Rad s dokumentima u oblaku danas nije nešto ludo, već naprotiv. I među mnogim alternativama koje imamo, postoji i Google dokumenti su jedan od najčešće korištenih. Da li poznajete Google dokumente?
Ako ne znate što je to ili ga još niste iskoristili u svojoj maksimalnoj snazi, pomoći ćemo vam da to napravite i otkriti jedan od alata koji ćete koristiti, posebno ako ste jedan od onih koji puno putuju ili promijenite računare i uvijek je krcat privjescima, DVD-ima, CD-ima i vanjskim diskovima.
Šta su Google dokumenti, Google dokumenti
Google Docs, koji se nazivaju i Google Docs, zapravo je višestruka platforma; alat koji vam nude od Googlea i koji se može koristiti s računara, tableta, pametnog telefona ... Dizajniran je tako da ne morate nositi puno dokumenata na pogonima olovki, vanjskim pogonima i slično , već ostaje u oblaku. Ali se takođe može lako preuzeti.
Ovaj je alat u potpunosti kompatibilan s različitim vrstama datoteka, bilo da se radi o tekstualnim dokumentima, dijapozitivima, proračunskim tablicama ... U stvari, programi koje ćete koristiti su "klonovi" Office paketa. I što je najbolje, besplatni su. Tako ćete imati Excel, Word, PowerPoint u besplatnoj verziji (i moći ćete s tim programima otvoriti dokumente koje ste napravili s tim drugima (i mnogim drugim formatima).
Zašto Google dokumenti rade za mene?
Zamislite da morate na poslovni put. Moguće je da uzmete sve potrebne dokumente, ali šta ako zaboravite jedan i nema vam ko da vam ga pošalje? Tada ćete biti u nevolji. S druge strane, ako imate dokumente u oblaku, znate da ćete im, bilo na svom mobitelu, tabletu ili računaru, moći pristupiti, preuzeti ih, ispisati itd. bez ikakvih problema.
I ne samo to, već i Google dokumenti imaju prednost koju ne možete pronaći kod drugih: onaj koji nekoliko ljudi istovremeno može napraviti promjene u stvarnom vremenu, na takav način da postane idealan alat za grupe ili radne timove.
Ovome se mora dodati da ima i komentare (za dodavanje i čitanje) i chat, razgovor s tom osobom, a da ne ovisi o telefonu ili drugom chatu izvan ovog alata (tako da je sve koncentrirano na jednom mjestu).
Isto se događa s uređivanjem, gdje ćete imati mogućnost uređivanja, ali i sugeriranja, simuliranja funkcije kontrole promjena u Wordu, na takav način da ćete promjene vidjeti i opciju njihovog odobrenja ili brisanja, prije čine dio tog završnog dokumenta.
A ako mislite da će korištenje Google dokumenata biti glomaznije jer se morate osloniti na Internet, znajte da nije. Može se koristiti i bez Interneta, jer ćete u Chromeu morati dodati samo proširenje za Google dokumente van mreže i omogućite opciju Van mreže u Google dokumentima, u postavkama. Dakle, ne treba vam Internet, a to će biti kasnije kad se svi oni prenesu, a da ne morate brinuti ni o čemu.
Kako koristiti Google dokumente
Ako vas nakon onih koje ste vidjeli zanimaju Google dokumenti, trebali biste znati da je sve što trebate imati Google račun da biste koristili ovaj alat. Jednom kada pristupite svojoj e-pošti ili čak s Googleove početne stranice, dat će vam mogućnost da se prijavite. Ako to učinite, vidjet ćete da će staviti logotip sa fotografijom vašeg gmaila.
Dalje, morate pogoditi kvadrat od devet bodova koji imate na vrhu ekrana. To je gde pronaći ćete nekoliko Googleovih aplikacija, i gdje će biti Google dokumenti. Jednostavno morate kliknuti na "Dokumenti" i to je to.
Budite oprezni, ako ga ne možete pronaći, kliknite gumb "Još od Googlea" i svi alati će biti navedeni, iako je normalno da se pojavljuje među prvima jer se široko koristi.
Nakon što se prijavite, imat ćete prvi red u kojem će se pojaviti Start novi dokument. Tamo će vam dati neke predloške kao što su životopisi, pisma, prijedlozi projekata, brošure, izvještaji ... Ali i mogućnost stvaranja praznog dokumenta.
Ako pogledate galeriju predložaka, kada je kliknete, pristupit ćete određenom izborniku predložaka koji postoje, u slučaju da su vam potrebni.
Ako date vodoravne trake (gornji lijevi kut, prije logotipa i riječi Documents), vidjet ćete da su vrste dokumenata koje možete otvoriti različite: dokumenti (riječ, tekst), proračunske tablice, prezentacije i obrasci.
A možete li uvesti dokumente ili stvoriti samo one koji su tamo napravljeni?
Ako već imate izrađene dokumente i trebaju vam ih u ovom alatu, znajte da vam neće biti problem raditi ih. Samo ih morate uvesti. Kako? Objašnjavamo korake:
Pogledajte svoj ekran. Pronađite znak "plus" u donjem desnom uglu. Moguće je da se na ekranu neće pojaviti, pa je trik pomaknuti miš gore-dolje točkićem tako da se zaslon promijeni i tada će se pojaviti. Kada pritisnete, omogućit će vam da dokument koji želite prenijeti sa računara, pendrive-a, vanjskog diska ... i za nekoliko minuta moći ćete raditi s njim.
A ako ste zabrinuti za format, u većini situacija nećete imati problema, on će ostati isti kao onaj koji ste stvorili izvan alata; jedino što se može promijeniti je font, ali sam format treba zadržati.
Kako podijeliti dokument s Google dokumentima
Prije nego što smo objasnili da je jedan od Prednosti Google dokumenata je sposobnost međusobne suradnje na dokumentu. Ali, da biste to učinili, prije svega je potrebno to podijeliti. I da, to je jednako lako kao i druge funkcije.
Da biste to učinili, morate kliknuti gumb s desne strane (mišem smještenim preko Google dokumenta) i kliknuti za dijeljenje. Dobit ćete mali zaslon na kojem piše "Podijelite s drugima." Ovdje imate dvije mogućnosti:
- Nađite vezu za dijeljenje dokumenta.
- Dodajte ljude da to urade. Da biste to učinili, najbolje je koristiti e-poštu (ali imajte na umu da mora biti od Googlea).
U slučaju dodavanja ljudi, to vam omogućava da im date pristup uređivanju, komentiranju ili samo da vide.