Travailler avec des documents dans le cloud n'est pas quelque chose de fou aujourd'hui, bien au contraire. Et parmi les nombreuses alternatives que nous avons, celle du Les documents Google sont l'un des plus utilisés. Connaissez-vous Google Documents ?
Si vous ne savez pas ce que c'est, ou si vous ne l'avez pas encore utilisé à sa puissance maximale, alors nous allons vous aider à le faire et découvrir l'un des outils à utiliser, surtout si vous faites partie de ceux qui voyagent beaucoup ou changer d'ordinateur et il est toujours chargé de clés USB, de DVD, de CD et de lecteurs externes.
Qu'est-ce que Google Docs, Google Documents
Google Docs, également appelé Google Docs, est en fait une plateforme multiplateforme; un outil qu'ils vous proposent de Google et qui peut être utilisé depuis votre ordinateur, une tablette, votre smartphone ... Il est conçu pour que vous n'ayez pas à transporter beaucoup de documents sur des clés USB, des disques externes et autres , mais reste plutôt dans le cloud. Mais il peut également être téléchargé facilement.
Cet outil est entièrement compatible avec différents types de fichiers, qu'il s'agisse de documents texte, de diapositives, de feuilles de calcul... En fait, les programmes que vous utiliserez sont des "clones" de la suite Office. Et le meilleur de tous, ils sont gratuits. Ainsi, vous aurez Excel, Word, PowerPoint en version gratuite (et vous pourrez ouvrir avec ces programmes les documents que vous avez réalisés avec ces autres (et bien d'autres formats).
Pourquoi les documents Google fonctionnent-ils pour moi?
Imaginez que vous devez partir en voyage d'affaires. Il est possible que vous preniez tous les documents dont vous avez besoin, mais que faire si vous en oubliez un et que vous n'avez personne pour vous l'envoyer ? Vous aurez alors des ennuis. Par contre, en ayant les documents dans le cloud, vous savez que, que ce soit par téléphone portable, tablette ou ordinateur, vous pourrez y accéder, les télécharger, les imprimer, etc. sans aucun problème.
Non seulement cela, mais aussi Les documents Google ont un avantage que vous ne pouvez pas trouver avec les autres: celui qui permet à plusieurs personnes à la fois d'effectuer des changements en temps réel, de manière à ce qu'il devienne un outil idéal pour les groupes ou les équipes de travail.
À cela il faut ajouter qu'il a à la fois des commentaires (pour les ajouter et les lire) et le chat, pour parler avec cette personne sans avoir à dépendre d'un téléphone ou d'un autre chat en dehors de cet outil (donc tout est concentré en un seul endroit).
Il en va de même avec l'édition, où vous aurez la possibilité d'éditer, mais aussi de suggérer, de simuler la fonction de contrôle des modifications dans Word, de manière à voir les modifications et l'option de les approuver ou de les supprimer, avant font partie de ce document final.
Et si vous pensez que l'utilisation de Google docs va être plus lourde parce que vous devez dépendre d'Internet, sachez que ce n'est pas le cas. Il peut être utilisé même sans Internet car il vous suffira d'ajouter une extension dans Chrome pour Google Documents hors connexion et activez l'option Hors ligne dans Google Docs, dans les paramètres. Vous n'avez donc pas besoin d'Internet, et ce sera plus tard lorsque tous seront téléchargés sans que vous ayez à vous soucier de quoi que ce soit.
Comment utiliser Google Documents
Si après ceux que vous avez vus, vous êtes intéressé par Google Docs, sachez qu'il vous suffit d'avoir un compte Google pour utiliser cet outil. Une fois que vous avez accédé à votre messagerie, ou même à partir de la page d'accueil de Google, cela vous donnera la possibilité de vous connecter. Si vous le faites, vous verrez qu'il mettra un logo avec la photo de votre gmail.
Ensuite, vous devez frapper le carré de neuf points que vous avez en haut de l'écran. C'est là où vous trouverez plusieurs applications Googleet où se trouveront les documents Google. Il vous suffit de cliquer sur "Documents" et c'est tout.
Attention, si vous ne le trouvez pas, cliquez sur le bouton "Plus de Google" et tous les outils seront listés, même s'il est normal qu'il apparaisse parmi les premiers car il est largement utilisé.
Une fois connecté, vous aurez une première ligne dans laquelle Démarrer un nouveau document apparaîtra. Là, ils vous donneront quelques modèles tels que des CV, des lettres, des propositions de projets, des brochures, des rapports ... Mais aussi la possibilité de créer un document vierge.
Si vous regardez la galerie de modèles, lorsque vous cliquez dessus, vous accéderez au menu spécifique des modèles existants, au cas où vous en auriez besoin.
Si vous donnez les barres horizontales (coin supérieur gauche, avant le logo et le mot Documents), vous verrez que les types de documents que vous pouvez ouvrir sont divers : Documents (word, texte), feuilles de calcul, présentations et formulaires.
Et pouvez-vous importer des documents ou créer uniquement ceux qui y sont créés?
Si vous avez déjà créé des documents et que vous en avez besoin dans cet outil, sachez que vous n'aurez aucun problème à les faire. Il vous suffit de les importer. Comment? Nous vous expliquons les étapes :
Regardez votre écran. Localisez le signe «plus» dans le coin inférieur droit. Il est possible que, sur l'écran, il n'apparaisse pas, donc une astuce consiste à déplacer la souris de haut en bas avec la molette pour que l'écran change et qu'il apparaisse. Lorsque vous appuyez sur, cela vous permettra de télécharger le document que vous souhaitez depuis votre ordinateur, clé USB, disque externe ... et en quelques minutes, vous pourrez travailler avec.
Et si vous êtes préoccupé par le format, dans la plupart des situations, vous n'aurez pas de problème, il restera le même que celui que vous avez créé en dehors de l'outil; la seule chose qui peut changer est la police, mais le format lui-même doit être conservé.
Comment partager un document avec Google Docs
Avant d'expliquer que l'un des Les avantages de Google Docs sont la possibilité de collaborer entre plusieurs dans le document. Mais, pour ce faire, il faut avant tout le partager. Et oui, c'est aussi simple que d'autres fonctions.
Pour ce faire, vous devez cliquer sur le bouton à droite (avec la souris située sur le document Google) et cliquer pour partager. Vous obtiendrez un petit écran dans lequel il sera dit "Partager avec les autres". Ici, vous avez deux options:
- Obtenez le lien pour partager le document.
- Ajoutez des personnes pour le faire. Pour ce faire, il est préférable d'utiliser les e-mails (mais gardez à l'esprit qu'ils doivent provenir de Google).
Dans le cas de l'ajout de personnes, cela vous permet de leur donner accès à modifier, à commenter ou simplement à voir.