Werken met documenten in de cloud is vandaag niet iets geks, integendeel. En onder de vele alternatieven die we hebben, die van de Google-documenten is een van de meest gebruikte. Kent u Google Documenten?
Als je niet weet wat het is, of je hebt het nog niet op zijn maximale kracht gebruikt, dan gaan we je helpen het te doen en een van de tools te ontdekken die je kunt gebruiken, vooral als je een van degenen bent die veel reist of verander van computer en het is altijd geladen met USB-sticks, dvd's, cd's en externe schijven.
Wat is Google-documenten, Google-documenten
Google Docs, ook wel Google Docs genoemd, is eigenlijk platformonafhankelijk; een tool die ze je aanbieden van Google en die kan worden gebruikt vanaf je computer, een tablet, je smartphone ... Het is zo ontworpen dat je niet veel documenten hoeft te dragen op pen-drives, externe schijven en dergelijke , maar blijft liever in de cloud. Maar het is ook gemakkelijk te downloaden.
Deze tool is volledig compatibel met verschillende soorten bestanden, of het nu gaat om tekstdocumenten, dia's, spreadsheets ... In feite zijn de programma's die u gaat gebruiken "klonen" van de Office-suite. En het beste van alles, ze zijn gratis. U heeft dus Excel, Word, PowerPoint in een gratis versie (en u kunt met deze programma's de documenten openen die u met die andere (en vele andere formaten) hebt gemaakt.
Waarom werken Google-documenten voor mij?
Stel je voor dat je op zakenreis moet. Het is mogelijk dat u alle benodigde documenten meeneemt, maar wat als u er een vergeet en u niemand heeft om deze naar u op te sturen? Dan kom je in de problemen. Aan de andere kant, als u de documenten in de cloud heeft, weet u dat u ze op uw mobiel, tablet of computer kunt openen, downloaden, afdrukken, enz. zonder enig probleem.
Niet alleen dat, maar ook Google-documenten hebben een voordeel dat u niet bij anderen kunt vinden: degene die meerdere mensen tegelijkertijd in realtime veranderingen kunnen doorvoeren, zodanig dat het een ideaal hulpmiddel wordt voor groepen of werkteams.
Hieraan moeten we toevoegen dat het zowel opmerkingen heeft (om ze toe te voegen en te lezen) als de chat, om met die persoon te praten zonder afhankelijk te zijn van een telefoon of een andere chat buiten deze tool (zodat alles op één plek is geconcentreerd).
Hetzelfde gebeurt met bewerken, waar je de mogelijkheid hebt om te bewerken, maar ook om de functie van controle van wijzigingen in Word te simuleren, op zo'n manier dat je de wijzigingen ziet en de mogelijkheid om ze goed te keuren of te verwijderen, voordat deel uitmaken van dat definitieve document.
En als u denkt dat het gebruik van Google-documenten omslachtiger zal zijn omdat u afhankelijk bent van internet, weet dan dat dit niet het geval is. Het kan zelfs zonder internet worden gebruikt, omdat u alleen offline een extensie in Chrome voor Google Documenten hoeft toe te voegen en schakel de optie Offline in Google Docs in instellingen in. Je hebt dus geen internet nodig en het zal later zijn als ze allemaal zijn geüpload zonder dat je je ergens zorgen over hoeft te maken.
Google Documenten gebruiken
Als u geïnteresseerd bent in Google Documenten nadat u deze hebt gezien, moet u weten dat u alleen een Google-account nodig heeft om deze tool te gebruiken. Zodra u uw e-mail opent, of zelfs vanaf de startpagina van Google, krijgt u de mogelijkheid om in te loggen. Als je dat doet, zul je zien dat er een logo wordt geplaatst met de foto van je gmail.
Vervolgens moet je het vierkant van negen punten raken dat je bovenaan het scherm hebt. Dat is waar vindt u verschillende Google-applicaties, en waar de Google Docs zal zijn. U hoeft alleen maar op "Documenten" te klikken en dat is alles.
Wees voorzichtig, als u het niet kunt vinden, klikt u op de knop "Meer van Google" en alle tools worden weergegeven, hoewel het normaal is dat het bij de eerste verschijnt omdat het veel wordt gebruikt.
Zodra u zich aanmeldt, heeft u een eerste rij waarin Start een nieuw document verschijnt. Daar geven ze je enkele sjablonen zoals CV's, brieven, projectvoorstellen, brochures, rapporten ... Maar ook de mogelijkheid om een blanco document te maken.
Als u naar de sjabloongalerij kijkt en erop klikt, krijgt u toegang tot het specifieke menu van de sjablonen die er zijn, voor het geval u ze nodig hebt.
Als je de horizontale balken geeft (linkerbovenhoek, voor het logo en het woord Documenten), zul je zien dat de soorten documenten die je kunt openen verschillend zijn: Documenten (woord, tekst), spreadsheets, presentaties en formulieren.
En kun je documenten importeren of alleen die maken die daar gemaakt zijn?
Als je al documenten hebt gemaakt en je hebt ze nodig in deze tool, weet dan dat je geen probleem zult hebben om ze te doen. Je hoeft ze alleen maar te importeren. Hoe? We leggen de stappen uit:
Kijk naar je scherm. Zoek het "plus" -teken in de rechter benedenhoek. Het is mogelijk dat het op het scherm niet verschijnt, dus een truc is om de muis met het wieltje op en neer te bewegen zodat het scherm verandert en dan verschijnt het. Wanneer u op drukt, kunt u het gewenste document uploaden vanaf uw computer, pendrive, externe schijf ... en binnen enkele minuten kunt u ermee werken.
En als u zich zorgen maakt over het formaat, zult u in de meeste situaties geen probleem hebben, het blijft hetzelfde als het formaat dat u buiten de tool hebt gemaakt; het enige dat kan veranderen is het lettertype, maar het formaat zelf moet behouden blijven.
Een document delen met Google Documenten
Voordat we uitlegden dat een van de Voordelen van Google Docs is de mogelijkheid om met meerdere samen te werken aan het document. Maar om dit te doen, is het allereerst noodzakelijk om het te delen. En ja, het is net zo eenvoudig als andere functies.
Om dit te doen, moet u op de knop aan de rechterkant klikken (met de muis boven het Google-document) en op delen klikken. U krijgt een klein scherm met de tekst 'Deel met anderen'. Hier heb je twee mogelijkheden:
- Download de link om het document te delen.
- Voeg mensen toe om het te doen. Om dit te doen, kun je het beste e-mails gebruiken (maar houd er rekening mee dat deze van Google moeten zijn).
In het geval dat u mensen toevoegt, kunt u ze toegang geven tot bewerken, reageren of gewoon om ze te zien.