Työskentely asiakirjojen kanssa pilvessä ei ole nykyään jotain hullua, päinvastoin. Ja monien meillä olevien vaihtoehtojen joukossa on Google-asiakirjat ovat yksi eniten käytetyistä. Tunnetko Google-dokumentit?
Jos et tiedä mikä se on tai et ole vielä käyttänyt sitä täydellä teholla, autamme sinua tekemään sen ja löydämme yhden käytettävistä työkaluista, varsinkin jos olet yksi niistä, jotka matkustavat paljon tai vaihda tietokoneita ja se on aina ladattu pendriveillä, DVD: llä, CD: llä ja ulkoisilla levyillä.
Mikä on Google-dokumentti, Google-dokumentti
Google Docs, jota kutsutaan myös Google Docsiksi, on itse asiassa monialustainen; työkalu, jota he tarjoavat sinulle Googlelta ja jota voidaan käyttää tietokoneeltasi, tabletistasi, älypuhelimestasi ... Se on suunniteltu siten, että sinun ei tarvitse kuljettaa paljon asiakirjoja kovalevyillä, ulkoisilla asemilla ja vastaavilla , mutta pysyy pikemminkin pilvessä. Mutta se voidaan myös ladata helposti.
Tämä työkalu on täysin yhteensopiva erityyppisten tiedostojen kanssa, olivatpa ne sitten tekstidokumentteja, dioja, laskentataulukoita ... Itse asiassa käyttämäsi ohjelmat ovat Office-paketin "klooneja". Ja mikä parasta, ne ovat ilmaisia. Siksi sinulla on Excel, Word, PowerPoint ilmainen versio (ja voit avata näillä ohjelmilla asiakirjat, jotka olet tehnyt muiden kanssa (ja monissa muissa muodoissa).
Miksi Google-asiakirjat toimivat minulle?
Kuvittele, että sinun on mentävä työmatkalle. On mahdollista, että otat kaikki tarvitsemasi asiakirjat, mutta entä jos unohdat yhden ja sinulla ei ole ketään lähettämään sitä sinulle? Sitten olet vaikeuksissa. Toisaalta, kun asiakirjat ovat pilvessä, tiedät, että pystyt käyttämään niitä, lataamaan niitä, tulostamaan jne. ilman mitään ongelmia.
Ei vain sitä, vaan myös Google-asiakirjoilla on etu, jota et löydä muiden kanssa: se, jota useat ihmiset samaan aikaan voivat tehdä muutoksia reaaliajassa siten, että siitä tulee ihanteellinen työkalu ryhmille tai työryhmille.
Tähän on lisättävä, että sillä on sekä kommentteja (lisätä ja lukea niitä) että chat, puhua kyseisen henkilön kanssa ilman, että tarvitsemme riippua puhelimesta tai muusta chatista tämän työkalun ulkopuolella (joten kaikki on keskitetty yhteen paikkaan).
Sama tapahtuu muokkauksen yhteydessä, jossa sinulla on mahdollisuus muokata, mutta myös ehdottaa, simuloida Wordin muutosten hallinnan toimintoa siten, että näet muutokset ja mahdollisuuden hyväksyä tai poistaa ne ennen ovat osa lopullista asiakirjaa.
Ja jos luulet, että Google-dokumenttien käyttö on hankalampaa, koska sinun on oltava riippuvainen Internetistä, tiedä, että se ei ole sellaista. Sitä voidaan käyttää myös ilman Internetiä, koska sinun on lisättävä vain laajennus Chromeen Google-dokumenteille offline-tilassa ja ota Offline-vaihtoehto käyttöön Google-dokumenteissa asetuksissa. Joten et tarvitse Internetiä, ja se tapahtuu myöhemmin, kun ne kaikki ladataan, ilman että sinun tarvitsee huolehtia mistään.
Kuinka käyttää Google-dokumentteja
Jos olet nähneesi jälkeen kiinnostunut Google-dokumenteista, sinun pitäisi tietää, että tarvitset vain Google-tilin käyttääksesi tätä työkalua. Kun pääset sähköpostiisi tai jopa Googlen etusivulta, se antaa sinulle mahdollisuuden kirjautua sisään. Jos teet niin, huomaat, että se laittaa logon gmailisi valokuvan kanssa.
Seuraavaksi sinun täytyy lyödä ruudun yläosassa oleva yhdeksän pisteen neliö. Siellä löydät useita Google-sovelluksiaja missä Google-dokumentit ovat. Sinun tarvitsee vain napsauttaa "Asiakirjat" ja kaikki.
Ole varovainen, jos et löydä sitä, napsauta Lisää Googlesta -painiketta ja kaikki työkalut näkyvät luettelossa, vaikka on normaalia, että se esiintyy ensimmäisten joukossa, koska sitä käytetään laajalti.
Kun kirjaudut sisään, sinulla on ensimmäinen rivi, jossa Aloita uusi asiakirja näkyy. Siellä he antavat sinulle joitain malleja, kuten ansioluetteloita, kirjeitä, hanke-ehdotuksia, esitteitä, raportteja ... Mutta myös mahdollisuuden luoda tyhjä asiakirja.
Jos katsot malligalleriaa, napsautat sitä, kun avaat olemassa olevan mallien tietyn valikon, jos tarvitset niitä.
Jos annat vaakapalkit (vasen yläkulma, ennen logoa ja sanaa Asiakirjat), huomaat, että avattavat asiakirjatyypit ovat erilaisia: Asiakirjat (sana, teksti), laskentataulukot, esitykset ja lomakkeet.
Ja voitko tuoda asiakirjoja vai luoda vain siellä tehtyjä asiakirjoja?
Jos sinulla on jo asiakirjoja ja tarvitset niitä tähän työkaluun, tiedä, että sinulla ei ole ongelmia niiden tekemisessä. Sinun tarvitsee vain tuoda ne. Miten? Selitämme vaiheet:
Katso näyttöäsi. Etsi plus-merkki oikeassa alakulmassa. On mahdollista, että se ei tule näyttöön, joten temppu on siirtää hiirtä pyörällä ylös ja alas niin, että näyttö muuttuu ja sitten se ilmestyy. Kun painat, voit ladata haluamasi asiakirjan tietokoneeltasi, pendrivestä, ulkoisesta levystä ... ja muutamassa minuutissa voit työskennellä sen kanssa.
Ja jos olet huolissasi muodosta, useimmissa tilanteissa sinulla ei ole ongelmia, se pysyy samana kuin työkalun ulkopuolella luomasi; ainoa asia, joka voi muuttua, on fontti, mutta itse muoto on säilytettävä.
Kuinka jakaa asiakirja Google-dokumenttien kanssa
Ennen kuin selitimme, että yksi Google-dokumenttien etuna on kyky tehdä yhteistyötä asiakirjan parissa. Mutta niin varten on ensinnäkin tarpeen jakaa se. Ja kyllä, se on yhtä helppoa kuin muut toiminnot.
Voit tehdä tämän napsauttamalla oikealla olevaa painiketta (hiiri Google-asiakirjan päällä) ja napsauttamalla jaa. Saat pienen ruudun, jossa lukee "Jaa muiden kanssa". Tässä sinulla on kaksi vaihtoehtoa:
- Hanki linkki asiakirjan jakamiseen.
- Lisää ihmisiä tekemään niin. Tätä varten on parasta käyttää sähköposteja (mutta pidä mielessä, että niiden on oltava Googlelta).
Kun lisäät ihmisiä, sen avulla voit antaa heille oikeuden muokata, kommentoida tai vain nähdä.