Microsoft Word es un programa de procesamiento de textos que puede ayudarlo a crear documentos que van desde informes y libros hasta cartas y currículums. Una de las funciones más útiles de Word es la capacidad de crear plantillas, que son documentos básicos que contienen el formato y el contenido que queremos usar repetidamente.
Al usar una plantilla, solo tenemos que modificar los datos específicos de cada caso, lo que nos permite ahorrar tiempo y esfuerzo al crear documentos similares. Este artículo explicará paso a paso cómo crear plantillas en Microsoft Word para Windows y Mac. Además, aprenderemos cómo almacenar, cambiar y usar las plantillas que hayamos creado o descargado.
Qué es una plantilla en Word
Una plantilla de Word es un documento que contiene el diseño, el estilo y el contenido que queremos usar en otros documentos. Por ejemplo, podemos crear una plantilla para cartas comerciales que incluya el logotipo de nuestra empresa, el tipo y tamaño de letra, los márgenes, el encabezado y el pie de página, así como el texto estándar para saludar y despedirnos. Por lo tanto, solo tendremos que abrir la plantilla y cambiar los datos del destinatario y el tema cada vez que queramos escribir una carta comercial.
Las plantillas nos permiten crear documentos uniformes y de estilo profesional sin tener que configurar cada elemento manualmente. Además, nos ayudan a mantener la coherencia en nuestros documentos y a evitar errores.
Las plantillas prediseñadas de Word se pueden usar para una amplia gama de tipos de documentos, incluidos informes, currículums, facturas, invitaciones, etc. Podemos encontrarlas en el menú Archivo > Nuevo y elegir la que más se adapte a nuestras necesidades. Además, podemos obtener plantillas adicionales desde la página web de Microsoft o de otros sitios web.
Otra opción es crear plantillas personalizadas a partir de documentos ya existentes. Para lograr esto, debemos guardar el documento como una plantilla con la extensión.dotx o.dotm, dependiendo de si contiene macros. Luego, podemos acceder a la plantilla desde el menú Archivo > Nuevo > Personalizado o desde la carpeta en la que la hayamos guardado. Por lo tanto, podemos cambiar la plantilla o crear documentos nuevos basados en ella.
Cómo crear una plantilla en Windows
Windows by Aria-Eslami
Podemos seguir estos pasos para crear una plantilla en Word para Windows:
- Abre Word. Luego, haz clic en la pestaña «Archivo».
- Haz clic en Nuevo y luego en Documento en blanco.
- Crear el documento base que queremos usar como plantilla, aplicando el formato y el contenido deseados. Podemos cambiar el tipo y el tamaño de la letra, los colores, los márgenes, el encabezado y el pie de página, las tablas, las imágenes, etc. con las herramientas de la cinta de opciones. También podemos agregar campos de texto o marcadores de posición para determinar dónde queremos introducir los datos variables de cada documento.
- Después de crear el documento base, haga clic en la pestaña «Archivo» y elije «Guardar como».
- Seleccionar la ubicación de almacenamiento de la plantilla. Podemos guardarla en cualquier carpeta de nuestro computadora o en la nube, pero si queremos que aparezca en la lista de plantillas disponibles de Word, debemos guardarla en la carpeta Plantillas personalizadas de Office, que está dentro de la carpeta Documentos.
- Dar a la plantilla un nombre y elegir el tipo de archivo Plantilla de Word (*.dotx).
- Haga clic en la opción «Guardar».
Cómo crear una plantilla en Mac
Podemos seguir estos pasos para crear una plantilla en Word para Mac:
- Abre Word. Selecciona Archivo y luego Nuevo documento.
- Crear el documento base que queremos usar como plantilla, utilizando el formato y el contenido deseados. La barra de herramientas nos permite ajustar el tipo de letra, el tamaño, los colores, los márgenes, el encabezado y el pie de página, las tablas, las imágenes, etc.
- Después de crear el documento base, haga clic en Archivo y luego en Guardar como plantilla.
- Seleccionar la ubicación de almacenamiento de la plantilla. Si deseamos que aparezca en la lista de plantillas disponibles de Word, debemos guardarla en la carpeta /Usuarios/nombredeusuario/Biblioteca/Grupos/UBF8T346G9.Office/Contenidos/Templates.
- Dar a la plantilla un nombre y elegir el tipo de archivo Plantilla de Word (.dotx).
- Haga clic en el botón «Guardar».
Cómo usar y modificar las plantillas de Word
Podemos guardar, modificar y usar una plantilla en Word una vez que la hayamos creado o descargado:
- Para guardar una plantilla, debemos seguir los mismos pasos que para crearla, pero debemos elegir la opción Guardar o Guardar como en lugar de Nuevo.
- Para modificar una plantilla, debemos abrirla como un documento normal, hacer las modificaciones que deseemos y luego guardarla con el mismo nombre y tipo de archivo. Es crucial no confundir la opción Guardar con la opción Guardar como, ya que la primera crearía un documento nuevo en lugar de una plantilla.
- Para usar una plantilla, abrir Word y hacer clic en la pestaña Archivo. Luego, haga clic en Nuevo y seleccione una plantilla de la lista de plantillas disponibles. Si no podemos encontrar la plantilla que queríamos, podemos hacer clic en el botón Personalizar y buscarla en la carpeta donde la hayamos guardado. Podremos cambiar los datos variables de cada documento y guardarlos con un nombre diferente una vez que hayamos abierto la plantilla.
Cientos de posibilidades
Crear plantillas en Word es una forma útil y efectiva de crear documentos con un aspecto profesional sin tener que configurar todos los elementos manualmente cada vez. Podemos crear, guardar, modificar y usar las plantillas que necesitemos para nuestros proyectos con solo unos pocos pasos. Word nos brinda una amplia gama de herramientas para adaptar y personalizar nuestras plantillas.
También podemos garantizar que nuestros documentos sean cohesivos y uniformes al usar plantillas de Word. Por lo tanto, podemos dar a nuestros lectores o clientes una impresión más seria y profesional. Las plantillas nos permiten mantener un estilo, un formato y un contenido uniformes en todos nuestros documentos.
Además, crear plantillas en Word nos permite evitar repetir el mismo proceso cada vez que creamos un documento parecido. Por lo tanto, podemos dedicar más tiempo a tareas más creativas o significativas. Una herramienta muy útil para mejorar la productividad y la calidad de nuestros documentos es una plantilla. ¿Por qué no intentarlo?