วิธีการจัดวางใน Word

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าโปรแกรม Word ไม่ใช่โปรแกรมที่ดีที่สุดสำหรับการจัดวาง แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะทำไม่ได้เช่นกัน และให้ผลลัพธ์ที่คล้ายกับโปรแกรมเลย์เอาต์มาก ดังนั้น ถ้าคุณต้องการทราบวิธีการจัดวางด้วย Word ไม่ว่าจะเป็นนิตยสาร หนังสือ หรือสิ่งพิมพ์ประเภทอื่น เราจะจัดชั้นเรียนให้คุณ

แน่นอน เราต้องเริ่มจากพื้นฐานที่ว่า Word นั้นค่อนข้างจำกัดในแง่ของเลย์เอาต์ซึ่งไม่ได้หมายความว่ามันจะดูไม่ดี

ทำไมต้องจัดวางใน Word

เมื่อพูดถึงการทำงานกับเลย์เอาต์ โปรแกรมอย่าง Indesign ให้เสียงที่ดีกว่า Word ซึ่งยังคงเป็นโปรแกรมข้อความธรรมดาแต่ไม่ต้องทำอะไรเพิ่มเติม

อย่างไรก็ตาม คุณทราบอย่างแน่นอนว่า Word มีประโยชน์หลายอย่างเพราะไม่มีประโยชน์สำหรับการสร้างตารางใช่หรือไม่ หรือนามบัตร? หรือโปสเตอร์? เหตุใดจึงไม่ใช้สำหรับการจัดวาง

มีเหตุผลสองสามประการในการเรียนรู้วิธีจัดวางใน Word บางส่วนของพวกเขาคือ:

• เป็นโปรแกรมที่คุณรู้จักเป็นอย่างดี หากคุณเป็นหนึ่งในผู้ที่เขียน Word ได้มาก แน่นอนว่าคุณไม่มีปัญหาในการรู้ว่าทุกอย่างอยู่ที่ไหน วิธีนี้จะทำให้คุณไม่ต้องเสียเวลาไปกับการค้นหาว่าฟังก์ชันนั้นอยู่ที่ส่วนใดของโปรแกรม ซึ่งอาจเกิดขึ้นกับคุณกับฟังก์ชันใหม่
• คุณไม่จำเป็นต้องมีโปรแกรมอื่นเพราะต้องนำเสนอเลย์เอาต์ในรูปแบบ PDF ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถทำได้ใน Word โดยไม่มีปัญหาใด ๆ จากนั้นแปลงเป็น PDF โดยไม่ต้องขยับเข้าไปแม้แต่มิลลิเมตรเดียว
• เพราะคุณจะจัดวางในหลายๆ เป็นอีกปัญหาหนึ่งโดยเฉพาะเพราะว่าถ้าในกลุ่มที่จะรับงานเลย์เอาต์มีคนไม่รู้ว่าโปรแกรมเลย์เอาต์แบบมืออาชีพทำงานอย่างไร ผลลัพธ์ที่คล้ายคลึงกันสามารถทำได้ด้วยโปรแกรมแก้ไขข้อความ และการเป็น "สากล" มากขึ้น คุณมั่นใจได้ว่าทุกคนจะทราบวิธีการทำงานกับมัน

วิธีการจัดวางใน Word

ตอนนี้ คุณรู้สาเหตุที่นำคุณไปสู่เลย์เอาต์ใน Word แล้ว (ยังมีอีกมาก) ขั้นตอนต่อไปคือการรู้ว่าคุณควรทำอย่างไร

โดยทั่วไปคุณควรใส่ใจกับรายละเอียดบางอย่าง

ประเภทของเลย์เอาต์

ไม่เหมือนที่คุณต้องการจัดวางหนังสือมากกว่าที่คุณต้องการเป็นนามบัตรหรือนิตยสาร แต่ละอันจะมีเลย์เอาต์ที่แตกต่างกัน ดังนั้นรายละเอียดที่คุณจะต้องแก้ไขตามสิ่งพิมพ์ที่จะเผยแพร่

ตัวอย่างเช่น หนังสือมักจะมีขนาด 15 x 21 ซม. แต่นามบัตรอาจมีขนาด 8 x 10 ซม. หรือน้อยกว่านั้น นอกจากนี้ ยังมีประเด็นสำคัญอีกประการหนึ่ง เช่น การพิมพ์ ระยะขอบ เส้นขอบ ฯลฯ เข้ามาเกี่ยวข้อง ในขณะที่อย่างอื่นง่ายกว่า

เราสามารถแก้ไขได้ในรูปแบบเอกสาร นั่นคือ เราสามารถทำได้ตั้งแต่เริ่มต้น ด้วยเอกสารเปล่า หรือด้วยเอกสารที่สร้างไว้แล้ว คุณสามารถเปลี่ยนรูปแบบเพื่อปรับให้เข้ากับสิ่งที่คุณต้องการได้

ระยะขอบ

ลองนึกภาพว่าคุณกำลังจัดวางหนังสือและพิมพ์เสร็จแล้ว เมื่อคุณเปิดหนังสือเล่มแรก คุณจะรู้ว่าทุกหน้าถูกตัดออก และจุดเริ่มต้นนั้นไม่สามารถอ่านได้เพราะถูก "กด" ในบริเวณนั้น เกิดอะไรขึ้น?

คำตอบง่ายๆ ก็คือ คุณทิ้งระยะขอบไว้หรือเปล่า ระยะขอบที่ถูกต้อง?

