Das Arbeiten mit Dokumenten in der Cloud ist heute nichts Verrücktes, im Gegenteil. Und unter den vielen Alternativen, die wir haben, ist die der Google-Dokumente sind eines der am häufigsten verwendeten. Kennen Sie Google Text & Tabellen?
Wenn Sie nicht wissen, was es ist oder Sie es noch nicht mit maximaler Leistung verwendet haben, helfen wir Ihnen dabei und entdecken Sie eines der Werkzeuge, die Sie verwenden können, insbesondere wenn Sie viel reisen oder Computer wechseln und es wird immer mit USB-Sticks, DVDs, CDs und externen Datenträgern geladen.
Was sind Google-Dokumente, Google-Dokumente?
Google Docs, auch Google Docs genannt, ist eigentlich plattformübergreifend; ein Tool, das sie Ihnen von Google anbieten und das von Ihrem Computer, einem Tablet, Ihrem Smartphone aus verwendet werden kann ... Es ist so konzipiert, dass Sie nicht viele Dokumente auf USB-Sticks, externen Laufwerken und dergleichen mit sich führen müssen , sondern bleibt in der Cloud. Es kann aber auch einfach heruntergeladen werden.
Dieses Tool ist vollständig kompatibel mit verschiedenen Dateitypen, seien es Textdokumente, Folien, Tabellenkalkulationen ... Tatsächlich sind die von Ihnen verwendeten Programme "Klone" der Office-Suite. Und das Beste: Sie sind kostenlos. So haben Sie Excel, Word, PowerPoint in einer kostenlosen Version (und Sie können mit diesen Programmen die Dokumente öffnen, die Sie mit diesen anderen (und vielen anderen Formaten) erstellt haben.
Warum funktionieren Google-Dokumente für mich?
Stellen Sie sich vor, Sie müssen auf eine Geschäftsreise gehen. Es ist möglich, dass Sie alle benötigten Dokumente mitnehmen, aber was ist, wenn Sie eines vergessen und Sie niemanden haben, der es Ihnen zusendet? Dann wirst du in Schwierigkeiten geraten. Auf der anderen Seite wissen Sie, dass Sie mit den Dokumenten in der Cloud, ob mit dem Handy, Tablet oder Ihrem Computer, darauf zugreifen, sie herunterladen, ausdrucken usw. ohne Probleme.
Nicht nur das, sondern auch Google-Dokumente haben einen Vorteil, den Sie bei anderen nicht finden können: die Möglichkeit, dass mehrere Personen gleichzeitig Änderungen in Echtzeit vornehmen können, sodass sie zu einem idealen Werkzeug für Gruppen oder Arbeitsteams wird.
Dazu muss hinzugefügt werden, dass es sowohl Kommentare (um sie hinzuzufügen und zu lesen) als auch den Chat hat, um mit dieser Person zu sprechen, ohne auf ein Telefon oder einen anderen Chat außerhalb dieses Tools angewiesen zu sein (also alles an einem Ort konzentriert).
Das gleiche passiert mit der Bearbeitung, bei der Sie die Möglichkeit haben, zu bearbeiten, aber auch vorzuschlagen, die Funktion der Kontrolle von Änderungen in Word so zu simulieren, dass Sie die Änderungen sehen und die Möglichkeit haben, sie zu genehmigen oder zu löschen, bevor sind Bestandteil dieses Abschlussdokuments.
Und wenn Sie denken, dass die Verwendung von Google-Dokumenten umständlicher sein wird, weil Sie sich auf das Internet verlassen müssen, wissen Sie, dass dies nicht der Fall ist. Es kann auch ohne Internet verwendet werden, da Sie nur offline eine Erweiterung in Chrome für Google Documents hinzufügen müssen und aktivieren Sie die Offline-Option in Google Docs in den Einstellungen. Sie brauchen also kein Internet, und es wird später, wenn alle hochgeladen werden, ohne dass Sie sich um irgendetwas kümmern müssen.
