Od začátku společnosti, dokud se nestane skvělou pověstí, organizace toho hodně závisí na počtu zaměstnanců. Pokud jde o malý podnik, jako je sousedský obchod nebo místní podnik, Takovou organizaci nepotřebujete. Ale pokud máte mnoho zaměstnanců a různých zaměstnání, bude pro vás dobré naučit se, jak vytvořit organizační schéma společnosti.
Protože toto organizační schéma nám umožňuje na první pohled identifikovat pozice s největší odpovědností. To znamená, že mohou být nasměrováni na správné pozice, aby mohli začít obchodovat s jinými společnostmi. Nebo že významní klienti mohou mít jasno v tom, které oddělení by bylo nejlepší kontaktovat. Může také pomoci, aby zaměstnanci měli jasno v tom, kdo je osobou s největší odpovědností a na koho se obrátit v případě pochybností.
Stručně řečeno, organizační schéma je dobrý nástroj pro to, aby společnost měla hierarchické uspořádání a že je snadno interpretovatelné pro každého, kdo to vidí. Bez dlouhých textů a s lehkostí poznat, v jaké pozici se každý člověk nachází. A tak vědět, jaké pravomoci dopadají na každého z nich.
Co je tedy organizační schéma?
Jde o schematické znázornění organizační struktury podniku vizuálním způsobem. Zásadní pro oddělení lidských zdrojů a pro lidi, kteří se na jeho tvorbě podílejí. Personální oddělení tak mohlo jasně identifikovat pozici každého zaměstnance který jej tvoří a jakou odpovědnost má s orgánem určovat určité záležitosti. Stejně jako například znalost počtu odpovědných zaměstnanců.
Toto organizační schéma není společným návrhem pro všechny společnosti. Jinými slovy, nebude pro vás vždy užitečné stáhnout si model organizačního schématu z internetu a přizpůsobit jej svým zaměstnancům. každá společnost musí mít vlastní organizační schéma vycházející z potřeb samotné firmy. Vzhledem k tomu, že součet pravomocí každé společnosti bude záviset na jejím počtu zaměstnanců a na tom, kolik určených zaměstnanců má každý manažer.
Budeme se tedy muset ujistit, že organizační schéma, které jsme zvolili, je pro naši společnost to pravé.. Protože každá společnost má specifika odlišná od toho, co vidíme u ostatních. I v případě společnosti ve stejném odvětví a konkurenci je způsob organizace formován podle zkušeností jejích členů. A to se může velmi lišit od toho, jak byly vytvořeny v jiných.
Klíčové body pro vytvoření správného organizačního schématu
Tímto způsobem a až budeme mít jasno o naší organizaci, budeme si muset vybrat způsob, jak vytvořit organizační schéma. V této části vysvětlíme některé z klíčových bodů, které by ten váš měl mít. Budete tak moci získat představu o tom, jak to udělat co nejsprávnějším způsobem a přizpůsobit to kultuře vaší společnosti.
- První věc, kterou byste měli udělat, je dříve analyzovat pozice zaměstnanců. Když stále nemáte nic vytvořeno, důležité bude oddělení a rozdělení vaší organizace do skupin. Tímto způsobem budete moci na první pohled vidět, kdo tvoří tuto organizaci a kolik lidí je v každé skupině. To také přináší výhody, když víte, kolik lidí pracuje v každém oddělení a zda je to něco rovnoměrnějšího nebo ne.
- Dobře definujte osobu odpovědnou za každou skupinu. Tímto způsobem můžete určit, jaké úkoly a povinnosti má každý z nich. Kdo je hlavní osobou odpovědnou za jednotlivé oblasti a kolik zaměstnanců máte na plnění funkcí vaší práce? Můžete tedy s danou osobou mluvit a říct mu, zda má na starosti příliš mnoho lidí, nebo pokud jich má málo, přidělte mu více zaměstnanců.
- Zeptejte se zúčastněných. Chcete-li vytvořit tento typ organizačního schématu, měli byste se zeptat lidí odpovědných za každou skupinu, kterou jste určili. Toto není jednostranné rozhodnutí, protože každý z nich vám může říci, zda to, co píšete, je správné nebo ne. Protože se může postarat o další povinnosti, které mu neodpovídají a můžeme ho tak lokalizovat a reorganizovat.
Jaké výhody tím můžeme získat?
Jak jsme již řekli, ve velké společnosti je organizace rozhodující. To určuje z jediného pohledu, který můžeme najít v naší organizační struktuře. A opravte chyby nebo zvýrazněte oblasti, které mohou být od začátku nevyvážené. Kromě toho ale můžeme najít i další výhody.
- Restrukturalizovat organizaci podle cílů očekává se, že jich společnost dosáhne.
- L analýzy po vytvoření organizačního schématu budou asertivnější. Protože před vytvořením tohoto organizačního schématu můžete vizuálně definovat oddělení, která mohou selhávat.
- Zvyšte transparentnost a zkušenost zaměstnanců. Protože budete vědět, jak je vaše společnost organizována, znáte zodpovědné osoby, na které byste se měli obrátit, a můžete vědět, jakým směrem byste se měli propagovat, abyste v ní rostli.
- Snadno se hledají chyby v organizaci a rychle je vyřešit.
- Zlepšuje komunikaci mezi členy celé společnosti. Všichni zaměstnanci budou vědět, do které skupiny patří, které úkoly jsou pro ně určeny a které ne. Takto budou mezi skupinami komunikovat, aby dobře definovaly funkce a optimalizovaly časy úkolů.
Několik příkladů organizačního schématu
V této části uvedeme některé organizační struktury jako příklady, abyste je mohli vzít v úvahu. Můžete si tak pomoci při vytváření organizačního schématu nebo stahování přímo z odkazu. Měli byste také vzít v úvahu, že tuto strukturu můžete provést pomocí specifických programů. Jedním z těchto programů může být stejný Word nebo Pages udělat to.
Existují ale i programy optimalizované pro tuto funkci, jako např OpenHR. Tento program je specifický software pro lidské zdroje, který vám pomůže vytvořit organizační schéma vaší společnosti flexibilním nebo statickým způsobem.
Toto organizační schéma je vytvořeno v PowerPoint, Keynote a Google Slide
Toto organizační schéma je vytvořeno v Photoshop a Illustrator.
