Από την αρχή μιας εταιρείας μέχρι να γίνει μεγάλη φήμη, η οργάνωση αυτού εξαρτάται πολύ από τον αριθμό των εργαζομένων. Όταν πρόκειται για μια μικρή επιχείρηση, όπως ένα κατάστημα γειτονιάς ή μια τοπική επιχείρηση, Δεν χρειάζεσαι τέτοιου είδους οργάνωση. Αν όμως έχετε πολλούς υπαλλήλους και διαφορετικές δουλειές, καλό θα είναι να μάθετε πώς να κάνετε ένα οργανόγραμμα εταιρείας.
Επειδή αυτό το οργανόγραμμα μας δίνει τη δυνατότητα να εντοπίσουμε εκ πρώτης όψεως τις θέσεις με τη μεγαλύτερη ευθύνη. Αυτό σημαίνει ότι μπορούν να κατευθυνθούν στις σωστές θέσεις για να ξεκινήσουν συναλλαγές με άλλες εταιρείες. Ή ότι οι σημαντικοί πελάτες μπορούν να γνωρίζουν με ποιο τμήμα θα ήταν καλύτερο να επικοινωνήσετε. Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο ώστε οι εργαζόμενοι να είναι ξεκάθαροι σχετικά με το ποιος είναι το άτομο με τη μεγαλύτερη ευθύνη και με ποιον να επικοινωνήσουν σε περίπτωση αμφιβολίας.
Με λίγα λόγια, το οργανόγραμμα είναι ένα καλό εργαλείο για να έχει η εταιρεία μια ιεραρχική σειρά και ότι είναι εύκολο να ερμηνευτεί για όποιον μπορεί να το δει. Χωρίς μακροσκελή κείμενα και με την ευκολία να ξέρεις σε ποια θέση βρίσκεται ο κάθε άνθρωπος. Και έτσι, γνωρίζοντας ποιες δυνάμεις πέφτουν στον καθένα από αυτούς.
Λοιπόν, τι είναι ένα Οργανόγραμμα;
Είναι μια σχηματική αναπαράσταση με οπτικό τρόπο της οργανωτικής δομής μιας εταιρείας. Θεμελιώδης για το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού και για όσους εμπλέκονται στη δημιουργία του. Έτσι, το τμήμα HR μπορούσε να προσδιορίσει με σαφήνεια τη θέση του κάθε υπαλλήλου που το συνθέτει και ποια ευθύνη έχει με την αρχή καθορισμού ορισμένων θεμάτων. Καθώς και γνωρίζοντας τον αριθμό των υπευθύνων υπαλλήλων, για παράδειγμα.
Αυτό το οργανόγραμμα δεν είναι κοινό σχέδιο για όλες τις εταιρείες. Με άλλα λόγια, δεν θα σας είναι πάντα χρήσιμο να κατεβάζετε ένα μοντέλο οργανογράμματος από το διαδίκτυο και να το προσαρμόζετε στους υπαλλήλους σας. κάθε εταιρεία πρέπει να έχει το δικό της οργανόγραμμα με βάση τις ανάγκες της ίδιας της εταιρείας. Δεδομένου ότι το άθροισμα των εξουσιών κάθε εταιρείας θα εξαρτηθεί από τον αριθμό των εργαζομένων της και από το πόσους ορισμένους υπαλλήλους έχει κάθε διευθυντής.
Έτσι, θα πρέπει να βεβαιωθούμε ότι το οργανόγραμμα που επιλέξαμε είναι το κατάλληλο για την εταιρεία μας.. Αφού κάθε εταιρεία έχει μια ιδιαιτερότητα διαφορετική από αυτή που βλέπουμε σε άλλες. Ακόμη και στην περίπτωση μιας εταιρείας του ίδιου κλάδου και ανταγωνισμού, ο τρόπος οργάνωσης έχει διαμορφωθεί σύμφωνα με την εμπειρία των μελών της. Και αυτό μπορεί να είναι πολύ διαφορετικό από το πώς έχουν διαμορφωθεί σε άλλους.
Βασικά σημεία για να φτιάξετε ένα σωστό οργανόγραμμα
Με αυτόν τον τρόπο και όταν είμαστε ξεκάθαροι για τον οργανισμό μας, θα πρέπει να επιλέξουμε έναν τρόπο να φτιάξουμε το οργανόγραμμα μας. Σε αυτή την ενότητα θα εξηγήσουμε μερικά από τα βασικά σημεία που πρέπει να έχει το δικό σας. Έτσι, θα μπορείτε να πάρετε μια ιδέα για το πώς να το κάνετε με τον πιο σωστό τρόπο, προσαρμόζοντάς το στην κουλτούρα της εταιρείας σας.
- Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι αναλύσει τις θέσεις των εργαζομένων προηγουμένως. Όταν ακόμα δεν έχετε δημιουργήσει τίποτα, το σημαντικό θα είναι να χωρίσετε και να χωρίσετε τον οργανισμό σας ανά ομάδες. Με αυτόν τον τρόπο, θα μπορείτε να δείτε με μια ματιά ποιος απαρτίζει αυτόν τον οργανισμό και πόσα άτομα είναι σε κάθε ομάδα. Αυτό σε ωφελεί επίσης να ξέρεις πόσα άτομα εργάζονται σε κάθε τμήμα και αν είναι κάτι πιο άρτιο ή όχι.
