Rad s dokumentima u oblaku danas nije nešto ludo, već naprotiv. A među mnogim alternativama koje imamo, postoji i Google dokumenti jedan su od najčešće korištenih. Poznajete li Google dokumente?
Ako ne znate što je to ili ga još niste iskoristili u svojoj maksimalnoj snazi, pomoći ćemo vam da to napravite i otkriti jedan od alata koji ćete koristiti, pogotovo ako ste jedan od onih koji puno putuju ili promijenite računala i Uvijek je pun USB stickova, DVD-a, CD-a i vanjskih pogona.
Što su Google dokumenti, Google dokumenti
Google Docs, koji se nazivaju i Google Docs, zapravo je višestruka platforma; alat koji vam nude od Googlea i koji se može koristiti s računala, tableta, pametnog telefona ... Dizajniran je tako da ne morate nositi puno dokumenata na pogonima olovaka, vanjskim pogonima i slično , već ostaje u oblaku. Ali također se može lako preuzeti.
Ovaj je alat u potpunosti kompatibilan s različitim vrstama datoteka, bilo da se radi o tekstualnim dokumentima, dijapozitivima, proračunskim tablicama ... U stvari, programi koje ćete koristiti su "klonovi" Office paketa. I što je najbolje, besplatni su. Tako ćete imati Excel, Word, PowerPoint u besplatnoj verziji (i s tim ćete programima moći otvoriti dokumente koje ste napravili s tim drugima (i mnogim drugim formatima).
Zašto Google dokumenti rade za mene?
Zamislite da morate na poslovni put. Moguće je da uzmete sve dokumente koji su vam potrebni, ali što ako zaboravite jedan, a nema vam ga tko poslati? Tada ćete biti u nevolji. S druge strane, ako imate dokumente u oblaku, znate da ćete im, bilo na mobitelu, tabletu ili računalu, moći pristupiti, preuzeti ih, ispisati itd. bez ikakvog problema.
I ne samo to, već i Google dokumenti imaju prednost koju ne možete pronaći kod drugih: onaj koji nekoliko ljudi istodobno može mijenjati u stvarnom vremenu, na takav način da postaje idealan alat za grupe ili radne timove.
Ovome moramo dodati da ima i komentare (da ih doda i pročita) i chat, da razgovara s tom osobom, a da ne mora ovisiti o telefonu ili drugom chatu izvan ovog alata (tako da je sve koncentrirano na jednom mjestu).
Isto se događa s uređivanjem, gdje ćete imati mogućnost uređivanja, ali i sugeriranja, simuliranja funkcije kontrole promjena u Wordu, na način da ćete vidjeti promjene i opciju njihova odobrenja ili brisanja, prije čine dio tog završnog dokumenta.
A ako mislite da će korištenje Google dokumenata biti glomaznije jer morate ovisiti o Internetu, znajte da nije. Može se koristiti čak i bez Interneta jer ćete u Chromeu za Google dokumente morati dodati izvanmrežno proširenje i omogućite opciju Izvanmrežno u Google dokumentima, u postavkama. Dakle, ne trebate Internet, a to će biti kasnije kad se svi prenesu, a da se ne morate brinuti ni o čemu.
Kako koristiti Google dokumente
Ako vas nakon onih koje ste vidjeli zanimaju Google dokumenti, trebali biste znati da je sve što trebate imati Google račun da biste koristili ovaj alat. Jednom kada pristupite svojoj e-pošti ili čak s Googleove početne stranice, dat će vam mogućnost prijave. Ako to učinite, vidjet ćete da će staviti logotip sa fotografijom vašeg gmaila.
Dalje, morate pogoditi kvadrat od devet točaka koje imate na vrhu zaslona. Tamo je pronaći ćete nekoliko Googleovih aplikacija, i gdje će biti Google dokumenti. Jednostavno morate kliknuti na "Dokumenti" i to je to.
Budite oprezni, ako ga ne možete pronaći, kliknite gumb "Više od Googlea" i svi alati će biti navedeni, iako je normalno da se pojavljuje među prvima jer se široko koristi.
Nakon što se prijavite, imat ćete prvi redak u kojem će se pojaviti Start novi dokument. Tamo će vam dati neke predloške kao što su životopisi, pisma, prijedlozi projekata, brošure, izvještaji ... Ali i mogućnost stvaranja praznog dokumenta.
Ako pogledate Galeriju predložaka, kad je kliknete, pristupit ćete određenom izborniku predložaka koji postoje, u slučaju da su vam potrebni.
Ako date vodoravne trake (gornji lijevi kut, prije logotipa i riječi Documents), vidjet ćete da su vrste dokumenata koje možete otvoriti različite: dokumenti (riječ, tekst), proračunske tablice, prezentacije i obrasci.
A možete li uvesti dokumente ili stvoriti samo one koji su tamo napravljeni?
Ako već imate izrađene dokumente i trebaju vam ih u ovom alatu, znajte da nećete imati problema s njima. Jednostavno ih morate uvesti. Kako? Objašnjavamo korake:
Pogledajte svoj zaslon. Pronađite znak "plus" u donjem desnom kutu. Moguće je da se na zaslonu neće pojaviti, pa je trik pomaknuti miš gore-dolje kotačićem tako da se zaslon promijeni i tada će se pojaviti. Kad pritisnete, omogućit će vam prijenos dokumenta koji želite sa svog računala, pendrive-a, vanjskog diska ... i za nekoliko minuta moći ćete s njim raditi.
A ako ste zabrinuti za format, u većini situacija nećete imati problema, on će ostati isti kao onaj koji ste stvorili izvan alata; jedino što se može promijeniti je font, ali sam format treba zadržati.
Kako podijeliti dokument s Google dokumentima
Prije nego što smo objasnili da je jedan od Prednosti Google dokumenata je sposobnost suradnje nekolicine na dokumentu. Ali, da biste to učinili, prije svega je potrebno to podijeliti. I da, jednako je lako kao i ostale funkcije.
Da biste to učinili, morate kliknuti gumb s desne strane (mišem smještenim iznad Google dokumenta) i kliknuti na share. Dobit ćete mali zaslon s natpisom "Podijelite s drugima". Ovdje imate dvije mogućnosti:
- Nabavite vezu za dijeljenje dokumenta.
- Dodajte ljude da to učine. Da biste to učinili, najbolje je koristiti e-poštu (ali imajte na umu da mora biti od Googlea).
U slučaju dodavanja ljudi, to vam omogućuje da im omogućite pristup uređivanju, komentiranju ili samo da vide.