Trabalhar com documentos na nuvem não é uma loucura hoje, pelo contrário. E entre as muitas alternativas que temos, a do Documentos do Google é um dos mais usados. Você conhece o Google Docs?
Se não sabe o que é, ou ainda não o utilizou com a sua potência máxima, então vamos ajudá-lo a fazê-lo e a descobrir uma das ferramentas a utilizar, principalmente se é um daqueles que viaja muito ou trocar de computador e sempre vem carregado com pen drives, DVDs, CDs e drives externos.
O que são documentos do Google, documentos do Google
Google Docs, também chamado de Google Docs, é na verdade uma plataforma cruzada; uma ferramenta que eles oferecem do Google e que pode ser usada no seu computador, tablet, smartphone ... Foi projetada para que você não precise carregar muitos documentos em pen drives, drives externos e similares , mas permanece na nuvem. Mas também pode ser baixado facilmente.
Esta ferramenta é totalmente compatível com diferentes tipos de arquivos, sejam eles documentos de texto, slides, planilhas ... Na verdade, os programas que você vai usar são "clones" do pacote Office. E o melhor de tudo, eles são gratuitos. Assim, terá Excel, Word, PowerPoint em versão gratuita (e poderá abrir com estes programas os documentos que fez com esses outros (e muitos outros formatos).
Por que o Google Docs funciona para mim?
Imagine que você tem que fazer uma viagem de negócios. É possível que você leve todos os documentos de que precisa, mas e se você esquecer um e não tiver ninguém para enviá-lo? Então você terá problemas. Por outro lado, tendo os documentos na nuvem você sabe que, seja pelo celular, tablet ou computador, poderá acessá-los, baixá-los, imprimi-los, etc. sem nenhum problema.
Não só isso, mas também Os documentos do Google têm uma vantagem que você não consegue encontrar com outras pessoas: aquele em que várias pessoas ao mesmo tempo podem fazer alterações em tempo real, de tal forma que se torna uma ferramenta ideal para grupos ou equipes de trabalho.
A isto devemos acrescentar que possui tanto os comentários (para adicionar e ler) quanto o chat, para falar com aquela pessoa sem ter que depender de um telefone ou outro chat fora desta ferramenta (então tudo fica concentrado em um só lugar).
O mesmo acontece com a edição, onde você terá a opção de editar, mas também de sugerir, simular a função de controle de alterações no Word, de forma que você verá as alterações e a opção de aprová-las ou excluí-las, antes fazem parte desse documento final.
E se você está pensando que usar o Google Docs vai ser mais complicado porque você tem que depender da Internet, saiba que não é. Ele pode ser usado mesmo sem Internet, pois você só precisará adicionar uma extensão no Chrome para documentos do Google offline e habilite a opção Off-line no Google Docs, nas configurações. Então você não precisa de Internet, e será mais tarde quando todos eles forem carregados sem você ter que se preocupar com nada.
Como usar o Google Docs
Se depois daqueles que você viu, você está interessado no Google Docs, você deve saber que tudo que você precisa é ter uma conta no Google para usar esta ferramenta. Depois de acessar seu e-mail, ou mesmo a partir da página inicial do Google, você terá a opção de fazer login. Se o fizer, verá que colocará um logotipo com a foto do seu gmail.
Em seguida, você deve acertar o quadrado de nove pontos que você tem no topo da tela. É onde você encontrará vários aplicativos do Googlee onde o Google Docs estará. Basta clicar em "Documentos" e já está.
Cuidado, caso não encontre, clique no botão "Mais do Google" e todas as ferramentas serão listadas, embora seja normal que apareça entre as primeiras por ser amplamente utilizado.
Depois de fazer login, você terá uma primeira linha na qual Iniciar um novo documento aparecerá. Lá eles vão te dar alguns templates como Currículos, cartas, propostas de projetos, brochuras, relatórios ... Mas também a possibilidade de criar um documento em branco.
Se você olhar a Galeria de Modelos, ao clicar nela, irá acessar o menu específico dos modelos que existem, caso precise deles.
Se você der as barras horizontais (canto superior esquerdo, antes do logotipo e da palavra Documentos), verá que os tipos de documentos que você pode abrir são vários: Documentos (palavra, texto), planilhas, apresentações e formulários.
E você pode importar documentos ou apenas criar aqueles que são feitos lá?
Se você já tem documentos feitos e precisa deles nesta ferramenta, saiba que não terá problemas em fazê-los. Você apenas tem que importá-los. Como? Explicamos as etapas:
Olhe para sua tela. Localize o sinal de "mais" no canto inferior direito. É possível que na tela ele não apareça, então um truque é mover o mouse para cima e para baixo com a roda para que a tela mude e depois apareça. Ao pressionar, você poderá carregar o documento que desejar do seu computador, pendrive, disco externo ... e em questão de minutos poderá trabalhar com ele.
E se você estiver preocupado com o formato, na maioria das situações não terá problema, ele permanecerá igual ao que você criou fora da ferramenta; a única coisa que pode mudar é a fonte, mas o formato em si deve ser mantido.
Como compartilhar um documento com o Google Docs
Antes de explicarmos que um dos As vantagens que o Google Docs tem é a capacidade de colaborar entre vários no documento. Mas, para isso, é preciso antes de tudo compartilhá-lo. E sim, é tão fácil quanto outras funções.
Para fazer isso, você deve clicar no botão à direita (com o mouse posicionado sobre o documento do Google) e clicar para compartilhar. Você verá uma pequena tela na qual dirá "Compartilhe com outras pessoas". Aqui você tem duas opções:
- Obtenha o link para compartilhar o documento.
- Adicione pessoas para fazer isso. Para fazer isso, é melhor usar e-mails (mas lembre-se de que eles devem ser do Google).
No caso de adicionar pessoas, permite-lhes dar-lhes acesso para editar, comentar ou apenas ver.