Oggi lavorare con i documenti nel cloud non è una follia, anzi. E tra le tante alternative che abbiamo, quella del I documenti di Google sono uno dei più utilizzati. Conosci Google Documenti?
Se non sai cos'è, o non l'hai ancora usato alla sua massima potenza, allora ti aiuteremo a farlo e scoprire uno degli strumenti da usare, soprattutto se sei uno di quelli che viaggiano molto o cambiare computer ed è sempre caricato con pendrive, dvd, cd e dischi esterni.
Che cos'è Google Documenti, Google Documenti?
Google Docs, chiamato anche Google Docs, è in realtà una piattaforma multipiattaforma; uno strumento che ti offrono da Google e che può essere utilizzato dal tuo computer, tablet, smartphone ... È progettato in modo da non dover portare molti documenti su pen drive, unità esterne e simili , ma piuttosto rimane nel cloud. Ma può anche essere scaricato facilmente.
Questo strumento è pienamente compatibile con diversi tipi di file, siano essi documenti di testo, slide, fogli di calcolo... Infatti i programmi che utilizzerai sono dei "cloni" della suite Office. E soprattutto, sono gratuiti. Avrai così Excel, Word, PowerPoint in versione gratuita (e potrai aprire con questi programmi i documenti che hai realizzato con quegli altri (e molti altri formati).
Perché i documenti Google funzionano per me?
Immagina di dover partire per un viaggio di lavoro. È possibile che tu prenda tutti i documenti di cui hai bisogno, ma cosa succede se ne dimentichi uno e non hai nessuno che te lo spedisca? Allora sarai nei guai. D'altra parte, avendo i documenti nel cloud sai che, sia sul tuo cellulare, tablet o computer, potrai accedervi, scaricarli, stamparli, ecc. senza alcun problema.
Non solo, ma anche I documenti di Google hanno un vantaggio che non puoi trovare con gli altri: quello che più persone contemporaneamente possono apportare modifiche in tempo reale, in modo tale da diventare uno strumento ideale per gruppi o team di lavoro.
A questo va aggiunto che ha sia i commenti (per aggiungerli e leggerli) che la chat, per parlare con quella persona senza dover dipendere da un telefono o da un'altra chat al di fuori di questo strumento (quindi tutto è concentrato in un unico posto).
Lo stesso accade con la modifica, dove avrai la possibilità di modificare, ma anche di suggerire, simulare la funzione di controllo delle modifiche in Word, in modo tale che vedrai le modifiche e l'opzione per approvarle o eliminarle, prima fanno parte di tale documento finale.
E se stai pensando che usare Google Docs sarà più complicato perché devi dipendere da Internet, sappi che non è così. Può essere utilizzato anche senza Internet perché dovrai solo aggiungere un'estensione in Chrome per Google Documents offline e abilita l'opzione Offline in Google Documenti, nelle impostazioni. Quindi non hai bisogno di Internet, e sarà più tardi quando tutti saranno caricati senza che tu debba preoccuparti di nulla.
Come usare Google Documenti
Se dopo quelli che hai visto, sei interessato a Google Docs, dovresti sapere che tutto ciò di cui hai bisogno è avere un account Google per utilizzare questo strumento. Una volta che accedi alla tua email, o anche dalla home page di Google, ti darà la possibilità di accedere. Se lo fai, vedrai che metterà un logo con la foto del tuo gmail.
Successivamente, devi colpire il quadrato di nove punti che hai nella parte superiore dello schermo. Ecco dove troverai diverse applicazioni Googlee dove saranno i documenti Google. Devi solo cliccare su "Documenti" e il gioco è fatto.
Attenzione, se non lo trovi clicca sul pulsante "Altro da Google" e verranno elencati tutti gli strumenti, anche se solitamente compare tra i primi perché molto utilizzato.
Una volta effettuato l'accesso, avrai una prima riga in cui apparirà Inizia un nuovo documento. Lì ti daranno alcuni modelli come curriculum, lettere, proposte di progetti, brochure, relazioni ... Ma anche la possibilità di creare un documento vuoto.
Se guardi la Galleria Modelli, quando fai clic su di essa, accederai al menu specifico dei modelli presenti, nel caso ne avessi bisogno.
Se dai le barre orizzontali (angolo in alto a sinistra, prima del logo e della parola Documenti), vedrai che i tipi di documenti che puoi aprire sono vari: Documenti (parola, testo), fogli di calcolo, presentazioni e moduli.
E i documenti possono essere importati o creati solo lì?
Se hai già dei documenti e ne hai bisogno in questo strumento, sappi che non avrai problemi a farli. Devi solo importarli. Come? Spieghiamo i passaggi:
Guarda il tuo schermo. Individua il segno "più" nell'angolo in basso a destra. È possibile che, sullo schermo, non appaia, quindi un trucco è muovere il mouse su e giù con la rotellina in modo che lo schermo cambi e poi appaia. Quando premi, ti permetterà di caricare il documento che desideri dal tuo computer, pendrive, disco esterno ... e in pochi minuti sarai in grado di lavorarci.
E se sei preoccupato per il formato, nella maggior parte delle situazioni non avrai problemi, rimarrà lo stesso di quello che hai creato al di fuori dello strumento; l'unica cosa che può cambiare è il carattere, ma il formato stesso dovrebbe essere mantenuto.
Come condividere un documento con Google Docs
Prima di spiegare che uno dei I vantaggi di Google Docs è la capacità di collaborare tra più sul documento. Ma, per farlo, è prima di tutto necessario condividerlo. E sì, è facile come altre funzioni.
Per fare ciò, devi cliccare sul pulsante a destra (con il mouse posizionato sopra il documento di Google) e cliccare su condividi. Otterrai una piccola schermata in cui dirà "Condividi con altri". Qui hai due opzioni:
- Ottieni il link per condividere il documento.
- Aggiungi persone per farlo. Per fare ciò, è meglio utilizzare le e-mail (ma tieni presente che devono provenire da Google).
In caso di aggiunta di persone, ti consente di dare loro l'accesso per modificare, commentare o semplicemente vedere.