Bekerja dengan dokumen di awan bukanlah sesuatu yang menggila hari ini, sebaliknya. Dan antara banyak alternatif yang kita ada, iaitu pilihan Dokumen Google adalah salah satu yang paling kerap digunakan. Adakah anda tahu Google Docs?
Sekiranya anda tidak tahu apa itu, atau anda belum menggunakannya dengan kekuatan maksimum, maka kami akan membantu anda melakukannya dan menemui salah satu alat yang akan digunakan, terutamanya jika anda adalah salah seorang yang sering bepergian atau menukar komputer dan selalu dimuatkan dengan stik USB, DVD, CD dan pemacu luaran.
Apa itu dokumen Google, dokumen Google
Dokumen Google, juga disebut Google Docs sebenarnya adalah platform silang; alat yang mereka tawarkan dari Google dan boleh digunakan dari komputer, tablet, telefon pintar anda ... Ia direka supaya anda tidak perlu membawa banyak dokumen pada pemacu pena, pemacu luaran dan seumpamanya , tetapi tetap berada di awan. Tetapi ia juga boleh dimuat turun dengan mudah.
Alat ini serasi sepenuhnya dengan pelbagai jenis fail, sama ada dokumen teks, slaid, hamparan ... Sebenarnya, program yang akan anda gunakan adalah "klon" dari suite Office. Dan yang terbaik, mereka percuma. Oleh itu, anda akan mempunyai Excel, Word, PowerPoint dalam versi percuma (dan anda dapat membuka dengan program ini dokumen yang telah anda buat dengan yang lain (dan banyak format lain).
Mengapa dokumen Google berfungsi untuk saya?
Bayangkan bahawa anda harus meneruskan perjalanan perniagaan. Ada kemungkinan anda mengambil semua dokumen yang anda perlukan, tetapi bagaimana jika anda melupakannya dan anda tidak mempunyai siapa-siapa untuk menghantarnya kepada anda? Maka anda akan menghadapi masalah. Sebaliknya, dengan adanya dokumen di awan, anda tahu bahawa, sama ada melalui telefon bimbit, tablet atau komputer, anda akan dapat mengaksesnya, memuat turunnya, mencetaknya, dll. tanpa masalah.
Bukan hanya itu, tetapi juga Dokumen Google mempunyai kelebihan yang tidak dapat anda temui dengan orang lain: satu yang boleh dilakukan oleh beberapa orang pada masa yang sama untuk membuat perubahan dalam masa nyata, sehingga menjadi alat yang sesuai untuk kumpulan atau pasukan kerja.
Untuk ini kita mesti menambah bahawa ia mempunyai komen (untuk menambahkan dan membacanya) dan sembang, untuk bercakap dengan orang itu tanpa harus bergantung pada telefon atau sembang lain di luar alat ini (jadi semuanya tertumpu di satu tempat).
Hal yang sama berlaku dengan penyuntingan, di mana anda akan mempunyai pilihan untuk mengedit, tetapi juga untuk mencadangkan, mensimulasikan fungsi kawalan perubahan dalam Word, sedemikian rupa sehingga anda akan melihat perubahan dan pilihan untuk menyetujui atau menghapusnya, sebelum menjadi sebahagian daripada dokumen akhir itu.
Dan jika anda berfikir bahawa menggunakan dokumen Google akan lebih membebankan kerana anda harus bergantung pada Internet, ketahuilah bahawa tidak. Ia boleh digunakan walaupun tanpa Internet kerana anda hanya perlu menambahkan pelanjutan di Chrome untuk Dokumen Google di luar talian dan aktifkan pilihan Luar Talian di Google Docs, dalam tetapan. Oleh itu, anda tidak memerlukan Internet, dan ia akan menjadi lambat apabila kesemuanya dimuat naik tanpa anda perlu risau.
