Робота з документами в хмарі сьогодні не є чимось божевільним, навпаки. І серед багатьох альтернатив, які ми маємо, є Документи Google є одними з найбільш використовуваних. Ви знаєте Google Docs?
Якщо ви не знаєте, що це, або ви ще не використовували його з максимальною потужністю, ми допоможемо вам це зробити та відкриємо один із інструментів для використання, особливо якщо ви один з тих, хто багато подорожує або міняти комп'ютери, і він завжди завантажений USB-накопичувачами, DVD, CD та зовнішніми накопичувачами.
Що таке документи Google, документи Google
Документи Google, які також називають Google Docs, насправді є міжплатформенними; інструмент, який вони пропонують вам від Google і який можна використовувати з вашого комп’ютера, планшета, смартфона ... Він розроблений таким чином, що вам не доведеться носити багато документів на накопичувачах, зовнішніх накопичувачах тощо , а скоріше залишається в хмарі. Але його також можна легко завантажити.
Цей інструмент повністю сумісний з різними типами файлів, будь то текстові документи, слайди, електронні таблиці ... Насправді програми, якими ви будете користуватися, є "клонами" пакету Office. А найкраще - вони безкоштовні. Таким чином, у вас буде Excel, Word, PowerPoint у безкоштовній версії (і ви зможете відкрити за допомогою цих програм документи, які ви створили з цими іншими (та багатьма іншими форматами).
Чому документи Google працюють у мене?
Уявіть, що вам доведеться поїхати у відрядження. Можливо, ви берете всі необхідні документи, але що, якщо ви забули один, і вам не було кому його надіслати? Тоді у вас будуть біди. З іншого боку, маючи документи в хмарі, ви знаєте, що незалежно від мобільного телефону, планшета чи комп’ютера ви зможете отримати до них доступ, завантажити їх, роздрукувати тощо. без будь-яких проблем.
Не тільки це, але і Документи Google мають ту перевагу, яку ви не можете знайти разом з іншими: той, що одночасно кілька людей можуть вносити зміни в режимі реального часу, таким чином, що він стає ідеальним інструментом для груп або робочих груп.
До цього слід додати, що в ньому є як коментарі (щоб їх додати, так і прочитати), так і чат, щоб поговорити з цією людиною, не маючи залежності від телефону чи іншого чату поза цим інструментом (тому все зосереджено в одному місці).
Те саме відбувається з редагуванням, де ви матимете можливість редагувати, але також запропонувати, змоделювати функцію контролю змін у Word, таким чином, що ви побачите зміни та можливість затвердити чи видалити їх, перед тим, як є частиною остаточного документа.
І якщо ви думаєте, що використання документів Google буде більш громіздким, оскільки вам доведеться залежати від Інтернету, знайте, що це не так. Його можна використовувати навіть без Інтернету, оскільки вам потрібно буде лише додати розширення в Chrome для Google Documents в автономному режимі і увімкніть параметр Офлайн у Документах Google у налаштуваннях. Отже, вам не потрібен Інтернет, і це буде пізніше, коли всі вони будуть завантажені, і вам не доведеться ні про що турбуватися.
Як користуватися Google Docs
Якщо після тих, кого ви бачили, вас цікавлять Документи Google, ви повинні знати, що все, що вам потрібно - це мати обліковий запис Google, щоб використовувати цей інструмент. Після того, як ви отримаєте доступ до своєї електронної пошти або навіть із домашньої сторінки Google, вона надасть вам можливість увійти в систему. Якщо ви це зробите, ви побачите, що на ньому буде розміщено логотип із фотографією вашого Gmail.
Далі ви повинні досягти квадрата дев'яти точок, які ви маєте у верхній частині екрана. Ось де ви знайдете кілька програм Google, і де будуть Google Docs. Вам просто потрібно натиснути на «Документи» і все.
Будьте обережні, якщо ви не можете його знайти, натисніть кнопку "Більше від Google", і всі інструменти будуть перераховані, хоча це нормально, щоб він з'являвся серед перших, оскільки він широко використовується.
Після входу у вас з’явиться перший рядок, у якому з’явиться новий документ «Почати». Там вони дадуть вам такі шаблони, як резюме, листи, проектні пропозиції, брошури, звіти ... Але також можливість створення порожнього документа.
Якщо ви подивитесь на галерею шаблонів, то, натиснувши її, ви отримаєте доступ до певного меню існуючих шаблонів, якщо вони вам потрібні.
Якщо ви дасте горизонтальні смуги (лівий верхній кут, перед логотипом та словом Документи), ви побачите, що типи документів, які ви можете відкрити, різні: Документи (слово, текст), електронні таблиці, презентації та форми.
І ви можете імпортувати документи або створювати лише ті, які там зроблені?
Якщо у вас вже є документи, і вони вам потрібні в цьому інструменті, знайте, що у вас не буде проблем з їх виконанням. Вам просто потрібно імпортувати їх. Як Пояснюємо кроки:
Подивіться на свій екран. Знайдіть знак "плюс" у нижньому правому куті. Можливо, що на екрані він не з’явиться, тому фокус полягає в тому, щоб рухати мишею вгору і вниз за допомогою колеса, щоб екран змінювався, а потім він з’являвся. Якщо натиснути, це дозволить завантажити потрібний документ із комп’ютера, маятника, зовнішнього диска ... і за лічені хвилини ви зможете з ним працювати.
І якщо вас турбує формат, у більшості ситуацій у вас не виникне проблем, він залишиться таким же, як той, який ви створили поза інструментом; єдине, що може змінитися - це шрифт, але сам формат слід зберігати.
Як поділитися документом із Google Docs
Перш ніж ми пояснили, що один з Перевагами Документів Google є можливість співпраці кількох над документом. Але, щоб це зробити, насамперед необхідно цим поділитися. І так, це так само просто, як і інші функції.
Для цього потрібно натиснути на кнопку праворуч (за допомогою миші, розташованої над документом Google) і натиснути на спільний доступ. Ви отримаєте маленький екран із написом "Поділитися з іншими". Тут у вас є два варіанти:
- Отримайте посилання, щоб поділитися документом.
- Додайте людей, щоб це зробити. Для цього найкраще використовувати електронні листи (але майте на увазі, що вони повинні надходити від Google).
У разі додавання людей це дозволяє вам надати їм доступ для редагування, коментування чи просто перегляду.