Từ khi thành lập công ty cho đến khi nó trở nên nổi tiếng, việc tổ chức này phụ thuộc rất nhiều vào số lượng nhân viên. Khi nói đến một doanh nghiệp nhỏ, chẳng hạn như cửa hàng lân cận hoặc doanh nghiệp địa phương, Bạn không cần loại tổ chức này. Nhưng nếu bạn có nhiều nhân viên và nhiều công việc khác nhau, bạn nên học cách lập sơ đồ tổ chức công ty.
Vì sơ đồ tổ chức này cho chúng ta cơ sở để xác định ngay từ cái nhìn đầu tiên những vị trí chịu trách nhiệm cao nhất. Điều này có nghĩa là họ có thể được hướng đến đúng vị trí để bắt đầu kinh doanh với các công ty khác. Hoặc những khách hàng quan trọng có thể rõ ràng về bộ phận nào là tốt nhất để liên hệ. Nó cũng có thể hữu ích để nhân viên hiểu rõ ai là người chịu trách nhiệm lớn nhất và liên hệ với ai trong trường hợp có nghi ngờ.
Nói tóm lại, sơ đồ tổ chức là một công cụ tốt để công ty có trật tự thứ bậc và nó rất dễ giải thích cho bất cứ ai có thể nhìn thấy nó. Không có văn bản dài và dễ dàng biết vị trí của mỗi người. Và vì vậy, biết sức mạnh nào rơi vào mỗi người trong số họ.
Vậy sơ đồ tổ chức là gì?
Nó là một biểu diễn sơ đồ một cách trực quan về cơ cấu tổ chức của một công ty. Cơ bản cho bộ phận Nhân sự và cho những người tham gia vào việc tạo ra nó. Nhờ đó, bộ phận nhân sự có thể xác định rõ ràng vị trí của từng nhân viên biên soạn và trách nhiệm giải quyết với cơ quan có thẩm quyền quyết định một số vấn đề. Cũng như biết được số lượng nhân viên phụ trách chẳng hạn.
Sơ đồ tổ chức này không phải là một thiết kế chung cho tất cả các công ty. Nói cách khác, không phải lúc nào bạn cũng có thể tải xuống mô hình sơ đồ tổ chức từ internet và điều chỉnh nó cho phù hợp với nhân viên của mình. mỗi công ty phải có sơ đồ tổ chức riêng dựa trên nhu cầu của chính công ty. Vì tổng quyền hạn của mỗi công ty sẽ phụ thuộc vào số lượng nhân viên và số lượng nhân viên được chỉ định của mỗi người quản lý.
Vì vậy, chúng tôi sẽ phải đảm bảo rằng sơ đồ tổ chức mà chúng tôi đã chọn là sơ đồ phù hợp với công ty của chúng tôi.. Vì mỗi công ty có một đặc thù khác với những gì chúng ta thấy ở những công ty khác. Ngay cả trong trường hợp công ty cùng lĩnh vực và cạnh tranh, cách thức tổ chức đã được hình thành theo kinh nghiệm của các thành viên. Và điều này có thể rất khác so với cách chúng được hình thành ở những người khác.
Các điểm chính để tạo sơ đồ tổ chức chính xác
Theo cách này và khi chúng ta hiểu rõ về tổ chức của mình, chúng ta sẽ phải chọn cách lập sơ đồ tổ chức của mình. Trong phần này, chúng tôi sẽ giải thích một số điểm chính mà bạn nên có. Do đó, bạn sẽ có thể có được ý tưởng về cách thực hiện nó theo cách chính xác nhất có thể, điều chỉnh nó cho phù hợp với văn hóa của công ty bạn.
- Điều đầu tiên bạn nên làm là phân tích các vị trí của nhân viên trước đây. Khi bạn vẫn chưa tạo ra bất cứ thứ gì, điều quan trọng sẽ là tách và chia tổ chức của bạn theo các nhóm. Bằng cách này, bạn sẽ có thể nhìn thoáng qua ai tạo nên tổ chức này và có bao nhiêu người trong mỗi nhóm. Điều này cũng có lợi cho bạn khi biết có bao nhiêu người làm việc trong mỗi bộ phận và liệu nó có đồng đều hơn hay không.
