Google docs: cómo funcionan los documentos de Google

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Trabajar con documentos en la nube no es algo descabellado hoy día, al contrario. Y entre las muchas alternativas que tenemos, la de los documentos de Google es una de las más utilizadas. ¿Conoces Google Docs?

Si no sabes lo que es, o aún no la has utilizado a su máxima potencia, a continuación vamos a ayudarte a que lo hagas y descubras una de las herramientas a utilizar, sobre todo si eres de los que viaja mucho o cambia de ordenador y siempre va cargado con pendrives, dvd’s, cds y discos externos.

Qué es Google docs, los documentos de Google

Qué es Google docs, los documentos de Google

Google Docs, también llamado Documentos de Google es en realidad una multiplataforma; una herramienta que te ofrecen desde Google y que puede utilizarse desde el ordenador, una tablet, el smartphone… Está diseñado para que no tengas que cargar con un montón de documentos en pendrives, discos externos y similares, sino que se queda en la nube. Pero también se puede descargar fácilmente.

Esta herramienta es totalmente compatible con distintos tipos de archivos, ya sean documentos de texto, diapositivas, hojas de cálculo… De hecho, los programas que utilizarás son «clones» de los del paquete Office. Y lo mejor de todo es que son gratuitos. Así, tendrás Excel, Word, PowerPoint en versión gratis (y podrás abrir con estos programas los documentos que hayas hecho con esos otros (y muchos otros formatos).

Por qué me convienen los documentos de Google

Por qué me convienen los documentos de Google

Imagina que tienes que hacer un viaje de negocios. Es posible que te lleves todos los documentos que necesites pero, ¿y si se te olvida alguno y no tienes a nadie que te lo mande? Entonces estarás en problemas. En cambio, teniendo los documentos en la nube sabes que, ya sea por el móvil, la tablet o tu ordenador, vas a poder acceder a ellos, descargarlos, imprimirlos, etc. sin ningún problema.

No solo eso, sino que además los documentos de Google tienen una ventaja que no encuentras con otros: el que varias personas a la vez pueden hacer cambios en tiempo real, de tal manera que se convierte en una herramienta ideal para los grupos o equipos de trabajo.

A esto hay que añadirle que dispone tanto de comentarios (para añadirlos y leerlos) como el chat, para hablar con esa persona sin necesidad de depender de un teléfono o de otro chat fuera de esta herramienta (así se concentra todo en un mismo sitio).

Lo mismo ocurre con la edición, donde tendrás la opción de editar, pero también la de sugerir, simular a la función de control de cambios en Word, de tal forma que verás los cambios y la opción de aprobarlos o de eliminarlos, antes de que formen parte de ese documento final.

Y si estás pensando que utilizar Google docs va a ser más engorro por tener que depender de Internet, que sepas que no es así. Se puede utilizar aun sin Internet porque solo vas a necesitar añadir una extensión en Chrome para Documentos de Google sin conexión y habilitar en Google Docs, en configuración, la opción de Sin conexión. Así no necesitas Internet, y será luego cuando se suban todos ellos sin que tú debas preocuparte por nada.

Cómo utilizar Google Docs

Cómo utilizar Google Docs

Si después de los que has visto, te interesa Google Docs, has de saber que lo único que necesitas es tener una cuenta de Google para hacer uso de esta herramienta. Una vez accedas a tu correo, o incluso desde la página de inicio de Google, te dará la opción de iniciar sesión. Si lo haces, verás que te pondrá un logo con la foto de tu gmail.

A continuación, debes darle al cuadrado de nueve puntos que tienes en la parte superior de la pantalla. Ahí es donde encontrarás varias aplicaciones de Google, y donde estarán los Documentos de Google. Solo tienes que clicar en «Documentos» y listo.

Ojo, si no lo localizas, pulsa en el botón «Más de Google» y te listarán todas las herramientas, aunque lo normal es que aparezca de los primeros porque es muy utilizado.

Una vez accedas, tendrás una primera fila en la que aparecerá Iniciar un nuevo documento. Ahí te darán algunas plantillas como Currículums, cartas, propuestas de proyectos, folletos, informes… Pero también la posibilidad de crear un documento en blanco.

Si te fijas en Galería de plantillas, al darle accederás al menú concreto de las plantillas que hay, por si las necesitas.

Si le das a las barritas horizontales (esquina superior izquierda, antes del logo y de la palabra Documentos), verás que los tipos de docs que puedes abrir son varios: Documentos (de word, texto), hojas de cálculo, presentaciones y formularios.

¿Y se pueden importar documentos o solo se crean los que se hagan allí?

Si ya tienes documentos hechos y los necesitas en esta herramienta, que sepas que no vas a tener problema para hacerlos. Solo tienes que importarlos. ¿Cómo? Te explicamos los pasos:

Observa tu pantalla. Localiza en la esquina inferior derecha el signo «más». Es posible que, en la pantalla, no te salga, así que un truco es que muevas el ratón hacia arriba y abajo con la rueda para que la pantalla cambie y entonces te saldrá. Al pulsar, te permitirá subir el documento que quieras de tu ordenador, pendrive, disco externo… y en cuestión de minutos podrás trabajar con él.

Y si te preocupa el formato, en la mayoría de situaciones no vas a tener problema, se quedará igual que el que creaste fuera de la herramienta; quizá lo único que cambie sea el tipo de letra, pero el formato en sí debería mantenerse.

Cómo compartir un documento con los Documentos de Google

Antes te explicábamos que una de las ventajas que tiene Google Docs es el poder colaborar entre varios en el documento. Pero, para hacerlo, primero que nada es necesario compartirlo. Y sí, es igual de fácil que otras funciones.

Para ello, tienes que dale al botón de la derecha (teniendo el ratón situado sobre el documento de Google) y darle a compartir. Te saldrá una pantallita en la que te dirá «Compartir con otros». Aquí tienes dos opciones:

  • Obtener el enlace para compartir el documento.
  • Añadir a las personas para hacerlo. Para ello, lo mejor es usar los correos electrónicos (pero ten en cuenta que deben ser de Google).

En el caso de añadir personas, te permite que les des acceso para editar, para comentar o solo para ver.


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