Ngày nay, làm việc với các tài liệu trên đám mây không phải là điều gì đó điên rồ. Và trong số nhiều lựa chọn thay thế mà chúng tôi có, đó là Tài liệu Google là một trong những tài liệu được sử dụng nhiều nhất. Bạn có biết Google Tài liệu không?
Nếu bạn không biết nó là gì, hoặc bạn chưa sử dụng nó ở mức tối đa của nó, thì chúng tôi sẽ giúp bạn làm điều đó và khám phá một trong những công cụ để sử dụng, đặc biệt nếu bạn là một trong những người đi du lịch nhiều. hoặc thay đổi máy tính và Nó luôn được tải bằng thanh USB, DVD, CD và ổ đĩa ngoài.
Google docs, Google Documents là gì
Google Tài liệu, còn được gọi là Google Tài liệu thực sự là một nền tảng đa; một công cụ mà họ cung cấp cho bạn từ Google và có thể được sử dụng từ máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh của bạn ... Nó được thiết kế để bạn không phải mang theo nhiều tài liệu trên ổ bút, ổ đĩa ngoài và những thứ tương tự , nhưng thay vì ở trong đám mây. Nhưng nó cũng có thể được tải xuống dễ dàng.
Công cụ này hoàn toàn tương thích với các loại tệp khác nhau, cho dù đó là tài liệu văn bản, trang trình bày, bảng tính ... Thực tế, các chương trình bạn sẽ sử dụng đều là "bản sao" của bộ Office. Và trên hết, chúng đều miễn phí. Do đó, bạn sẽ có Excel, Word, PowerPoint ở phiên bản miễn phí (và bạn sẽ có thể mở bằng các chương trình này các tài liệu mà bạn đã tạo bằng các chương trình đó (và nhiều định dạng khác).
Tại sao tài liệu của Google phù hợp với tôi?
Hãy tưởng tượng rằng bạn phải đi công tác. Có thể bạn lấy tất cả các tài liệu bạn cần, nhưng nếu bạn quên một cái và bạn không có ai để gửi cho bạn? Khi đó bạn sẽ gặp rắc rối. Mặt khác, có các tài liệu trên đám mây mà bạn biết rằng, cho dù trên thiết bị di động, máy tính bảng hay máy tính của bạn, bạn sẽ có thể truy cập chúng, tải xuống, in chúng, v.v. mà không có bất kỳ vấn đề.
Không chỉ vậy, mà còn Tài liệu của Google có một lợi thế mà bạn không thể tìm thấy ở những người khác: công cụ mà nhiều người cùng một lúc có thể thực hiện thay đổi trong thời gian thực, theo cách mà nó trở thành một công cụ lý tưởng cho các nhóm hoặc nhóm làm việc.
Về điều này, chúng ta phải nói thêm rằng nó có cả nhận xét (để thêm và đọc chúng) và trò chuyện, để nói chuyện với người đó mà không cần phụ thuộc vào điện thoại hoặc trò chuyện khác bên ngoài công cụ này (vì vậy mọi thứ đều tập trung ở một nơi).
Điều tương tự cũng xảy ra với chỉnh sửa, nơi bạn sẽ có tùy chọn chỉnh sửa, nhưng cũng có thể đề xuất, mô phỏng chức năng kiểm soát các thay đổi trong Word, theo cách mà bạn sẽ thấy các thay đổi và tùy chọn phê duyệt hoặc xóa chúng, trước đó tạo thành một phần của tài liệu cuối cùng đó.
Và nếu bạn đang nghĩ rằng việc sử dụng Google docs sẽ cồng kềnh hơn vì bạn phải phụ thuộc vào Internet, hãy biết rằng không phải vậy. Nó có thể được sử dụng ngay cả khi không có Internet vì bạn sẽ chỉ cần thêm một tiện ích mở rộng trong Chrome cho Google Documents ngoại tuyến và bật tùy chọn Ngoại tuyến trong Google Tài liệu, trong cài đặt. Vì vậy, bạn không cần Internet, và sau này khi tất cả chúng được tải lên mà bạn không phải lo lắng về bất cứ điều gì.