Cara menggunakan Google Docs
Sekiranya selepas mereka yang anda lihat, anda berminat dengan Google Docs, anda harus tahu bahawa yang anda perlukan hanyalah memiliki akaun Google untuk menggunakan alat ini. Sebaik sahaja anda mengakses e-mel anda, atau bahkan dari halaman utama Google, ini akan memberi anda pilihan untuk log masuk. Sekiranya anda melakukannya, anda akan melihat bahawa ia akan meletakkan logo dengan foto gmail anda.
Seterusnya, anda mesti mencapai titik sembilan titik yang anda ada di bahagian atas skrin. Di situlah anda akan menemui beberapa aplikasi Google, dan di mana Google Docs akan berada. Anda hanya perlu mengklik "Dokumen" dan itu sahaja.
Hati-hati, jika anda tidak dapat mencarinya, klik pada butang "Lagi dari Google" dan semua alat akan disenaraikan, walaupun adalah perkara biasa untuk muncul di antara yang pertama kerana digunakan secara meluas.
Sebaik sahaja anda log masuk, anda akan mempunyai baris pertama di mana Mula dokumen baru akan muncul. Di sana mereka akan memberi anda beberapa templat seperti Resume, surat, cadangan projek, brosur, laporan ... Tetapi juga kemungkinan membuat dokumen kosong.
Sekiranya anda melihat Galeri Templat, ketika anda mengkliknya, anda akan mengakses menu spesifik templat yang ada, sekiranya anda memerlukannya.
Sekiranya anda memberikan bar mendatar (sudut kiri atas, sebelum logo dan kata Dokumen), anda akan melihat bahawa jenis dokumen yang boleh anda buka adalah pelbagai: Dokumen (perkataan, teks), hamparan, persembahan dan bentuk.
Dan bolehkah anda mengimport dokumen atau hanya membuat dokumen yang dibuat di sana?
Sekiranya anda sudah mempunyai dokumen dan anda memerlukannya dalam alat ini, ketahuilah bahawa anda tidak akan menghadapi masalah untuk melakukannya. Anda hanya perlu mengimportnya. Bagaimana? Kami menerangkan langkah-langkahnya:
Lihatlah skrin anda. Cari tanda "tambah" di sudut kanan bawah. Ada kemungkinan, di layar, itu tidak akan muncul, jadi caranya adalah dengan menggerakkan tetikus ke atas dan ke bawah dengan roda sehingga layar berubah dan kemudian akan muncul. Apabila anda menekan, ia akan membolehkan anda memuat naik dokumen yang anda mahukan dari komputer, pendrive, cakera luaran ... dan dalam beberapa minit anda akan dapat menggunakannya.
Dan jika anda prihatin dengan formatnya, dalam kebanyakan situasi anda tidak akan menghadapi masalah, ia akan tetap sama seperti format yang anda buat di luar alat; satu-satunya perkara yang boleh berubah adalah fon, tetapi formatnya sendiri harus disimpan.
Cara berkongsi dokumen dengan Google Docs
Sebelum kita menjelaskan bahawa salah satu Kelebihan yang dimiliki oleh Google Docs adalah keupayaan untuk berkolaborasi di antara beberapa dokumen tersebut. Tetapi, untuk melakukannya, pertama sekali perlu berkongsi. Dan ya, semudah fungsi lain.
Untuk melakukan ini, anda mesti mengklik butang di sebelah kanan (dengan tetikus terletak di atas dokumen Google) dan klik untuk berkongsi. Anda akan mendapat sedikit skrin di mana ia akan bertuliskan "Kongsi dengan orang lain". Di sini anda mempunyai dua pilihan:
- Dapatkan pautan untuk berkongsi dokumen.
- Tambah orang untuk melakukannya. Untuk melakukan ini, lebih baik menggunakan e-mel (tetapi ingat bahawa mereka mestilah dari Google).
Sekiranya menambah orang, ini membolehkan anda memberi mereka akses untuk mengedit, memberi komen atau hanya untuk melihat.