Imagina que tienes que presentarle tu propuesta a una empresa internacional. Y quieres quedar como un verdadero profesional. Para eso necesitas crear una presentación impactante y la mayoría de las veces la harás mediante diapositivas. Pero, ¿cómo hacer un Power Point profesional?
Si no tienes idea y quieres dejar a tus espectadores sin habla, por lo bien que lo has expuesto y has tratado tus diapositivas, entonces tenemos algo de qué hablarte.
Qué debes tener en cuenta para hacer un Power Point profesional
Aunque no lo creas, las diapositivas que enseñes a tus clientes pueden hacer que la balanza se incline a tu favor o en tu contra. Si suenas convincente pero luego le muestras una diapositiva básica, pobre, sin personalidad, y sin sentido, por mucho que le digas, va a pensar que el trabajo que realizarás no será muy diferente a la molestia que te has tomado en hacer eso para presentar tu idea.
Por eso, hacer un Power Point profesional es importante. Podríamos decir que es el acompañamiento perfecto para presentar una idea ganadora. Pero, para ello, debes tener en cuenta lo siguiente:
- Debes cuidar muy mucho lo que vas a presentar, es decir, el texto, fotos, gráficos… que vas a poner y cómo ponerlos.
- Hay que cuidar la presentación de cada diapositiva. Personalizarla, crear viñetas o plantillas nuevas, llamar la atención… Y eso no se consigue descargando la primera plantilla que veas o sacando las que pueda tener el programa. Tampoco usando una en blanco.
- Debes verlo como una primera aproximación hacia el cliente de qué eres capaz de hacer. Si demuestras la calidad que tienes en un simple documento que lo que busca es que te contrate, ¿no crees que pensará que eres capaz de sacar adelante lo que te pida?
Cuidar la información de la presentación
Como te hemos dicho antes, no solo tienes que poner hincapié a la hora de hacer un Power Point profesional en lo visual, sino que también el texto, las fotos… son importantes. Un fallo grave, por ejemplo, sería presentar un proyecto infantil y colocar una foto de una chica sugerente. O hacer un plan para las creatividades de un autobús y poner una foto de un camión. Todo eso desmejora tu trabajo.
Por tanto, ¿en qué tienes que poner el ojo?
En tu audiencia
Antes de ponerte con el Power Point necesitas saber a quién le vas a hablar o a quién tienes que convencer. Por ejemplo, si es una empresa, ¿por qué no saber un poco más de ella? Sus valores, a qué se dedica, a qué clientes se dirige… Todo eso hará que tengas una mejor idea del tipo de proyecto que le gustaría y enfocarás el documento en base a eso que le interesa.
Sí, requiere de investigación. Pueden ser unos minutos, horas, días o semanas de hacerla. Pero merecerá la pena si personalizas a ese nivel tu presentación.
Planificar en bruto lo que presentarás
El siguiente paso es que hagas borradores de las diapositivas de Power Point. No solo te ayudará a clarificar lo que vas a poner, lo que no, y dónde incidirás (en texto o en voz), sino que crearás una comunicación adecuada.
Además, no es lo mismo mandar el documento y ya te llamarán si lo ven bien, que si lo vas a exponer ayudándote de las diapositivas. Cambiaría totalmente.
No hay que pasarse con los textos, fotos y demás, pero tampoco quedarse con un documento de 3 hojas.
Para que te hagas una idea, cada diapositiva puede contener un máximo de 6 líneas de texto. Esto es para cuando exponemos, pero también te lo recomendamos si vas a enviar el documento porque así no cansa.
Selecciona las imágenes
Siempre de calidad, que estén relacionadas con el trabajo a realizar. Se hace una primera selección, pero eso no quiere decir que vayas a tener que poner todas. Cuando pasemos a la siguiente fase se eligen las más adecuadas en base al diseño.
Cómo hacer un Power Point profesional en el diseño
Con todo lo anterior, tienes la primera parte hecha a modo profesional. Pero ahora falta montarlo todo. Y para ello, no debes olvidar los siguientes puntos:
Escoger una plantilla o crearla tú en base a la empresa
¿Por qué decimos “en base a la empresa”? Imagina que vas a presentar un proyecto para una campaña y la empresa tiene el logo en verde. Y tú haces la presentación con un fondo en rosa. ¿Pensarán de verdad que es para ellos? Lo más seguro es que no, porque no casa con los colores que definen a la empresa.
Esto es muy importante. A la hora de usar una plantilla, o de crearla tú, personalízala para con la empresa que estás hablando. En el caso del ejemplo, una plantilla con fondos verdes y blancos hubiera sido perfecta. Quizá con un fondo verde con manchas blancas (como el efecto variegado) haría que se sintieran más identificados.
Diapositivas sí, pero diferentes
No hay nada más monótono que pasar una hoja y otra, o una diapositiva en la pantalla y otra, y ver siempre el mismo tipo de fondo, la misma diapositiva. Una y otra vez. ¡Espabila!
Tienes que romper con esa monotonía y dar variedad. Una con una imagen sola, otra con texto y foto. Otra solo con una infografía… Tienes que innovar.
Ordena los textos, imágenes, gráficos…
Lo siguiente es volcar en las diapositivas la información. Pero tiene que ser ordenada y eligiendo bien el tipo de fotos, cuándo, dónde, y por qué. Lo mismo pasa con las imágenes, los gráficos, infografías…
De hecho, la infografía puede ser muy buena para acabar en último lugar puesto que podrías hacer un resumen de todo (eso no quita que no puedas usar más antes).
No se te ocurra poner animaciones
Es algo profesional y, salvo que la empresa sea más “divertida”, no es buena idea. Además, puedes tener más probabilidad de que algo vaya mal si las pones, que si no. Así que por tu bien evítalas.
Cuatro ojos ven mejor que dos
Ya tienes la presentación. Te ha quedado genial. Y el día que la mandas te dicen que cómo van a trabajar con una persona así…
La revisas, la miras, la remiras… ¿qué ha pasado? Entonces, un amigo, familia, pareja, se acerca y dice: ¿y esa falta?
Pues sí, mejor que antes de enviarla o de ir a presentar tu idea con ella dejes que otros la vean y te den su opinión. No solo por las faltas que pueda haber, sino porque la vean atractiva o te den otro punto de vista que tú no hayas tenido en cuenta.
Si haces todo, seguro que consigues hacer un Power Point profesional para cualquier cosa que necesites.