Microsoft Word es una de las herramientas mƔs utilizadas en los ordenadores debido a que no solo sirve para redactar documentos, sino que tambiƩn se pueden crear con ellos muchas mƔs cosas, como por ejemplo PDFs. Sin embargo, otra de las utilidades que tiene es el hecho de crear organigramas de manera sencilla.
Estos grĆ”ficos te permiten representar la estructura de una empresa, una jerarquĆa dentro de un proyecto o cualquier necesidad que tengas en las que se establezca una relaciĆ³n de poder o subordinaciĆ³n entre varios niveles. Pero, ĀæcĆ³mo se hace? Te lo explicamos paso a paso para que no tengas problema (aunque ten en cuenta que cada versiĆ³n de Word puede tener diferencias).
QuƩ es un organigrama y para quƩ sirve
Antes de darte las instrucciones para crear un organigrama en Word es necesario que entiendas quĆ© es un organigrama. Se trata de una representaciĆ³n visual de una estructura organizativa o jerĆ”rquica de un grupo, empresa, proyecto, etc.
Por ejemplo, imagina una clase. Esta estƔ conformada por niƱos, pero hay uno que tiene el cargo de delegado de clase, y un segundo o segunda que tiene el de subdelegado.
Un organigrama reflejarĆa al delegado en el primer nivel. Al subdelegado en el segundo nivel y todos los demĆ”s alumnos irĆan en el tercer y Ćŗltimo nivel.
Los usos que se le dan a un organigrama son variados, si bien el principal suele estar relacionado con la representaciĆ³n de la jerarquĆa de una empresa. Aun asĆ, esta misma se puede reflejar tambiĆ©n en un equipo de trabajo, en un proyecto, etc.
CĆ³mo crear organigramas en Word paso a paso
Si tienes el programa Word es mĆ”s que probable que sepas utilizarlo. Sin embargo, quizĆ” nunca te has fijado en la posibilidad que te da para crear organigramas. Si es asĆ, una vez tengas el programa abierto con un documento nuevo, tienes que llevar el cursor a la pestaƱa insertar que encuentras en la barra de herramientas. VerĆ”s que se te abre un menĆŗ y ahĆ debes buscar y clicar en Ā«SmartArtĀ». Esta herramienta es la que te va a permitir insertar diagramas y grĆ”ficos organizacionales.
En esta pestaƱa tambiĆ©n vas a poder ver la categorĆa Ā«JerarquĆaĀ» que es la que identifica cuando quieres crear un grĆ”fico relacionado con un orden de poder o de funciones. Tienes que escoger el diseƱo que mejor se adapte y, una vez lo tengas, dale a aceptar.
Ahora tendrĆ”s un organigrama, pero aĆŗn no estĆ” completo. Para ello, tocarĆ” agregar y editar los elementos. Es decir, aƱadir mĆ”s niveles o recuadros en los distintos niveles.
Si lo que quieres es editar los existentes, solo tienes que clicar sobre cada uno de ellos y escribir la informaciĆ³n que quieres poner en ellos. En cambio, si lo que quieres es aƱadir mĆ”s niveles, lo mejor es seleccionar un cuadro e ir a la opciones de diseƱo dentro de las herramientas de SmartArt. AhĆ tendrĆ”s el agregar forma, que aƱade nuevos cuadros; ascender o descender, para cambiar ese cuadro a un nivel superior o inferior; y diseƱo, que modifica la estructura general del organigrama.
Por Ćŗltimo, tienes la pestaƱa formato, que te permitirĆ” cambiar los colores, bordes y estilos de los cuadros. Esto te darĆ” mucho juego porque puedes hacerlo mĆ”s visual para que, de un simple vistazo, se entienda el orden de las personas que conforman el proyecto que tienes entre manos. Eso sĆ, cuidado con recargarlo o utilizar colores fuertes, porque eso puede impedir que se lea bien o, a la hora de imprimirlo, que no quede con el resultado que esperas. Una vez lo hayas terminado, solo tendrĆ”s que guardar el documento.
Te aconsejamos que lo guardes tanto en formato de Word como en PDF o en uno similar. De esta forma puedes tener una copia en caso de que tengas que editarlo sin tener que hacerlo nuevo otra vez.
Al principio puede ser un poco complicado, sobre todo aƱadir los niveles y que los cuadros sean similares. Pero ten en cuenta que tambiĆ©n podrĆas usar los atajos de copiar y pegar para duplicar los cuadros que hayas ya hecho.
Por quƩ crear organigramas en Word
Ahora que tienes los pasos, es hora de que practiques hasta conseguir el resultado que esperas. Sin embargo, seguro que has visto que hay otras aplicaciones y herramientas que hacen estos organigramas, como es el caso de Canva, por ejemplo. Entonces, Āæpor quĆ© escoger Word en lugar de una herramienta mĆ”s enfocada al diseƱo?
Una de las principales ventajas por las que usar Word en lugar de otra herramienta es por su accesibilidad. Muchas personas tienen acceso a Word y saben utilizarlo, por lo que aprender a crear un organigrama no les serĆ” complicado, ni mucho menos.
Sin embargo, tambiƩn es porque puedes modificarlo y editarlo rƔpidamente, ademƔs de integrarlo en otros documentos.
ĀæTe animas a crear organigramas en Word?