Práce s dokumenty v cloudu dnes není nic šíleného, právě naopak. A mezi mnoha alternativami, které máme, je alternativa Dokumenty Google jsou jedním z nejpoužívanějších. Znáte Dokumenty Google?
Pokud nevíte, o co jde, nebo jste jej dosud nevyužili na maximální výkon, pomůžeme vám to a objevíme jeden z nástrojů, které můžete použít, zvláště pokud jste jedním z těch, kteří hodně cestují nebo vyměňujte počítače a vždy je načteno pendrivy, dvd, cd a externí disky.
Co jsou dokumenty Google, dokumenty Google
Dokumenty Google, nazývané také Dokumenty Google, jsou ve skutečnosti platformy; nástroj, který vám nabízejí od Googlu a který lze použít z vašeho počítače, tabletu, smartphonu ... Je navržen tak, abyste nemuseli nosit spoustu dokumentů na jednotkách pera, externích jednotkách a podobně , ale spíše zůstane v cloudu. Lze jej však také snadno stáhnout.
Tento nástroj je plně kompatibilní s různými typy souborů, ať už se jedná o textové dokumenty, snímky, tabulky ... Ve skutečnosti jsou programy, které budete používat, „klony“ sady Office. A co je nejlepší, jsou zdarma. Budete tedy mít Excel, Word, PowerPoint ve volné verzi (a budete moci s těmito programy otevírat dokumenty, které jste vytvořili s ostatními (a mnoha dalšími formáty).
Proč pro mě fungují dokumenty Google?
Představte si, že musíte jet na služební cestu. Je možné, že si vezmete všechny dokumenty, které potřebujete, ale co když jeden zapomenete a nemáte komu je poslat? Pak budete mít potíže. Na druhou stranu, když máte dokumenty v cloudu, víte, že ať už prostřednictvím mobilního telefonu, tabletu nebo počítače, budete k nim mít přístup, stahovat je, tisknout atd. bez jakýchkoli problémů.
Nejen to, ale také Dokumenty Google mají výhodu, kterou u ostatních nenajdete: ten, který může několik lidí současně provádět změny v reálném čase tak, aby se stal ideálním nástrojem pro skupiny nebo pracovní týmy.
K tomu je třeba dodat, že má jak komentáře (pro přidávání a čtení), tak chat, aby s touto osobou mohl mluvit, aniž by musel být závislý na telefonu nebo jiném chatu mimo tento nástroj (takže vše je soustředěno na jednom místě).
Totéž se děje s editací, kde budete mít možnost editovat, ale také navrhovat, simulovat funkci řízení změn ve Wordu takovým způsobem, že uvidíte změny a možnost je schválit nebo smazat, než tvoří součást tohoto konečného dokumentu.
A pokud si myslíte, že používání dokumentů Google bude těžkopádnější, protože se musíte spolehnout na internet, vězte, že tomu tak není. Lze jej použít i bez internetu, protože v prohlížeči Chrome pro Dokumenty Google budete muset přidat pouze offline a povolte možnost Offline v Dokumentech Google v nastavení. Internet tedy nepotřebujete a až se všechny nahrají, bude to později, aniž byste se museli o nic starat.
Jak používat Dokumenty Google
Pokud vás po těch, které jste viděli, zajímají Dokumenty Google, měli byste vědět, že k používání tohoto nástroje potřebujete pouze účet Google. Jakmile vstoupíte do svého e-mailu nebo dokonce z domovské stránky Google, budete mít možnost se přihlásit. Pokud tak učiníte, uvidíte, že vloží logo s fotografií vašeho Gmailu.
Dále musíte zasáhnout druhou mocninu devíti bodů, které máte v horní části obrazovky. To je místo najdete několik aplikací Googlea kde budou Dokumenty Google. Stačí kliknout na „Dokumenty“ a je to.
Buďte opatrní, pokud jej nemůžete najít, klikněte na tlačítko „Více od Google“ a zobrazí seznam všech nástrojů, i když je běžné, že se objevuje mezi prvními, protože je široce používán.
Po přihlášení budete mít první řádek, ve kterém se zobrazí Spustit nový dokument. Tam vám poskytnou několik šablon, jako jsou životopisy, dopisy, návrhy projektů, brožury, zprávy ... Ale také možnost vytvoření prázdného dokumentu.
Pokud se podíváte do Galerie šablon, po kliknutí na ni se dostanete do konkrétní nabídky šablon, která existuje, pokud je potřebujete.
Pokud dáte vodorovné pruhy (levý horní roh, před logem a slovem Dokumenty), uvidíte, že typy dokumentů, které můžete otevřít, jsou různé: Dokumenty (slovo, text), tabulky, prezentace a formuláře.
A můžete importovat dokumenty nebo vytvářet pouze ty, které jsou tam vytvořeny?
Pokud již máte vytvořené dokumenty a potřebujete je v tomto nástroji, vězte, že s nimi nebudete mít problém. Musíte je jen importovat. Jak? Vysvětlíme kroky:
Podívejte se na obrazovku. Vyhledejte znaménko plus v pravém dolním rohu. Je možné, že se na obrazovce neobjeví, takže trikem je pohybovat myší nahoru a dolů kolečkem tak, aby se obrazovka změnila a poté se objeví. Když stisknete, umožní vám to nahrát požadovaný dokument z vašeho počítače, pendrive, externího disku ... a během několika minut s ním budete moci pracovat.
A pokud se zajímáte o formát, ve většině situací nebudete mít problém, zůstane stejný jako ten, který jste vytvořili mimo nástroj; jediná věc, která se může změnit, je písmo, ale samotný formát by měl být zachován.
Jak sdílet dokument s Dokumenty Google
Než jsme vysvětlili, že jeden z Výhodou Dokumentů Google je schopnost spolupracovat na několika dokumentech. K tomu je ale nejprve nutné se o to podělit. A ano, je to stejně snadné jako jiné funkce.
Chcete-li to provést, musíte kliknout na tlačítko vpravo (myší umístěnou nad dokumentem Google) a kliknout na sdílení. Zobrazí se malá obrazovka s nápisem „Sdílet s ostatními“. Zde máte dvě možnosti:
- Získejte odkaz ke sdílení dokumentu.
- Přidejte k tomu lidi. K tomu je nejlepší používat e-maily (mějte však na paměti, že musí být od společnosti Google).
V případě přidání lidí vám umožňuje dát jim přístup k úpravám, komentování nebo jen k vidění.