- Xác định rõ người phụ trách từng nhóm. Bằng cách này, bạn có thể thiết lập nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi người. Ai là người phụ trách chính của từng khu vực và bạn có bao nhiêu nhân viên trong đội ngũ nhân viên để thực hiện các chức năng công việc của bạn? Vì vậy, bạn có thể nói chuyện với người đó để cho anh ta biết nếu anh ta có quá nhiều người phụ trách hoặc nếu anh ta có ít người, hãy phân bổ thêm nhân viên.
- Hỏi những người liên quan. Để thực hiện loại sơ đồ tổ chức này, bạn nên hỏi những người phụ trách từng nhóm mà bạn đã chỉ định. Đây không phải là quyết định đơn phương, vì mỗi người trong số họ có thể cho bạn biết liệu những gì bạn viết có đúng hay không. Vì nó có thể đảm nhận các trách nhiệm khác không tương ứng với nó và bằng cách này, chúng tôi có thể xác định vị trí và tổ chức lại nó.
Những lợi ích chúng ta có thể nhận được bằng cách làm điều này?
Như chúng tôi đã nói trước đây, trong một tổ chức công ty lớn là rất quan trọng. Điều này xác định từ một chế độ xem duy nhất mà chúng ta có thể tìm thấy trong cơ cấu tổ chức của mình. Và sửa lỗi hoặc đánh dấu các khu vực có thể không cân bằng ngay từ đầu. Nhưng ngoài ra, chúng ta cũng có thể tìm thấy những lợi ích khác.
- Tái cơ cấu tổ chức theo mục tiêu công ty mong muốn đạt được.
- Các các phân tích sau khi tạo sơ đồ tổ chức sẽ quyết đoán hơn. Bởi vì bạn có thể xác định trực quan các bộ phận có thể bị lỗi trước khi lập sơ đồ tổ chức này.
- Tăng tính minh bạch và trải nghiệm của nhân viên. Vì bạn sẽ biết công ty của mình được tổ chức như thế nào, bạn biết những người chịu trách nhiệm mà bạn nên tiếp xúc và bạn có thể biết mình nên thúc đẩy bản thân phát triển theo hướng nào trong đó.
- Dễ dàng tìm thấy lỗi trong tổ chức và giải quyết chúng một cách nhanh chóng.
- Cải thiện giao tiếp giữa các thành viên trong toàn công ty. Tất cả nhân viên sẽ biết họ thuộc nhóm nào, nhiệm vụ nào được chỉ định cho họ và nhiệm vụ nào không. Đây là cách họ sẽ giao tiếp giữa các nhóm để xác định rõ các chức năng và tối ưu hóa thời gian thực hiện nhiệm vụ.
Một số ví dụ về sơ đồ tổ chức
Trong phần này, chúng tôi sẽ đặt một số cấu trúc tổ chức làm ví dụ để bạn có thể tính đến. Bằng cách này, bạn có thể tự giúp mình khi tạo sơ đồ tổ chức hoặc tải xuống trực tiếp từ liên kết. Bạn cũng nên tính đến việc bạn có thể thực hiện cấu trúc này bằng các chương trình cụ thể dành cho nó. Một trong những phần mềm này có thể là Word hoặc Pages giống nhau để làm điều đó.
Nhưng cũng có những chương trình được tối ưu hóa cho chức năng này, chẳng hạn như OpenHR. Chương trình này là một phần mềm nhân sự cụ thể giúp bạn tạo sơ đồ tổ chức của công ty theo cách linh hoạt hoặc tĩnh.
Sơ đồ tổ chức này được thực hiện trong PowerPoint, Bài phát biểu và Google Trang trình bày
Sơ đồ tổ chức này được thực hiện trong Photoshop và Illustrator.
