Bekerja dengan dokumen di cloud bukanlah sesuatu yang gila hari ini, sebaliknya. Dan di antara banyak alternatif yang kita miliki, salah satunya adalah Dokumen Google adalah salah satu yang paling banyak digunakan. Apakah Anda tahu Google Dokumen?
Jika Anda tidak tahu apa itu, atau Anda belum menggunakannya secara maksimal, maka kami akan membantu Anda melakukannya dan menemukan salah satu alat untuk digunakan, terutama jika Anda termasuk orang yang sering bepergian. atau ganti komputer dan selalu diisi dengan flashdisk, dvd, cd dan disk eksternal.
Apa itu Google docs, Google Document
Google Documents, juga disebut Google Documents sebenarnya adalah lintas platformplat; alat yang mereka tawarkan kepada Anda dari Google dan dapat digunakan dari komputer, tablet, ponsel cerdas Anda ... Alat ini dirancang agar Anda tidak perlu membawa banyak dokumen di pen drive, drive eksternal, dan sejenisnya , tetapi tetap berada di awan. Tetapi juga dapat diunduh dengan mudah.
Alat ini sepenuhnya kompatibel dengan berbagai jenis file, apakah itu dokumen teks, slide, spreadsheet ... Bahkan, program yang akan Anda gunakan adalah "klon" dari suite Office. Dan yang terbaik dari semuanya, mereka gratis. Dengan demikian, Anda akan memiliki Excel, Word, PowerPoint dalam versi gratis (dan Anda akan dapat membuka dengan program ini dokumen yang telah Anda buat dengan yang lain (dan banyak format lainnya).
Mengapa Google docs bekerja untuk saya?
Bayangkan Anda harus melakukan perjalanan bisnis. Mungkin saja Anda mengambil semua dokumen yang Anda butuhkan, tetapi bagaimana jika Anda lupa satu dan tidak ada yang mengirimkannya kepada Anda? Maka Anda akan berada dalam kesulitan. Di sisi lain, dengan memiliki dokumen di awan, Anda tahu bahwa, baik di ponsel, tablet, atau komputer Anda, Anda akan dapat mengaksesnya, mengunduhnya, mencetaknya, dll. tanpa masalah apapun.
Tidak hanya itu, tetapi juga Google docs memiliki kelebihan yang tidak dapat Anda temukan dengan orang lain: yang beberapa orang sekaligus dapat membuat perubahan secara real time, sedemikian rupa sehingga menjadi alat yang ideal untuk kelompok atau tim kerja.
Untuk ini harus ditambahkan bahwa ia memiliki komentar (untuk menambah dan membacanya) dan obrolan, untuk berbicara dengan orang itu tanpa harus bergantung pada telepon atau obrolan lain di luar alat ini (jadi semuanya terkonsentrasi di satu tempat) .
Hal yang sama terjadi dengan pengeditan, di mana Anda akan memiliki opsi untuk mengedit, tetapi juga untuk menyarankan, mensimulasikan fungsi kontrol perubahan di Word, sedemikian rupa sehingga Anda akan melihat perubahan dan opsi untuk menyetujui atau menghapusnya, sebelum merupakan bagian dari dokumen akhir itu.
Dan jika Anda berpikir bahwa menggunakan Google docs akan lebih merepotkan karena Anda harus bergantung pada Internet, ketahuilah bahwa itu tidak benar. Itu dapat digunakan bahkan tanpa Internet karena Anda hanya perlu menambahkan ekstensi di Chrome untuk Google Documents offline dan aktifkan opsi Offline di Google Documents, di pengaturan. Jadi tidak perlu internetan, nanti sudah diupload semua tanpa perlu khawatir apa-apa.
Cara menggunakan Google Dokumen
Jika setelah yang Anda lihat, Anda tertarik dengan Google Documents, Anda harus tahu bahwa yang Anda butuhkan hanyalah memiliki akun Google untuk menggunakan alat ini. Setelah Anda mengakses email Anda, atau bahkan dari halaman beranda Google, itu akan memberi Anda opsi untuk masuk. Jika ya, Anda akan melihat bahwa itu akan menempatkan logo dengan foto gmail Anda.
Selanjutnya, Anda harus menekan kuadrat sembilan poin yang Anda miliki di bagian atas layar. Di situlah Anda akan menemukan beberapa aplikasi Google, dan di mana Google Documents akan berada. Anda hanya perlu mengklik "Dokumen" dan hanya itu.
Hati-hati, jika Anda tidak dapat menemukannya, klik tombol "Lainnya dari Google" dan semua alat akan terdaftar, meskipun itu normal untuk muncul di antara yang pertama karena banyak digunakan.
Setelah Anda masuk, Anda akan memiliki baris pertama di mana Mulai dokumen baru akan muncul. Di sana mereka akan memberi Anda beberapa templat seperti Resume, surat, proposal proyek, brosur, laporan ... Tetapi juga kemungkinan membuat dokumen kosong.
Jika Anda melihat Galeri Template, ketika Anda mengkliknya, Anda akan mengakses menu khusus dari template yang ada, jika Anda membutuhkannya.
Jika Anda memberi bilah horizontal (sudut kiri atas, sebelum logo dan kata Dokumen), Anda akan melihat bahwa jenis dokumen yang dapat Anda buka beragam: Dokumen (kata, teks), spreadsheet, presentasi, dan formulir.
Dan bisakah Anda mengimpor dokumen atau hanya membuat yang dibuat di sana?
Jika Anda sudah memiliki dokumen yang dibuat dan Anda memerlukannya di alat ini, ketahuilah bahwa Anda tidak akan kesulitan melakukannya. Anda hanya perlu mengimpornya. Bagaimana? Kami menjelaskan langkah-langkahnya:
Lihat layar Anda. Temukan tanda "plus" di sudut kanan bawah. Mungkin saja di layar tidak akan muncul, jadi triknya gerakkan mouse ke atas dan ke bawah dengan roda sehingga layar berubah dan kemudian muncul. Ketika Anda menekan, itu akan memungkinkan Anda untuk mengunggah dokumen yang Anda inginkan dari komputer Anda, flashdisk, disk eksternal ... dan dalam hitungan menit Anda akan dapat bekerja dengannya.
Dan jika Anda khawatir tentang formatnya, dalam kebanyakan situasi Anda tidak akan memiliki masalah, itu akan tetap sama dengan yang Anda buat di luar alat; satu-satunya hal yang dapat berubah adalah font, tetapi format itu sendiri harus disimpan.
Cara berbagi dokumen dengan Google Documents
Sebelum kami menjelaskan bahwa salah satu dari Kelebihan Google Docs adalah kemampuan untuk berkolaborasi di antara beberapa dokumen. Tetapi, untuk melakukannya, pertama-tama perlu untuk membagikannya. Dan ya, itu semudah fungsi lainnya.
Untuk melakukan ini, Anda harus mengklik tombol di sebelah kanan (dengan mouse terletak di atas dokumen Google) dan klik untuk berbagi. Anda akan mendapatkan layar kecil di mana ia akan mengatakan "Berbagi dengan orang lain". Di sini Anda memiliki dua opsi:
- Dapatkan tautan untuk membagikan dokumen.
- Tambahkan orang untuk melakukannya. Untuk melakukan ini, yang terbaik adalah menggunakan email (tetapi perlu diingat bahwa itu harus dari Google).
Dalam hal menambahkan orang, ini memungkinkan Anda memberi mereka akses untuk mengedit, berkomentar, atau hanya untuk melihat.