Google docs: วิธีการทำงานของ Google เอกสาร

การทำงานกับเอกสารในระบบคลาวด์ไม่ใช่เรื่องแปลกเลย ในทางตรงกันข้าม และท่ามกลางทางเลือกมากมายที่เรามี ที่ของ Google เอกสารเป็นหนึ่งในเอกสารที่มีผู้ใช้มากที่สุด. คุณรู้จัก Google เอกสารหรือไม่?

หากคุณไม่รู้ว่ามันคืออะไร หรือคุณยังไม่ได้ใช้มันอย่างเต็มกำลัง เราจะช่วยคุณทำมันและค้นพบหนึ่งในเครื่องมือที่จะใช้ โดยเฉพาะถ้าคุณเป็นคนหนึ่งที่เดินทางบ่อย หรือเปลี่ยนคอมพิวเตอร์และโหลดด้วยแท่ง USB, ดีวีดี, ซีดีและไดรฟ์ภายนอกเสมอ

Google docs คืออะไร Google เอกสาร

Google Docs หรือที่เรียกว่า Google Docs เป็นแพลตฟอร์มข้ามแพลตฟอร์ม cross; เครื่องมือที่พวกเขาเสนอให้คุณจาก Google และสามารถใช้ได้จากคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต สมาร์ทโฟนของคุณ ... ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้คุณไม่ต้องพกเอกสารจำนวนมากในไดรฟ์ปากกา ไดรฟ์ภายนอก และอื่นๆ แต่อยู่ในคลาวด์มากกว่า แต่ยังสามารถดาวน์โหลดได้อย่างง่ายดาย

เครื่องมือนี้เข้ากันได้อย่างสมบูรณ์กับไฟล์ประเภทต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารข้อความ สไลด์ สเปรดชีต ... อันที่จริง โปรแกรมที่คุณจะใช้เป็น "โคลน" ของชุดโปรแกรม Office และที่ดีที่สุดคือฟรี ดังนั้น คุณจะมี Excel, Word, PowerPoint ในเวอร์ชันฟรี (และคุณจะสามารถเปิดเอกสารที่คุณทำร่วมกับโปรแกรมเหล่านี้ได้ (และรูปแบบอื่นๆ อีกมากมาย)

เหตุใด Google เอกสารจึงทำงานให้ฉัน

ลองนึกภาพว่าคุณต้องเดินทางไปทำธุรกิจ เป็นไปได้ที่คุณจะเอาเอกสารทั้งหมดที่คุณต้องการ แต่ถ้าคุณลืมและไม่มีใครส่งให้คุณล่ะ แล้วคุณจะเดือดร้อน ในทางกลับกันการมีเอกสารในระบบคลาวด์ที่คุณรู้ว่าไม่ว่าจะเป็นบนมือถือแท็บเล็ตหรือคอมพิวเตอร์คุณจะสามารถเข้าถึงดาวน์โหลดพิมพ์และอื่น ๆ ได้ โดยไม่มีปัญหาใดๆ

ไม่เพียงเท่านั้นแต่ยัง Google docs มีข้อได้เปรียบที่คุณไม่สามารถหาได้จากผู้อื่น: แบบที่หลายคนสามารถเปลี่ยนแปลงได้แบบเรียลไทม์ ในลักษณะที่กลายเป็นเครื่องมือที่เหมาะสำหรับกลุ่มหรือทีมงาน

ในการนี้ เราต้องเพิ่มว่ามีทั้งความคิดเห็น (เพื่อเพิ่มและอ่าน) และการแชท เพื่อพูดคุยกับบุคคลนั้นโดยไม่ต้องพึ่งโทรศัพท์หรือการแชทอื่นนอกเครื่องมือนี้ (เพื่อให้ทุกอย่างรวมอยู่ที่เดียว)

เช่นเดียวกับการแก้ไขซึ่งคุณจะมีตัวเลือกในการแก้ไข แต่ยังแนะนำให้จำลองการทำงานของการควบคุมการเปลี่ยนแปลงใน Word ในลักษณะที่คุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงและตัวเลือกในการอนุมัติหรือลบก่อน เป็นส่วนหนึ่งของเอกสารสุดท้ายนั้น

และหากคุณกำลังคิดว่าการใช้ Google docs จะยุ่งยากกว่าเพราะคุณต้องพึ่งพาอินเทอร์เน็ต ให้รู้ว่าไม่เป็นเช่นนั้น ใช้งานได้แม้ไม่มีอินเทอร์เน็ต เพราะคุณจะต้องเพิ่มส่วนขยายใน Chrome สำหรับ Google Documents แบบออฟไลน์เท่านั้น และเปิดใช้งานตัวเลือกออฟไลน์ใน Google เอกสารในการตั้งค่า ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องการอินเทอร์เน็ต และมันจะถูกอัพโหลดในภายหลังโดยที่คุณไม่ต้องกังวลอะไร