- Προσδιορίστε καλά τον υπεύθυνο κάθε ομάδας. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να καθορίσετε ποιες εργασίες και ευθύνες έχει ο καθένας. Ποιος είναι ο κύριος υπεύθυνος για κάθε τομέα και πόσους υπαλλήλους έχετε στο προσωπικό για την εκτέλεση των καθηκόντων της δουλειάς σας; Έτσι, μπορείτε να μιλήσετε με αυτό το άτομο για να του πείτε αν έχει πάρα πολλά άτομα στην ευθύνη του ή αν έχει λίγους, να του αναθέσετε περισσότερο προσωπικό.
- Ρωτήστε τους εμπλεκόμενους. Για να φτιάξετε αυτό το είδος οργανογράμματος, θα πρέπει να ρωτήσετε τους υπεύθυνους κάθε ομάδας που έχετε ορίσει. Δεν πρόκειται για μονομερή απόφαση, αφού το καθένα από αυτά μπορεί να σας πει αν αυτά που γράφετε είναι σωστά ή όχι. Αφού μπορεί να αναλάβει άλλες αρμοδιότητες που δεν του ανταποκρίνονται και με αυτόν τον τρόπο μπορούμε να το εντοπίσουμε και να το αναδιοργανώσουμε.
Τι οφέλη μπορούμε να έχουμε κάνοντας αυτό;
Όπως έχουμε ξαναπεί, σε μια μεγάλη εταιρεία η οργάνωση είναι ζωτικής σημασίας. Αυτό καθορίζει από μια ενιαία άποψη που μπορούμε να βρούμε στην οργανωτική μας δομή. Και διορθώστε τα λάθη ή επισημάνετε περιοχές που μπορεί να μην είναι ισορροπημένες από την αρχή. Αλλά επιπλέον, μπορούμε να βρούμε και άλλα οφέλη.
- Αναδιάρθρωση του οργανισμού σύμφωνα με τους στόχους αναμένεται να επιτευχθεί από την εταιρεία.
- Ο οι αναλύσεις μετά τη δημιουργία οργανογράμματος θα είναι πιο δυναμικές. Επειδή μπορείτε να ορίσετε οπτικά τμήματα που ενδέχεται να αποτυγχάνουν πριν δημιουργήσετε αυτό το οργανόγραμμα.
- Αυξήστε τη διαφάνεια και την εμπειρία των εργαζομένων. Δεδομένου ότι θα γνωρίζετε πώς είναι οργανωμένη η εταιρεία σας, γνωρίζετε τους υπεύθυνους στους οποίους πρέπει να απευθυνθείτε και μπορείτε να γνωρίζετε προς ποια κατεύθυνση πρέπει να προωθήσετε τον εαυτό σας για να αναπτυχθείτε μέσα σε αυτήν.
- Εύκολη εύρεση σφαλμάτων στον οργανισμό και λύστε τα γρήγορα.
- Βελτιώνει την επικοινωνία μεταξύ των μελών ολόκληρης της εταιρείας. Όλοι οι εργαζόμενοι θα γνωρίζουν σε ποια ομάδα ανήκουν, ποια καθήκοντα έχουν οριστεί για αυτούς και ποια όχι. Έτσι θα επικοινωνούν μεταξύ των ομάδων για να ορίσουν καλά τις λειτουργίες και να βελτιστοποιήσουν τους χρόνους εργασιών.
Μερικά παραδείγματα οργανογραμμάτων
Σε αυτήν την ενότητα πρόκειται να τοποθετήσουμε ορισμένες από τις οργανωτικές δομές ως παραδείγματα, ώστε να μπορείτε να τις λάβετε υπόψη. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να βοηθήσετε τον εαυτό σας κατά τη δημιουργία ενός οργανογράμματος ή τη λήψη απευθείας από τον σύνδεσμο. Θα πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη ότι μπορείτε να πραγματοποιήσετε αυτήν τη δομή με συγκεκριμένα προγράμματα για αυτήν. Ένα από αυτά τα λογισμικά μπορεί να είναι το ίδιο Word ή Pages να το κάνω.
Υπάρχουν όμως και προγράμματα βελτιστοποιημένα για αυτή τη λειτουργία, όπως π.χ OpenHR. Αυτό το πρόγραμμα είναι ένα συγκεκριμένο λογισμικό ανθρώπινου δυναμικού που σας βοηθά να δημιουργήσετε ένα οργανόγραμμα της εταιρείας σας με ευέλικτο ή στατικό τρόπο.
Αυτό το οργανόγραμμα είναι κατασκευασμένο σε PowerPoint, Keynote και Google Slide
Αυτό το οργανόγραμμα είναι κατασκευασμένο σε Photoshop και Illustrator.
