Una de las herramientas más poderosas de internet al parametrizar datos es Excel. Esta herramienta de Microsoft Office lleva años entre nosotros y cada vez puede realizar más funciones. Es cierto que han salido otro tipo de hojas de cálculo, como «Numbers» de Apple o «Sheets» de Google. Pero ninguna de ellas tiene la capacidad, aún, de Excel. Son muchos años perfeccionándose y usándose por la comunidad digital y grandes empresas del mercado.
Cualquiera de nosotros que trabaje delante de un ordenador, usa por alguna razón una hoja de cálculo. Hacer gráficos en Excel no es más que una herramienta visual para ver fácilmente todo aquello que estamos añadiendo a la hoja. De esta forma, aquellas personas que no estén familiarizadas con las fórmulas y los datos, pueden ver de un vistazo que quiere decir todo eso. Una vez más, vamos a enseñar como realizarlos.
Aún así, si tu empresa o tú mismo no tienes la aplicación de Excel y usas cualquiera de las anteriores mencionadas, ten en cuenta que la función de hacer gráficos es similar. Puede ser que te encuentres con menor personalización o con menos facilidad para realizar el que quieres en ese momento debido a su limitación. Pero seguro que puedes usar gráficos. También hay que saber que no es lo mismo la versión escritorio que la versión web, que es más limitada.
Qué son los gráficos de Excel y para qué sirven
Lo primero de todo es saber que los gráficos de Excel son una herramienta más dentro de la cinta. Para los que no estén familiarizados con el lenguaje de Excel, «Cinta» se llama al panel superior donde se encuentran todas las características de Office. Ya se trate de Excel, Word o Powerpoint. En esta cinta podemos encontrar pestañas con diferentes funciones. Una de ellas son los gráficos. Pequeñas representaciones gráficas que sirven como análisis de los datos que colocamos en nuestra hoja.
Se trata de representar de manera visual, cada una de las tablas de datos que vamos creando. Estas tablas de datos pueden recoger todo tipo de información. Por ejemplo, cuántos habitantes hay por países y cuántos de ellos son mayores de edad o menores. Esto puedes seleccionarlo a través de un gráfico, que por colores, nos mostrará estos datos. Así, podemos clasificar por dos tipos de datos, número de habitantes y mayores de edad.
Por ponerlo de ejemplo, podemos ejemplificar que en color naranja se verán esos datos. Y en color azul, podemos ver número de habitantes y menores de edad. Estos gráficos pueden ser de todo tipo. Ya que no solo veremos representados gráficos de barras. También podemos establecer un gráfico circular, como si se trata de un queso, partido por colores. También se pueden establecer por puntos flotantes o por barras horizontales, todo dependerá de lo que resulte más ilustrativo para tus datos.
Cómo hacer gráficos en Excel
Lo primero de todo para poder realizar un gráfico en Excel, es tener datos. Estos datos son la base para poder realizar cualquier cosa en nuestra hoja de cálculo. En este ejemplo, que podéis ver en la imagen, hemos establecido un criterio de ciudades y número de habitantes. Sobre estos datos vamos a realizar un gráfico circular. En este gráfico vamos a ver diseccionado todos estos datos por colores y porcentajes.
Así, podemos ver que ciudades son más grandes por el número de habitantes que viven en ellas. Para realizar estos gráficos es bien sencillo. Señalamos todos los datos que queremos ver representados en este gráfico. En este caso el nombre de las ciudades y el número de habitantes de cada una de ellas. Una vez que lo tengamos señalado en nuestra tabla, vamos a la pestaña de nuestra cinta, «Insertar». Ahí podemos ver dos opciones: Gráficos recomendados o una lista de diferentes tipos de gráficos.
Los gráficos recomendados son los que la propia hoja de cálculo cree que son más efectivos para la información que quieres mostrar. Pero, si quieres realizarlo de otro modo, puedes ir a la lista de gráficos que está ordenada por tipos. Y ahí elegir cualquiera de ellos. Una vez selecciones el que quieres, te saldrá automáticamente en tu tabla. Con un nombre predeterminado que podrás modificar al gusto. Al igual que los colores y el tamaño.
Editar gráficos una vez realizados
Una vez tengas estos datos y estas gráficas representadas en tu hoja, puedes seguir haciendo más. Esto va a depender del nivel de exigencia de cada uno. O lo que te pidan. No es lo mismo una representación informal para tener datos visuales para facilitar tu trabajo, que realizar una presentación formal con tus jefes en una empresa. Es ahí donde entra la personalización de esto mismo. Personaliza cualquier punto de tu gráfico para dar un toque diferencial con respecto al que pueda realizar cualquier otra persona.
Si clicamos sobre nuestro gráfico, veremos como se abre una pestaña de formato. En esta pestaña de formato podremos modificar los datos dentro de nuestro gráfico y su diseño particular. No solo vas a poder cambiar el color del gráfico al completo, sino que podrás editar cada una de sus partes. El color, por ejemplo, puedes cambiarle el contorno y eliminar el relleno para que no se vea muy agresivo cuando tienes un resultado tan amplio contra el resto.
Puedes modificar el color del texto y de los porcentajes. Incluir mayor o menor transparencia, crear sombras, iluminaciones o bordes suaves. También separar por sección para que el gráfico tenga una separación entre sus puntos más importantes. O incluso realizar un gráfico en formato 3D para que parezca más impactante en una presentación que tengas en tus reuniones. Esto sirve para que parezca que el propio gráfico sale de la pantalla.
Y para terminar, ten en cuenta que estos son solo algunos de los puntos que puedes realizar, pero no solo se quedan ahí. Si exploramos todas las opciones de nuestra cinta de personalización podemos encontrar diferentes herramientas que nos sirvan en nuestro caso particular. Es por ello que puedes investigar y sacar un gráfico personalizado completamente por ti.