วิธีใช้ Google เอกสาร

หากคุณสนใจใน Google Docs หลังจากสิ่งที่คุณเห็นมา คุณควรรู้ว่าสิ่งที่คุณต้องมีคือมีบัญชี Google เพื่อใช้เครื่องมือนี้ เมื่อคุณเข้าถึงอีเมลของคุณหรือแม้กระทั่งจากหน้าแรกของ Google มันจะให้คุณมีตัวเลือกในการเข้าสู่ระบบ ถ้าทำได้จะเห็นว่ามันจะใส่โลโก้พร้อมรูป Gmail ของคุณ

ถัดไปคุณต้องตีสี่เหลี่ยมเก้าจุดที่คุณมีที่ด้านบนของหน้าจอ นั่นคือที่ คุณจะพบแอปพลิเคชัน Google มากมายและ Google เอกสารจะอยู่ที่ใด คุณเพียงแค่คลิกที่ "เอกสาร" เท่านี้ก็เสร็จเรียบร้อย

โปรดระวัง หากคุณหาไม่พบ ให้คลิกที่ปุ่ม "เพิ่มเติมจาก Google" และเครื่องมือทั้งหมดจะแสดงในรายการ แม้ว่าจะเป็นเรื่องปกติที่เครื่องมือนี้จะปรากฏในกลุ่มแรกเนื่องจากมีการใช้กันอย่างแพร่หลาย

เมื่อคุณเข้าสู่ระบบ คุณจะมีแถวแรกที่เริ่มเอกสารใหม่จะปรากฏขึ้น ที่นั่นพวกเขาจะให้แม่แบบบางอย่างแก่คุณ เช่น ประวัติย่อ จดหมาย ข้อเสนอโครงการ โบรชัวร์ รายงาน ... แต่ยังมีความเป็นไปได้ในการสร้างเอกสารเปล่า

หากคุณดูที่แกลเลอรีเทมเพลต เมื่อคุณคลิก คุณจะเข้าถึงเมนูเฉพาะของเทมเพลตที่มีอยู่ ในกรณีที่คุณต้องการ

หากคุณกำหนดแถบแนวนอน (มุมบนซ้าย ก่อนโลโก้และคำว่า เอกสาร) คุณจะเห็นว่าเอกสารประเภทต่างๆ ที่คุณเปิดได้มีหลากหลายประเภท: เอกสาร (คำ ข้อความ) สเปรดชีต งานนำเสนอ และแบบฟอร์ม

และคุณสามารถนำเข้าเอกสารหรือสร้างเฉพาะเอกสารที่ทำขึ้นที่นั่นได้หรือไม่?

หากคุณมีเอกสารที่ทำอยู่แล้วและต้องการใช้ในเครื่องมือนี้ โปรดทราบว่าคุณจะไม่มีปัญหาในการทำเอกสารเหล่านี้. คุณเพียงแค่ต้องนำเข้าพวกเขา อย่างไร? เราอธิบายขั้นตอน:

ดูที่หน้าจอของคุณ ค้นหาเครื่องหมาย "บวก" ที่มุมล่างขวา เป็นไปได้ว่าบนหน้าจอจะไม่ปรากฏดังนั้นเคล็ดลับคือการเลื่อนเมาส์ขึ้นและลงด้วยล้อเพื่อให้หน้าจอเปลี่ยนไปแล้วจึงจะปรากฏขึ้น เมื่อคุณกด มันจะอนุญาตให้คุณอัปโหลดเอกสารที่คุณต้องการจากคอมพิวเตอร์ ไดรฟ์เพน ดิสก์ภายนอก ... และในเวลาไม่กี่นาที คุณจะสามารถทำงานกับมันได้

และหากคุณกังวลเกี่ยวกับรูปแบบ ในสถานการณ์ส่วนใหญ่ คุณจะไม่มีปัญหา รูปแบบจะยังคงเหมือนเดิมกับรูปแบบที่คุณสร้างขึ้นนอกเครื่องมือ สิ่งเดียวที่อาจเปลี่ยนแปลงได้คือแบบอักษร แต่ควรเก็บรูปแบบไว้

วิธีแชร์เอกสารกับ Google Docs

ก่อนที่เราจะอธิบายว่าหนึ่งใน ข้อดีของ Google Docs คือความสามารถในการทำงานร่วมกันในเอกสารต่างๆ แต่ก่อนอื่นจำเป็นต้องแบ่งปัน และใช่ มันง่ายพอๆ กับฟังก์ชันอื่นๆ

ในการดำเนินการนี้ คุณต้องคลิกที่ปุ่มทางด้านขวา (ด้วยเมาส์ที่อยู่เหนือเอกสาร Google) แล้วคลิกแชร์ คุณจะเห็นหน้าจอเล็กๆ ที่ระบุว่า "แชร์กับผู้อื่น" ที่นี่คุณมีสองตัวเลือก:

• รับลิงก์เพื่อแชร์เอกสาร
• เพิ่มคนที่จะทำ ในการทำเช่นนี้ เป็นการดีที่สุดที่จะใช้อีเมล (แต่โปรดทราบว่าอีเมลเหล่านั้นต้องมาจาก Google)

ในกรณีของการเพิ่มบุคคล จะอนุญาตให้คุณให้สิทธิ์เข้าถึงเพื่อแก้ไข แสดงความคิดเห็น หรือเพียงเพื่อดู