Cách sử dụng Google Tài liệu
Nếu sau những gì bạn đã xem, bạn quan tâm đến Google Docs, bạn nên biết rằng tất cả những gì bạn cần là có một tài khoản Google để sử dụng công cụ này. Khi bạn truy cập email của mình, hoặc thậm chí từ trang chủ của Google, nó sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn đăng nhập. Nếu bạn làm vậy, bạn sẽ thấy rằng nó sẽ đặt một logo với hình ảnh của gmail của bạn.
Tiếp theo, bạn phải nhấn vào ô vuông của chín điểm mà bạn có ở trên cùng của màn hình. Đó là nơi mà bạn sẽ tìm thấy một số ứng dụng của Googlevà Google Tài liệu sẽ ở đâu. Bạn chỉ cần nhấp vào "Tài liệu" và thế là xong.
Hãy cẩn thận, nếu bạn không thể tìm thấy nó, hãy nhấp vào nút "More from Google" và tất cả các công cụ sẽ được liệt kê, mặc dù nó xuất hiện trong số những công cụ đầu tiên là điều bình thường vì nó được sử dụng rộng rãi.
Sau khi đăng nhập, bạn sẽ có hàng đầu tiên trong đó Bắt đầu một tài liệu mới sẽ xuất hiện. Ở đó họ sẽ cung cấp cho bạn một số mẫu như Sơ yếu lý lịch, thư, đề xuất dự án, tài liệu quảng cáo, báo cáo ... Nhưng cũng có khả năng tạo ra một tài liệu trống.
Nếu bạn nhìn vào Thư viện mẫu, khi bạn nhấp vào nó, bạn sẽ truy cập vào menu cụ thể của các mẫu trong đó, trong trường hợp bạn cần chúng.
Nếu bạn đưa thanh ngang (góc trên bên trái, trước logo và chữ Documents), bạn sẽ thấy các loại tài liệu mà bạn có thể mở rất đa dạng: Tài liệu (word, text), bảng tính, bản trình bày và biểu mẫu.
Và bạn có thể nhập tài liệu hay chỉ tạo những tài liệu được thực hiện ở đó?
Nếu bạn đã có các tài liệu được tạo và bạn cần chúng trong công cụ này, hãy biết rằng bạn sẽ không gặp khó khăn khi thực hiện chúng. Bạn chỉ cần nhập chúng. Làm sao? Chúng tôi giải thích các bước:
Nhìn vào màn hình của bạn. Tìm dấu "cộng" ở góc dưới bên phải. Có thể trên màn hình sẽ không hiện ra nên một mẹo nhỏ là di chuyển chuột lên xuống theo bánh xe để màn hình thay đổi rồi hiện ra. Khi bạn nhấn, nó sẽ cho phép bạn tải lên tài liệu bạn muốn từ máy tính, ổ đĩa, đĩa ngoài ... và chỉ trong vài phút, bạn sẽ có thể làm việc với nó.
Và nếu bạn lo lắng về định dạng, trong hầu hết các tình huống, bạn sẽ không gặp vấn đề gì, nó sẽ vẫn giống như định dạng bạn đã tạo bên ngoài công cụ; điều duy nhất có thể thay đổi là phông chữ, nhưng bản thân định dạng nên được giữ nguyên.
Cách chia sẻ tài liệu với Google Documents
Trước khi chúng tôi giải thích rằng một trong những Ưu điểm của Google Docs là khả năng cộng tác giữa nhiều người trên tài liệu. Nhưng, để làm được như vậy, trước hết cần phải chia sẻ nó. Và có, nó cũng dễ dàng như các chức năng khác.
Để làm điều này, bạn phải nhấp vào nút bên phải (với con chuột nằm trên tài liệu Google) và nhấp vào chia sẻ. Bạn sẽ nhận được một màn hình nhỏ có nội dung "Chia sẻ với người khác". Ở đây bạn có hai lựa chọn:
- Lấy liên kết để chia sẻ tài liệu.
- Thêm người để làm điều đó. Để làm điều này, cách tốt nhất là sử dụng email (nhưng hãy nhớ rằng chúng phải từ Google).
Trong trường hợp thêm người, nó cho phép bạn cấp cho họ quyền truy cập để chỉnh sửa, nhận xét hoặc chỉ để xem.