Práca s dokumentmi v cloude dnes nie je ničím šialeným, práve naopak. A medzi mnohými alternatívami, ktoré máme, je alternatíva Dokumenty Google sú jedným z najpoužívanejších. Poznáte Dokumenty Google?
Ak neviete, čo to je, alebo ste to ešte nevyužili na maximum, potom vám pomôžeme a nájdeme jeden z nástrojov, ktoré môžete použiť, najmä ak patríte k tým, ktorí veľa cestujú. alebo vymeňte počítač a vždy je načítaný s diskami pendrives, dvd, cd a externými diskami.
Čo sú dokumenty Google, dokumenty Google
Dokumenty Google, ktoré sa tiež nazývajú Dokumenty Google, sú v skutočnosti platformy; nástroj, ktorý vám ponúkajú od spoločnosti Google a ktorý môžete použiť vo svojom počítači, tablete, smartfóne ... Je navrhnutý tak, aby ste nemuseli nosiť veľa dokumentov na jednotkách pera, externých jednotkách a podobne, ale radšej zostane v oblaku. Dá sa ale aj ľahko stiahnuť.
Tento nástroj je plne kompatibilný s rôznymi typmi súborov, či už sú to textové dokumenty, snímky, tabuľky ... Programy, ktoré budete používať, sú v skutočnosti „klony“ balíka Office. A čo je najlepšie, sú zadarmo. Takto budete mať Excel, Word, PowerPoint v bezplatnej verzii (a budete môcť pomocou týchto programov otvárať dokumenty, ktoré ste vytvorili s ostatnými (a mnohými ďalšími formátmi).
Prečo pre mňa pracujú dokumenty Google?
Predstavte si, že musíte ísť na služobnú cestu. Je možné, že si vezmete všetky dokumenty, ktoré potrebujete, ale čo keď jeden zabudnete a nemáte ich od koho poslať? Potom budete v ťažkostiach. Na druhej strane, keď máte dokumenty v cloude, viete, že či už prostredníctvom mobilného telefónu, tabletu alebo počítača, budete k nim mať prístup, sťahovať ich, tlačiť atď. bez akýchkoľvek problémov.
Nielen to, ale aj Dokumenty Google majú výhodu, ktorú u iných nenájdete: ten, ktorý môže niekoľko ľudí súčasne vykonávať zmeny v reálnom čase tak, aby sa stal ideálnym nástrojom pre skupiny alebo pracovné tímy.
K tomu treba dodať, že má jednak komentáre (pre pridávanie, jednak čítanie), jednak chat, ktorý umožňuje komunikáciu s touto osobou bez toho, aby bol závislý od telefónu alebo iného chatu mimo tohto nástroja (takže všetko je sústredené na jednom mieste).
To isté sa deje s úpravami, kde budete mať možnosť úpravy, ale aj navrhovania, simulácie funkcie kontroly zmien v programe Word tak, že uvidíte zmeny a možnosť ich schválenia alebo odstránenia pred súčasťou tohto konečného dokumentu.
A ak si myslíte, že používanie dokumentov Google bude ťažkopádnejšie, pretože sa musíte spoliehať na internet, vedzte, že to tak nie je. Dá sa použiť aj bez internetu, pretože v prehliadači Chrome pre Dokumenty Google budete musieť iba pridať rozšírenie offline a povoľte možnosť Offline v Dokumentoch Google v nastaveniach. Takže nepotrebujete internet a neskôr sa ich načítajú všetky, bez toho, aby ste sa o niečo museli starať.
Ako používať službu Dokumenty Google
Ak sa po tých, ktoré ste videli, zaujímajú dokumenty Google, mali by ste vedieť, že na používanie tohto nástroja potrebujete iba účet Google. Len čo vstúpite do svojho e-mailu alebo dokonca z domovskej stránky Google, budete mať možnosť prihlásiť sa. Ak tak urobíte, uvidíte, že sa do nej vloží logo s fotografiou vášho Gmailu.
Ďalej musíte stlačiť štvorec deviatich bodov, ktoré máte v hornej časti obrazovky. To je miesto nájdete niekoľko aplikácií Googlea kde budú Dokumenty Google. Stačí kliknúť na „Dokumenty“ a je to.
Buďte opatrní, ak ich nenájdete, kliknite na tlačidlo „Viac od Googlu“ a zobrazia sa všetky nástroje, ktoré sú bežne zobrazené, hoci je bežné, že sa objavujú medzi prvými.
Po prihlásení budete mať prvý riadok, v ktorom sa zobrazí Spustiť nový dokument. Tam vám dajú nejaké šablóny, ako sú životopisy, listy, návrhy projektov, brožúry, správy ... Ale aj možnosť vytvorenia prázdneho dokumentu.
Ak sa pozriete do Galérie šablón, po kliknutí na ne sa dostanete do konkrétnej ponuky šablón, ktoré existujú, pre prípad, že by ste ich potrebovali.
Ak dáte vodorovné pruhy (ľavý horný roh, pred logom a slovom Dokumenty), uvidíte, že typy dokumentov, ktoré môžete otvoriť, sú rôzne: Dokumenty (slovo, text), tabuľky, prezentácie a formuláre.
A môžete importovať dokumenty alebo iba vytvárať tie, ktoré sú tam vyrobené?
Ak už máte dokumenty vyrobené a potrebujete ich v tomto nástroji, vedzte, že s ich vykonaním nebudete mať problém. Musíte ich iba importovať. Ako? Vysvetlíme kroky:
Pozeraj sa na svoju obrazovku. Nájdite znak „plus“ v pravom dolnom rohu. Je možné, že sa na obrazovke nezobrazí, takže trikom je pohybovať myšou kolieskom hore a dole, aby sa obrazovka zmenila a potom sa objaví. Po stlačení vám umožní nahrať požadovaný dokument z vášho počítača, pendrive, externého disku ... a za pár minút s ním budete môcť pracovať.
A pokiaľ vám záleží na formáte, vo väčšine situácií nebudete mať problém, zostane rovnaký ako ten, ktorý ste vytvorili mimo nástroja; jediná vec, ktorá sa môže zmeniť, je písmo, ale samotný formát by sa mal zachovať.
Ako zdieľať dokument s Dokumentmi Google
Predtým, ako sme vysvetlili, že jeden z Výhodou služby Dokumenty Google je schopnosť spolupracovať na dokumente medzi viacerými. Aby sme to však mohli urobiť, je v prvom rade potrebné sa o to podeliť. A áno, je to rovnako ľahké ako iné funkcie.
Ak to chcete urobiť, musíte kliknúť na tlačidlo vpravo (myšou umiestnenou nad dokumentom Google) a kliknúť na zdieľanie. Dostanete malú obrazovku s nápisom „Zdieľať s ostatnými“. Tu máte dve možnosti:
- Získajte odkaz na zdieľanie dokumentu.
- Pridajte na to ľudí. Najlepšie je používať e-maily (nezabudnite však, že musia pochádzať od spoločnosti Google).
V prípade pridania ľudí vám umožní dať im prístup k úpravám, komentovaniu alebo iba tak k videniu.