Cómo hacer un organigrama en Power Point

organigrama en Power Point

Power Point es una de las herramientas más utilizadas, tanto por particulares como por diseñadores. Una de las tareas más habituales es la de saber cómo hacer un organigrama en Power Point, ¿sabías hacerlo?

Si no tienes ni idea y lo necesitas, no te preocupes porque aquí te vamos a ayudar paso a paso a que lo construyas fácilmente y en muy poco tiempo. Conforme vayas aprendiendo y soltándote con la herramienta podrás hacerlo mucho mejor, ya sea con plantillas o sin ellas. ¿Comenzamos?

Para qué sirven los organigramas

Un organigrama es una herramienta visual que permite ver de un vistazo toda la estructura de una empresa o de otra organización.

Habitualmente se refiere a la estructura como está montada una empresa y se parece mucho a un árbol genealógico. Es decir, en la parte de arriba estaría el CEO (Cabeza de familia) y conforme vas bajando tienes los distintos departamentos, sus jefes, responsables y trabajadores.

El objetivo de un organigrama es presentarte en un papel o en una diapositiva cómo está formada esa empresa a modo de resumen ya que normalmente no hay más datos que ayuden a clarificar a cada uno de los que forma parte. Sin embargo, sí que permite ver cuál es el nivel de control que tendría cada persona.

Pasos para hacer un organigrama en Power Point

Un organigrama en Power Point

Debemos partir de la base de que, aunque Power Point es el programa habitual para muchos, en realidad, y al menos en lo que se refiere a diagramas y organigramas, está algo limitado con lo que a veces se usan otros programas que dan mayor libertad. Aunque si lo que quieres es algo que sea rápido y funcional, no hay duda que hacer un organigrama en Power Point cumplirá con ello.

¿Y cómo se hace? Sigue estos pasos:

Abre Power Point

Esquema de empresa

Lo primero que tienes que hacer es abrir en tu ordenador el programa PowerPoint.

Asegúrate de tener la información que necesitas a mano porque si no la tienes no te servirá de nada el programa porque no tendrás la información que necesitas plasmar en el diagrama.

Abre un nuevo documento

Si tienes lo necesario, ahora que está abierto PowerPoint deberás ir a abrir una nueva diapositiva y, cuando te pida que escojas el formato que debe tener esta te recomendamos que escojas la opción «En blanco».

Y es que lo que vas a construir ahí es un diagrama que puede ocupar toda la hoja, así que es mejor hacerlo en una diapositiva exclusiva para este fin.

Insertar/SmartArt

Esquema de empresa

Ya tienes abierta la diapositiva en blanco y preparados los documentos (y tus manos) para transcribirlo todo. Pero antes de hacerlo, es necesario que vayas a la barra de menú y ahí accedas al submenú de la opción Insertar.

Entre todas las herramientas que te saldrán debes ir a SmartArt. Esto te permitirá ver gráficos inteligentes en el programa y nos dejará insertar un elemento gráfico para mostrar información de manera visual.

Trabajando con SmartArt

En SmartArt, la primera decisión que deberás hacer es elegir la Jerarquía que va a tener tu organigrama. La propia herramienta te ofrece varias opciones y tú solo tienes que escoger la que más se ajuste a las necesidades. Pero ten en cuenta que después puedes añadir o quitar a tu elección.

Entre las que te muestra tendrás:

  • Organigrama clásico. Es el que se limita a listar los puestos de la empresa (departamentos) en un orden del más importante a los menos.
  • Organigrama con nombres y puestos. Algo más detallado que el anterior ya que permite añadir tanto los puestos como los nombres de los trabajadores.
  • Hecho con semicírculos. Es quizás el más extraño porque no se ven muchos organigramas hechos de esta manera (lo clásico son los rectángulos).

Cuando ya hayas elegido el que más te convenga, tendrás que darle a aceptar y llegarás al siguiente paso.

Rellenar el organigrama

El último paso que tendrías que hacer sería seleccionar cada uno de los recuadros para poder escribir los nombres y/o cargos de las personas que forman parte de esa empresa y completarlo añadiendo más casillas.

Esto es cuestión de añadir o eliminar donde te hagan falta y poco más.

Pero lo cierto es que queda muy «soso» y seguro que al final no te acaba de gustar demasiado el diseño. Así que, ¿por qué no lo mejoramos?

Cambiar el diseño de tu organigrama

Esto lo mejor es hacerlo cuando ya está volcada toda la información en tu organigrama porque, automáticamente, te lo cambiará todo y no tendrás que estar tocando de nuevo. Lo cual es toda una ventaja.

¿Y qué debes hacer? Pues has de ir al menú principal de Power Point y de ahí a la pestaña Diseño. A continuación, deberás clicar en una parte del organigrama porque, de esa manera, se mostrarán las Herramientas de SmartArt. Ahora solo tendrías que tocar la pestaña de Diseño.

Aquí podrás cambiar los colores y diseño del organigrama, para ponerlo más bonito (y no azul y blanco que será como te salga por defecto). ¿Por qué cambiarlo? Pues, por ejemplo, para hacer que lleve los colores de la empresa.

Lo siguiente que puedes cambiar es el Formato. Aquí te dejará modificar el texto (tipografía) así como a las formas del organigrama e incluso a organizar las formas y modificar el tamaño de cada recuadro.

Trucos para hacer un organigrama en Power Point rápido

Si no dispones de mucho tiempo o bien no es necesario algo «original» para presentárselo, lo que podrías hacer es lo siguiente:

  • Usa una plantilla de organigrama para Power Point. En Internet puedes encontrar muchas, tanto gratuitas como de pago. Solo tendrías que obtener la que te vaya mejor para el trabajo y personalizarla con los datos que tengas de la empresa.
  • Cuando las empresas son muy grandes y tienes que poner muchos datos es mejor ir a lo específico, es decir, nombrar los departamentos y poco más. Después, de manera unitaria, sí podrías desglosar cada uno de los departamentos. Incluso podrías crear un organigrama inteligente, es decir, que al pulsar en cada departamento se despliegue la jerarquía que tiene este en su interior. De esa manera no le muestras toda la información de golpe. El problema es que esto solo se podría hacer ante una presentación digital; si se imprime no se tienen estas funcionalidades.
  • Apuesta por los colores. Pueden ayudarte a distinguir departamentos y así quedará mucho mejor visualmente.

Ahora ya sabes cómo hacer un organigrama en Power Point. Si tienes alguna duda te echamos una mano.


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