และก็คือ ถ้าสิ่งที่คุณจะจัดเลย์เอาต์คือหนังสือ นิตยสาร หรืออะไรทำนองนั้นที่บอกเป็นนัยว่าจะถูก "เย็บ" หรือ "เย็บ" ด้านหนึ่ง คุณต้องเพิ่มระยะขอบให้สูงขึ้นเล็กน้อย ด้านหนึ่งเพื่อไม่ให้ตัวอักษรชิดกัน

เพื่อให้แนวคิดแก่คุณ ระยะขอบด้านบนและด้านนอกอาจอยู่ระหว่าง 1,7 ถึง 2 ซม. แต่ด้านในและด้านล่างควรเว้นให้ใหญ่กว่านี้เล็กน้อย

วิชาการพิมพ์

เมื่อเลือกแบบอักษร คุณสามารถนึกถึงการวางแบบอักษรหนึ่งสำหรับส่วนหัวและอีกชุดสำหรับข้อความ มันไม่สมเหตุสมผลเลย ตรงกันข้ามเลย แต่คุณต้องการให้ตัวอักษรทั้งสองอ่านง่าย

นอกจากนี้ แบบอักษรแต่ละแบบมีมาตราส่วนที่แตกต่างกัน ซึ่งหมายความว่าเมื่อถึง 12 แบบอักษรก็จะดูเล็กและใหญ่ได้ 18 แบบอักษร หรือว่าตอนอายุ 12 มันดูใหญ่โต

คำแนะนำของเราคือให้คุณลองก่อนจัดวาง เพราะถ้าคุณตัดสินใจที่จะเปลี่ยนขนาดฟอนต์เมื่อทุกอย่างถูกจัดวาง คุณจะต้องตรวจสอบอีกครั้งเพราะจำนวนหน้าจะแตกต่างกันไป

การวางแนว

การจัดแนวหมายถึงวิธีที่คุณต้องการนำเสนอข้อความ นั่นคือถ้าคุณต้องการให้มันอยู่ตรงกลางถ้าคุณต้องการให้มันอยู่ด้านข้าง (ขวาหรือซ้าย) หรือถ้าคุณต้องการให้มันชอบธรรม

ในกรณีของหนังสือ นิตยสาร และอื่นๆ มักจะมีเหตุผลเพราะมีความสง่างามมากกว่า แต่โปรดจำไว้ว่า Word จะเพิ่มช่องว่างระหว่างคำเนื่องจากไม่แบ่งคำเหล่านั้น เว้นแต่คุณจะร้องขออย่างชัดแจ้ง (สามารถทำได้ในรูปแบบ/ย่อหน้า/โฟลว์ข้อความ)

ในกรณีอื่นๆ ไม่จำเป็น และคุณสามารถปล่อยให้มันชิดซ้าย (แม้ว่าคุณต้องการแบ่งคำ คุณก็สามารถทำได้)

ระยะห่างบรรทัด

ระยะห่างบรรทัดคือช่องว่างระหว่างบรรทัดของข้อความ ช่วยให้อ่านระหว่างประโยคได้ดีขึ้น ซึ่งช่วยให้ผู้อ่าน หากอยู่ใกล้กันเกินไปจะทำให้อ่านยาก และหากอยู่ไกลกันเกินไป ก็จะไม่เป็นที่นิยม

โดยทั่วไป ค่าที่กำหนดคือ 1,5 ช่องว่าง แต่ทุกอย่างจะขึ้นอยู่กับประเภทของฟอนต์ที่คุณต้องการใส่และโปรเจ็กต์ที่คุณมี เนื่องจากอาจต้องใช้พื้นที่มากขึ้น (หรือน้อยกว่า) แน่นอน ไม่ต่ำกว่า 1

ระวังเรื่องน้ำหนักของไฟล์นะครับ

เมื่อวางเอกสารจะมีน้ำหนักที่แน่นอน ปัญหาคือถ้าคุณเพิ่มรูปภาพ กราฟ ตาราง ฯลฯ ลงใน Word คุณทำให้มันหนักมากและอาจส่งผลต่อความเร็วของคอมพิวเตอร์ของคุณ (ไม่สามารถประมวลผลได้)

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ วิธีที่ดีที่สุดคือการจัดวางเอกสารโดยแบ่งเอกสารออกเป็นหลายส่วนเพื่อให้มีน้ำหนักเบาและไม่ทำให้เกิดปัญหาในการส่งหรือขนส่งเอกสาร (เช่น บนซีดี ไดรฟ์ปากกา เป็นต้น) นอกจากนี้ วิธีนี้จะทำให้คุณแน่ใจได้ว่าหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์เพียงพอสำหรับการทำงาน และจะไม่ทำให้เกิดข้อผิดพลาด (สูญเสียงานที่คุณทำไป)

การปรับเปลี่ยนทั้งหมดนี้ใน Word คุณจะมีเทมเพลตสำหรับโครงการที่คุณมีอยู่ และนั่นคือเลย์เอาต์ใน Word นั้นไม่ยาก มันเป็นความจริงที่จำกัดมากกว่าคนอื่น ๆ แต่ถ้าคุณไม่ต้องการสร้างโปรเจ็กต์แบบอินเทอร์แอคทีฟที่มองเห็นได้ชัดเจน ฯลฯ จะให้บริการคุณโดยไม่มีปัญหาใดๆ

คุณจัดวางด้วย Word หรือไม่ ประสบการณ์ของคุณเป็นอย่างไร?