieres, puedes arrastrar el ratón para que sea el texto el que se limite a un tamaño concreto.
Recuerda que puedes subrayar y servirte de un resaltado para llamar la atención en partes concretas de tu texto. En el ejemplo, yo he resaltado oscuro para poder cambiar la letra blanco y crear un contraste que le dice al lector: “esto es importante”.
Otra opción de texto son los WordArt, textos que ya vienen diseñados por PowerPoint y que tienen efectos y características especiales. Puedes personalizarlos para darles tu toque personal o adaptarlos al estilo de la presentación y son un muy buen recurso para tus titulares.
Herramientas de imágenes
Las imágenes son una herramienta de comunicación muy potente, porque son capaces de resumir una gran cantidad de contenidos en muy poco espacio y causando un gran impacto.
Hay dos formas de añadir imágenes a tu PowerPoint:
- Puedes ir al panel “insertar” > “imágenes” y seleccionar “imagen desde archivo”
- Puedes arrastrar la imagen directamente desde la carpeta.
Herramienta quitar fondos
Utilizar imágenes sin fondo puede ayudarte a dar un toque diferente a tus diapositivas. Lo bueno es que, gracias a la herramienta “quitar fondos”, puedes eliminar el fondo de tus fotografías sin tener que salir de PowerPoint.
La herramienta “quitar fondos”, está disponible en el panel “formato de imagen”, que aparece automáticamente en la parte superior de la pantalla cuando haces clic sobre cualquier imagen. Es muy fácil de usar, solo tienes que seleccionar con el lápiz “+” lo que quieres mantener y con el lápiz “-” lo que quiere quitar de la imagen. Cuando acabes haz clic en el tic para no perder los cambios.
Efectos y ajustes
Que tus imágenes tengan un estilo similar puede dar un plus de calidad a tu presentación. En formato de imagen tienes disponibles dos herramientas que te permiten hacer ajustes en las fotografías.
Puedes utilizar las correcciones y los ajustes de color para dar un estilo unificado a las imágenes de las diapositivas. Yo, en el ejemplo, he optado por poner mis imágenes en blanco y negro y he ajustado el brillo para que el resultado sea aún mejor.
Iconos
Los iconos, al igual que las imágenes, también tienen ese poder de resumir conceptos en poco espacio. Por suerte en PowerPoint puedes incluir iconos sin salir del programa. Si pulsas “iconos” en el panel “insertar”, accederás a un panel lateral en el que tienes disponible un sin fin de iconos para elegir. Utiliza el buscador para filtrar y encontrar más rápido los que necesitas. En el panel “formato de gráficos”, que aparece arriba cuando pulsas uno de ellos, puedes modificarlos para adaptarlos al estilo de tu presentación.
Herramienta de gráficos
Los gráficos son muy útiles para transmitir ideas de manera visual, rápida y clara ¡Atrévete a utilizarlos! Ten en cuenta que los gráficos no solo sirven para mostrar datos super elaborados, también puedes utilizarlos como recurso creativo para transmitir un mensaje de forma alternativa.
Puedes añadir gráficos yendo al panel “insertar” > “gráficos”. Accederás así a un pequeño panel desplegable en el que aparecen todos los tipos de gráficos que ofrece PowerPoint. Selecciona el más indicado y se abrirá directamente una hoja de Excel en la que puedes introducir los datos. Cuando acabes, no es necesario que guardes la hoja de cálculo, simplemente ciérrala, mientras vas introduciendo los datos el gráfico ya se va a ir modificando.
Puedes cambiar el estilo del gráfico, tanto la parte textual como la parte gráfica. Puedes cambiar la tipografía y el tamaño. En el panel formato podrás cambiar el estilo de gráfico y los colores.
Consejos
Utiliza recursos externos
Recurrir a recursos externos es una buena idea para enriquecer el diseño de las diapositivas. Aunque PowerPoint sea un programa super completo y puedes crear presentaciones geniales con los recursos que ofrece, ¡un extra de creatividad nunca viene mal!
Por ejemplo, puedes ir a Picsart en Google para descargar stickers que te servirán para dar un toque más especial a la diapositivas. Yo suelo buscar con las palabra “vintage”, “tape”, “text box” y utilizo los que más me convencen como cuadro de texto o como marco de imagen.
Cuida el color
El color también es una herramienta de comunicación, incluso es capaz de despertarnos sensaciones y emociones. No es lo mismo elegir esta combinación de tonos pastel que elegir una combinación de amarillo, negro y blanco. Los contrastes de esta última, la combinación de fondo oscuro con blanco o amarillo, transmiten muchísimos mejor ese mensaje de aventura y riesgo que yo he utilizado en el ejemplo. Los tontos pastel, sin embargo, serían mucho más adecuados para promocionar, por ejemplo, una marca de ropa para bebés.
Si necesitas inspiración puedes acudir a ColourLovers, página web en la que encontrarás paletas que ya creadas. También es un buen recurso acudir a Adobe Color para crear combinaciones armónicas y que funcionan genial.
En PowerPoint puedes crear tu propia paleta de colores. Para llevar una de esas paletas a PowerPoint lo que yo suelo hacer es hacerle una captura de pantalla, la inserto en la diapositiva y con el cuentagotas guardo todos los colores que ya luego aplicaré a los elementos de mi presentación.
Tipografía
La tipografía, al igual que el color, comunica, por eso es fundamental que dediques tiempo a elegir las fuentes adecuadas. Si no te convencen las tipografías que tienes ya instaladas, puedes bajar fuentes nuevas de internet. Google Font es uno de los bancos tipográficos más conocidos y también uno de los más fiables.
Para instalar nuevas tipografías solo tienes que seleccionar la que desees, descargarla, abrir el archivo y hacer clic en instalar tipo de letra.