Praca z dokumentami w chmurze nie jest dziś czymś szalonym, wręcz przeciwnie. A wśród wielu alternatyw, jakie mamy, ta z Dokumenty Google są jednymi z najczęściej używanych. Czy znasz Dokumenty Google?
Jeśli nie wiesz, co to jest lub jeszcze nie używałeś go z maksymalną mocą, pomożemy Ci to zrobić i odkryjesz jedno z narzędzi do wykorzystania, zwłaszcza jeśli jesteś jednym z tych, którzy dużo podróżują lub zmienić komputery i zawsze jest załadowany pendrive'ami, dvd, cds i dyskami zewnętrznymi.
Co to są dokumenty Google, dokumenty Google
Dokumenty Google, zwane również Dokumentami Google, są w rzeczywistości wieloplatformowe; narzędzie, które oferują od Google i którego można używać z komputera, tabletu, smartfona ... Jest zaprojektowane tak, abyś nie musiał nosić wielu dokumentów na pendrive'ach, dyskach zewnętrznych i tym podobnych, ale raczej pozostaje w chmurze. Ale można go również łatwo pobrać.
To narzędzie jest w pełni kompatybilne z różnymi typami plików, niezależnie od tego, czy są to dokumenty tekstowe, slajdy, arkusze kalkulacyjne… W rzeczywistości programy, z których będziesz korzystać, są „klonami” pakietu Office. A co najważniejsze, są bezpłatne. W ten sposób będziesz mieć Excel, Word, PowerPoint w bezpłatnej wersji (i będziesz mógł otwierać za pomocą tych programów dokumenty, które stworzyłeś w tych innych (i wielu innych formatach).
Dlaczego Dokumenty Google działają dla mnie?
Wyobraź sobie, że musisz jechać w podróż służbową. Możliwe, że zabierzesz wszystkie potrzebne dokumenty, ale co jeśli zapomnisz o jednym i nie masz komu go wysłać? Wtedy będziesz miał kłopoty. Z drugiej strony, mając dokumenty w chmurze, wiesz, że za pomocą telefonu komórkowego, tabletu lub komputera będziesz mieć do nich dostęp, pobierać je, drukować itp. bez problemu.
Nie tylko to, ale także Dokumenty Google mają przewagę, której nie można znaleźć u innych: taki, w którym kilka osób jednocześnie może dokonywać zmian w czasie rzeczywistym, w taki sposób, że staje się idealnym narzędziem dla grup lub zespołów roboczych.
Do tego trzeba dodać, że posiada zarówno komentarze (do dodawania i czytania) jak i czat, aby rozmawiać z tą osobą bez konieczności polegania na telefonie czy innym czacie poza tym narzędziem (więc wszystko jest skoncentrowane w jednym miejscu).
To samo dzieje się z edycją, gdzie będziesz miał możliwość edycji, ale także zasugerowania, zasymulowania funkcji kontroli zmian w Wordzie, w taki sposób, że zobaczysz zmiany i możliwość ich zatwierdzenia lub usunięcia przed stanowią część tego dokumentu końcowego.
A jeśli myślisz, że korzystanie z dokumentów Google będzie bardziej uciążliwe, ponieważ musisz polegać na Internecie, wiedz, że tak nie jest. Może być używany nawet bez Internetu, ponieważ wystarczy dodać rozszerzenie w przeglądarce Chrome dla Dokumentów Google offline i włącz opcję Offline w Dokumentach Google w ustawieniach. Więc nie potrzebujesz Internetu, a będzie później, gdy wszystkie zostaną załadowane, a Ty nie będziesz się o nic martwić.
Jak korzystać z Dokumentów Google
Jeśli po tych, które widziałeś, jesteś zainteresowany Dokumentami Google, powinieneś wiedzieć, że wystarczy mieć konto Google, aby korzystać z tego narzędzia. Gdy uzyskasz dostęp do poczty e-mail lub nawet ze strony głównej Google, będziesz mieć możliwość zalogowania się. Jeśli to zrobisz, zobaczysz, że umieści logo ze zdjęciem Twojego Gmaila.
Następnie musisz trafić w kwadrat dziewięciu punktów, które masz u góry ekranu. To jest gdzie znajdziesz kilka aplikacji Googlei gdzie będą Dokumenty Google. Wystarczy kliknąć „Dokumenty” i to wszystko.
Uważaj, jeśli nie możesz go znaleźć, kliknij przycisk „Więcej z Google”, a wszystkie narzędzia zostaną wyświetlone, chociaż jest to normalne, że pojawia się jako jeden z pierwszych, ponieważ jest szeroko stosowany.
Po zalogowaniu pojawi się pierwszy wiersz, w którym pojawi się Rozpocznij nowy dokument. Tam dadzą Ci kilka szablonów, takich jak CV, listy, propozycje projektów, broszury, raporty… Ale także możliwość stworzenia pustego dokumentu.
Jeśli spojrzysz na galerię szablonów, po jej kliknięciu uzyskasz dostęp do konkretnego menu szablonów, które są dostępne, na wypadek gdybyś ich potrzebował.
Jeśli podasz poziome paski (lewy górny róg, przed logo i słowem Dokumenty), zobaczysz, że typy dokumentów, które możesz otwierać, są różne: Dokumenty (słowo, tekst), arkusze kalkulacyjne, prezentacje i formularze.
A czy możesz importować dokumenty, czy tylko tworzyć te, które tam powstają?
Jeśli masz już wykonane dokumenty i potrzebujesz ich w tym narzędziu, wiedz, że nie będziesz miał problemu z ich wykonaniem. Musisz je tylko zaimportować. W jaki sposób? Wyjaśniamy kroki:
Spójrz na swój ekran. Znajdź znak „plus” w prawym dolnym rogu. Możliwe, że na ekranie nie pojawi się, więc trik polega na tym, aby poruszać myszką w górę iw dół kółkiem, aby ekran się zmienił i wtedy się pojawi. Po naciśnięciu pozwoli Ci wgrać żądany dokument z komputera, pendrive'a, dysku zewnętrznego... iw ciągu kilku minut będziesz mógł z nim pracować.
A jeśli martwisz się formatem, w większości sytuacji nie będziesz miał problemu, pozostanie on taki sam, jak ten, który stworzyłeś poza narzędziem; jedyną rzeczą, która może się zmienić, jest czcionka, ale sam format powinien zostać zachowany.
Jak udostępnić dokument w Dokumentach Google
Zanim wyjaśniliśmy, że jeden z Zaletą Dokumentów Google jest możliwość współpracy kilku nad dokumentem. Ale żeby to zrobić, przede wszystkim trzeba się nim podzielić. I tak, jest to tak samo proste, jak inne funkcje.
Aby to zrobić, musisz kliknąć przycisk po prawej stronie (myszą umieszczoną nad dokumentem Google) i kliknąć, aby udostępnić. Otrzymasz mały ekran z napisem „Udostępnij innym”. Tutaj masz dwie opcje:
- Uzyskaj link do udostępnienia dokumentu.
- Dodaj ludzi, aby to zrobić. Aby to zrobić, najlepiej użyć e-maili (ale pamiętaj, że muszą pochodzić od Google).
W przypadku dodawania osób pozwala na ich edycję, komentowanie lub po prostu do oglądania.