Trello: tutorial para dominar la herramienta

trello

Ya sea que tengas un negocio que dirigir con varias personas a las que gestionar; o bien simplemente en tu vida personal necesites ocuparte de varios asuntos al día, Trello puede ser la herramienta que estabas buscando. Es una de las más conocidas, y se aplica tanto a la vida profesional como a la personal. Quieres la usan saben todo el potencial que tiene, pero si eres nuevo, quizá tener de Trello un tutorial sea lo mejor para enfrentarte por primera vez a esta herramienta.

Y es que, si no la has probado nunca, es posible que te resulte un poco complicado, pero ya verás que es mucho más fácil de lo que piensas y con ella podrás organizar casi cualquier cosa. Es fácil de usar, muy organizadora y mejorará tu productividad. Por supuesto, eso si terminas el tutorial de Trello que te dejamos a continuación (incluyendo algunos truquitos).

Qué es Trello

Qué es Trello

Pero antes de meternos en la herramienta Trello y en su tutorial, conviene que sepas exactamente qué es Trello. Se trata de una aplicación web para gestionar proyectos. En realidad, no son solo proyectos, sino que puede actuar como tablero donde apuntes lo que tienes que hacer (pendiente), lo que está en proceso, terminado… de tal forma que conseguirás tener una especie de agenda donde te digan lo que tienes que hacer ese día, semana o mes y ver la evolución al pasar los temas de pendientes a hechos.

Además de la aplicación web, también la puedes encontrar como app para tu móvil (Android o iPhone) de tal forma que no tienes que depender de una web para utilizarla, sino que desde el móvil podrás modificarla (y saldrá en todos los sitios igual).

trello tutorial

¿Y para qué sirve? Pues para gestionar proyectos individuales (de carácter personal o profesional), así como proyectos grupales (coordinar a equipos de personas, por ejemplo). Se basa en un sistema de «tarjetas». Cada una de ellas tiene una serie de información sobre lo que hay que hacer y estas se mueven de pendientes a terminadas para ver visualmente todo lo que va haciéndose a lo largo del día, semana o mes.

En el caso de utilizarlo con un grupo, el hecho de poder dejar comentarios, feedback, etc. permite una mejor coordinación ya que no solo se está en contacto con las personas, sino que se puede ver cómo trabajan a diario cumpliendo con las tarjetas (cometidos) que se le han encargado).

Trello: tutorial básico para entender cómo funciona

Trello: tutorial básico para entender cómo funciona

Una vez te hayas registrado en Trello (con un correo electrónico y tu contraseña), podrás descargarte la app y entrar con esos datos (si la quieres llevar en el móvil). Si prefieres hacerlo todo a través del ordenador, solo tendrás que entrar desde la página para gestionarlo.

Ahora bien, lo que puedes hacer es lo siguiente:

Trello tutorial: Crear un tablero

Trello: tutorial básico para entender cómo funciona

Esto es lo primero que debes hacer porque el tablero es como si fuera una hoja de tu agenda en la que vas a apuntar todo lo que debes hacer. Por ejemplo, imagina que es lunes, y tienes un montón de cosas que hacer ese día. Pues puedes crear un tablero que se llame «Lunes» y donde vayas a añadir columnas (y ahí apuntarías cada cosa que debes hacer en lo que se llama tarjetas. Otra opción puede ser que crees un tablero en base a la gente que coordinas, o a los proyectos que llevas a cabo en el trabajo.

Para crear tableros, Trello te ofrece diferentes opciones. Como eres principiante, te recomendamos que uses el tablero kanban básico, que tiene solo tres columnas: pendientes (porque son cosas a realizar), en proceso (aquello que te pones a hacer) y terminado (lo que ya has finalizado)

Trucos de Trello

Ahora bien, Trello no se queda ahí, hay un tutorial para experto donde puedes añadir columnas según tus necesidades. Eso sí, las tarjetas, que son donde se coloca la información de lo que se puede hacer, no van a desaparecer, lo que se hace es que se pasan de una columna a otra pero estas quedarán visibles para que se pueda saber lo que se ha terminado y lo que queda.

Trello tutorial: Crear tarjetas para el tablero

Trello: tutorial básico para entender cómo funciona

Ahora que tienes tu tablero creado (y, por cierto, puedes crear tantos tableros como necesites), a continuación deberás crear las tarjetas. Estas engloban lo que debes hacer. Por ejemplo, imagina que has creado un tablero para coordinar el trabajo de una persona.

Una tarjeta podría ser la tarea que esa persona debe hacer a lo largo de la semana, por ejemplo, la elaboración de un plan de marketing para Facebook. Esta tarjeta se pondría en la columna de pendientes y podría incluirse, insertando, documentación, como por ejemplo un pdf base, o un documento con los datos que necesita para elaborar el trabajo.

Trucos de Trello

Es importante que compartas el tablero con esa persona para poder trabajar con ella (de lo contrario no lo podrá ver). Así, cuando empiece a trabajar en el proyecto, podrá pasar la tarjeta a “en proceso”. Y una vez terminado, a la columna de terminados.

Pero podrías añadir más columnas como “revisión”, o “finalización”.

Trucos de Trello

Trucos de Trello

Trello no tiene mucho misterio. Puedes crear los tableros que quieras, las tarjetas que necesites, invitar a todas las personas que quieras y asignar trabajos a cada uno de ellos. Además, te permite, por cada tarea, establecer un periodo en que debe hacerse (en el calendario) de tal forma que puede saberse cuáles son las tareas más urgentes o las que aún no se han realizado y están a punto de caducar o lo han hecho ya.

Sin embargo, conforme usas la herramienta, te das cuenta de que Trello no es solo el tutorial, hay también muchos trucos para hacerte la vida más fácil. Aquí te dejamos algunos de ellos.

Mencionar al equipo

Trucos de Trello

Imagina que has creado el tablero para una persona y le has asignado una tarjeta a esa persona con un trabajo. Pero esta no te ha dicho nada. Pues puedes mandarle un aviso a esta utilizando el arroba.

Se trata de las «menciones», como ocurre en las redes sociales. Puedes escribir un comentario en la tarjeta mencionando a esa persona. Para ello, escribe el arroba seguido del nombre de la persona (las primeras letras porque te dará sugerencias y no tendrás que escribirlo entero). Así la notificación solo le llegará a esa persona.

Editar el título y la descripción de una tarjeta

Trucos de Trello

Si eres de los que va muy rápido, es posible que a la hora de colocar el título o la descripción de una tarjeta te equivoques, y tengas que editarlo. Lo normal es que debas hacerlo paso a paso, pero tienes dos teclas que te ayudan a editar.

  • Si pulsas «t», podrás editar el título de esa tarjeta.
  • Si pulsas «e», editarás la descripción de la misma.

Crear múltiples tarjetas a la vez

Trucos de Trello

¿A que es engorroso y una pérdida de tiempo crear una tarjeta para cada tarea que tienes que hacer? Pues puedes crear una lista completa. Después, solo tienes que pegarlo a la hora de crear una tarjeta y darle a añadir pero, en lugar de que sea solo una tarjeta, le vas a decir que, por cada línea, cree una, de tal forma que lo hará de manera automática.


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