So verwenden Sie Google Docs
Wenn Sie sich nach denen, die Sie gesehen haben, für Google Docs interessieren, sollten Sie wissen, dass Sie nur ein Google-Konto benötigen, um dieses Tool zu verwenden. Sobald Sie auf Ihre E-Mail oder sogar über die Google-Startseite zugreifen, haben Sie die Möglichkeit, sich anzumelden. Wenn Sie dies tun, sehen Sie, dass ein Logo mit dem Foto Ihres Google Mail angezeigt wird.
Als nächstes müssen Sie das Quadrat mit neun Punkten treffen, das Sie oben auf dem Bildschirm haben. Das ist wo Sie finden mehrere Google-Anwendungen, und wo die Google Docs sein werden. Sie müssen nur auf "Dokumente" klicken und das war's.
Seien Sie vorsichtig, wenn Sie es nicht finden können, klicken Sie auf die Schaltfläche "Mehr von Google", um alle Tools aufzulisten, obwohl es normal ist, dass es unter den ersten erscheint, da es weit verbreitet ist.
Sobald Sie sich angemeldet haben, haben Sie eine erste Zeile, in der ein neues Dokument starten angezeigt wird. Dort erhalten Sie einige Vorlagen wie Lebensläufe, Briefe, Projektvorschläge, Broschüren, Berichte ... Aber auch die Möglichkeit, ein leeres Dokument zu erstellen.
Wenn Sie sich die Vorlagengalerie ansehen und darauf klicken, gelangen Sie auf das spezifische Menü der vorhandenen Vorlagen, falls Sie diese benötigen.
Wenn Sie die horizontalen Balken (obere linke Ecke, vor dem Logo und dem Wort Dokumente) angeben, werden Sie sehen, dass die Arten von Dokumenten, die Sie öffnen können, unterschiedlich sind: Dokumente (Wort, Text), Tabellenkalkulationen, Präsentationen und Formulare.
Und können Sie Dokumente importieren oder nur solche erstellen, die dort erstellt werden?
Wenn Sie bereits Dokumente erstellt haben und diese in diesem Tool benötigen, wissen Sie, dass Sie kein Problem damit haben werden. Sie müssen sie nur importieren. Wie? Wir erklären die Schritte:
Schauen Sie auf Ihren Bildschirm. Suchen Sie das Pluszeichen in der unteren rechten Ecke. Es ist möglich, dass es auf dem Bildschirm nicht erscheint. Ein Trick besteht also darin, die Maus mit dem Rad auf und ab zu bewegen, damit sich der Bildschirm ändert und dann erscheint. Wenn Sie drücken, können Sie das gewünschte Dokument von Ihrem Computer, USB-Stick, externen Datenträger hochladen ... und in wenigen Minuten können Sie damit arbeiten.
Und wenn Sie sich Sorgen um das Format machen, werden Sie in den meisten Situationen kein Problem haben, es bleibt dasselbe wie das, das Sie außerhalb des Tools erstellt haben. Das einzige, was sich ändern kann, ist die Schriftart, aber das Format selbst sollte beibehalten werden.
So teilen Sie ein Dokument mit Google Docs
Bevor wir erklärten, dass einer der Vorteile von Google Docs ist die Möglichkeit, mit mehreren am Dokument zusammenzuarbeiten. Dazu ist es jedoch zunächst notwendig, es zu teilen. Und ja, es ist genauso einfach wie andere Funktionen.
Dazu müssen Sie auf die Schaltfläche rechts (mit der Maus über dem Google-Dokument) klicken und zum Teilen klicken. Sie erhalten einen kleinen Bildschirm mit der Aufschrift "Mit anderen teilen". Hier haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Holen Sie sich den Link, um das Dokument zu teilen.
- Fügen Sie Personen hinzu, um dies zu tun. Verwenden Sie dazu am besten E-Mails (bedenken Sie jedoch, dass diese von Google stammen müssen).
Wenn Sie Personen hinzufügen, können Sie ihnen Zugriff zum Bearbeiten, Kommentieren oder einfach nur zum Anzeigen gewähren.