Treballar amb documents al núvol no és una cosa desgavellat avui dia, a l'contrari. I entre les moltes alternatives que tenim, la dels documents de Google és una de les més utilitzades. Coneixes Google Docs?
Si no saps el que és, o encara no l'has utilitzat a la seva màxima potència, a continuació anem a ajudar-te a que ho facis i descobreixis una de les eines a utilitzar, sobretot si ets dels que viatja molt o canvia d'ordinador i sempre va carregat amb pendrives, dvd 's, cds i discos externs.
Què és Google Docs, els documents de Google
Google Docs, també anomenat Documents de Google és en realitat una multiplataforma; una eina que t'ofereixen des de Google i que pot utilitzar-se des de l'ordinador, una tablet, el telèfon intel·ligent ... Està dissenyat perquè no hagis de carregar amb un munt de documents en pendrives, discos externs i similars, sinó que es queda en el núvol. Però també es pot descarregar fàcilment.
Aquesta eina és totalment compatible amb diferents tipus d'arxius, ja siguin documents de text, diapositives, fulls de càlcul ... De fet, els programes que utilitzaràs són «clons» dels de el paquet Office. I el millor de tot és que són gratuïts. Així, tindràs Excel, Word, PowerPoint en versió gratis (i podràs obrir amb aquests programes els documents que hagis fet amb aquests altres (i molts altres formats).
Per què em convenen els documents de Google
Imagina que has de fer un viatge de negocis. És possible que et portis tots els documents que necessitis però, i si se t'oblida algun i no tens a ningú que t'ho mani? Llavors estaràs en problemes. En canvi, tenint els documents en el núvol saps que, ja sigui pel mòbil, la tablet o el teu ordinador, podràs accedir-hi, descarregar-los, imprimir-los, etc. sense cap problema.
No només això, sinó que a més els documents de Google tenen un avantatge que no trobes amb altres: El que diverses persones alhora poden fer canvis en temps real, de tal manera que es converteix en una eina ideal per als grups o equips de treball.
A això cal afegir-li que disposa tant de comentaris (per afegir-los i llegir-los) com el xat, per parlar amb aquesta persona sense necessitat de dependre d'un telèfon o d'un altre xat fora d'aquesta eina (així es concentra tot en un mateix lloc) .
El mateix passa amb l'edició, on tindràs l'opció d'editar, però també la de suggerir, simular a la funció de control de canvis en Word, de tal manera que veuràs els canvis i l'opció d'aprovar-los o d'eliminar-los, abans que formin part d'aquest document final.
I si estàs pensant que utilitzar Google Docs serà més destorb per haver de dependre d'Internet, que sàpigues que no és així. Es pot utilitzar fins i tot sense Internet perquè només necessitaràs afegir una extensió a Chrome per a Documents de Google sense connexió i habilitar a Google Docs, en configuració, l'opció de Sense connexió. Així no necessites Internet, i serà després quan es pugin tots ells sense que tu hagis de preocupar-te per res.
Com utilitzar Google Docs
Si després dels que has vist, t'interessa Google Docs, has de saber que l'únic que necessites és tenir un compte de Google per fer ús d'aquesta eina. Un cop accedeixis al teu correu, o fins i tot des de la pàgina d'inici de Google, et donarà l'opció d'iniciar sessió. Si ho fas, veuràs que et posarà un logo amb la foto del teu gmail.
A continuació, has de donar-li a el quadrat de nou punts que tens a la part superior de la pantalla. Aquí és on trobaràs diverses aplicacions de Google, I on hi haurà els Documents de Google. Només has de clicar a «Documents» i llest.
Ull, si no ho localitzes, prem en el botó «Més de Google» i et llistaran totes les eines, encara que el normal és que aparegui dels primers perquè és molt utilitzat.
Un cop accedeixis, tindràs una primera fila en la qual apareixerà Iniciar un nou document. Aquí et donaran algunes plantilles com Curriculums, cartes, propostes de projectes, fullets, informes ... Però també la possibilitat de crear un document en blanc.
Si et fixes en Galeria de plantilles, a el donar-li accediràs a menú concret de les plantilles que hi ha, per si les necessites.
Si li dones a les barretes horitzontals (cantonada superior esquerra, abans de l'logo i de la paraula Documents), veuràs que els tipus d'docs que pots obrir són diversos: Documents (de word, text), fulls de càlcul, presentacions i formularis.
¿I es poden importar documents o només es creen els que es facin allà?
Si ja tens documents fets i els necessites en aquesta eina, que sàpigues que no tindràs problema per fer-los. Només has de importar-los. Com? T'expliquem els passos:
Observa la pantalla. Localitza a la cantonada inferior dreta el signe «més». És possible que, a la pantalla, no et surti, així que un truc és que moguis el ratolí cap amunt i avall amb la roda perquè la pantalla canviï i llavors et sortirà. A l'prémer, et permetrà pujar el document que vulguis del teu ordinador, pendrive, disc extern ... i en qüestió de minuts podràs treballar amb ell.
I si et preocupa el format, en la majoria de situacions no tindràs problema, es quedarà igual que el que vas crear fora de l'eina; potser l'única cosa que canviï sigui el tipus de lletra, però el format en si hauria de mantenir-se.
Com compartir un document amb els Documents de Google
Abans et explicàvem que una de les avantatges que té Google Docs és el poder col·laborar entre diversos al document. Però, per fer-ho, primer que res cal compartir-lo. I sí, és igual de fàcil que altres funcions.
Per a això, has de dóna-li a el botó de la dreta (tenint el ratolí situat sobre el document de Google) i donar-li a compartir. Et sortirà una pantalleta en què et dirà «Compartir amb altres». Aquí tens dues opcions:
- Obtenir l'enllaç per compartir el document.
- Afegir a les persones per fer-ho. Per a això, el millor és fer servir els correus electrònics (però tingues en compte que han de ser de Google).
En el cas d'afegir persones, et permet que els donis accés per editar, per tenir només per veure.