Microsoft Word là một chương trình xử lý văn bản có thể giúp bạn tạo các tài liệu từ báo cáo và sách đến thư từ và sơ yếu lý lịch. Một trong những tính năng hữu ích nhất của Word là khả năng tạo mẫu, là những tài liệu cơ bản chứa định dạng và nội dung mà chúng tôi muốn sử dụng nhiều lần.
Bằng cách sử dụng một mẫu, chúng tôi chỉ phải sửa đổi dữ liệu cụ thể cho từng trường hợp, điều này cho phép chúng tôi tiết kiệm thời gian và công sức khi tạo các tài liệu tương tự. Bài viết này sẽ giải thích từng bước cách tạo mẫu trong Microsoft Word cho Windows và Mac Ngoài ra, chúng ta sẽ tìm hiểu cách lưu trữ, thay đổi và sử dụng các mẫu mà chúng ta đã tạo hoặc tải xuống.
Mẫu trong Word là gì
Mẫu Word là một tài liệu có chứa thiết kế, phong cách và nội dung mà chúng tôi muốn sử dụng trong các tài liệu khác. Ví dụ: chúng ta có thể tạo một mẫu thư kinh doanh bao gồm chữ llogo công ty của chúng tôi, loại phông chữ và kích thước, lề, đầu trang và chân trang, cũng như văn bản tiêu chuẩn để nói xin chào và tạm biệt. Do đó, chúng tôi sẽ chỉ phải mở mẫu và thay đổi dữ liệu của người nhận cũng như chủ đề mỗi khi chúng tôi muốn viết một bức thư kinh doanh.
Mẫu cho phép chúng tôi tạo tài liệu thống nhất và phong cách chuyên nghiệp mà không cần phải cấu hình thủ công từng thành phần. Ngoài ra, chúng giúp chúng tôi duy trì tính nhất quán trong tài liệu của mình và tránh sai sót.
Các mẫu tạo sẵn của Word có thể được sử dụng cho nhiều loại tài liệu, bao gồm báo cáo, sơ yếu lý lịch, hóa đơn, thư mời, v.v. Chúng ta có thể tìm thấy chúng trong menu Tệp> Mới và chọn một trong đó phù hợp nhất với nhu cầu của chúng tôi. Ngoài ra, chúng tôi có thể lấy các mẫu bổ sung từ trang web của Microsoft hoặc các trang web khác.
Một tùy chọn khác là tạo các mẫu tùy chỉnh từ các tài liệu hiện có. Để đạt được điều này, chúng ta cần lưu tài liệu dưới dạng mẫu với phần mở rộng .dotx hoặc.dotm, tùy thuộc vào việc nó có chứa macro hay không. Sau đó, chúng tôi có thể truy cập mẫu từ menu Tệp > Mới > Tùy chỉnh hoặc từ thư mục mà chúng tôi đã lưu mẫu đó. Do đó, chúng ta có thể thay đổi mẫu hoặc tạo tài liệu mới dựa trên mẫu đó.
Cách tạo mẫu trong Windows
Cửa sổ của Aria-Eslami
Chúng ta có thể làm theo các bước sau để tạo mẫu trong Word cho Windows:
- Mở Lời. Sau đó bấm vào tab "Tập tin".
- Bấm vào mới và sau đó trên Tài liệu trống.
- Tạo tài liệu cơ sở mà chúng tôi muốn sử dụng làm mẫu, áp dụng định dạng và nội dung mong muốn. chúng ta có thể thay đổi loại và kích thước của bức thư, màu sắc, lề, đầu trang và chân trang, bảng, hình ảnh, v.v. với các công cụ ribbon. Cũng chúng ta có thể thêm các trường văn bản hoặc trình giữ chỗ để xác định nơi chúng tôi muốn nhập dữ liệu biến của từng tài liệu.
- Sau khi tạo tài liệu cơ sở, nhấp vào tab "Tệp" và chọn "Lưu dưới dạng".
- Chọn vị trí lưu trữ mẫu. Chúng tôi có thể lưu nó vào bất kỳ thư mục nào trên máy tính của mình hoặc trên đám mây, nhưng nếu chúng tôi muốn nó xuất hiện trên danh sách mẫu có sẵn trong Word, chúng ta phải lưu nó trong thư mục Office Custom Templates, nằm trong thư mục Documents.
- Đặt tên cho mẫu và chọn loại tệp Mẫu từ (*.dotx).
- Bấm vào tùy chọn "Tiết kiệm".
Cách tạo mẫu trên Mac
Chúng ta có thể làm theo các bước sau để tạo mẫu trong Word cho Mac:
- Mở Lời. Chọn Tệp rồi chọn Mới tài liệu.
- Tạo tài liệu cơ sở mà chúng tôi muốn sử dụng làm mẫu, sử dụng định dạng và nội dung mong muốn. Thanh công cụ cho phép chúng ta điều chỉnh phông chữ, kích thước, màu sắc, lề, đầu trang và chân trang, bảng biểu, hình ảnh, v.v.
- Sau khi tạo tài liệu cơ sở, nhấp vào Tập tin và sau đó Lưu như khuôn mẫu.
- Chọn vị trí lưu trữ Của mẫu. Nếu chúng ta muốn nó xuất hiện trong danh sách các mẫu có sẵn của Word thì chúng ta phải lưu nó vào thư mục /Users/username/Library/Groups/UBF8T346G9.Office/Contents/Templates.
- Đặt tên cho mẫu và chọn loại tệp Mẫu Word (.dotx).
- Bấm vào nút "Tiết kiệm".
Cách sử dụng và sửa đổi các mẫu Word
Chúng tôi có thể lưu, sửa đổi và sử dụng một mẫu trong Word sau khi chúng tôi đã tạo hoặc tải xuống mẫu đó:
- Để lưu một mẫu, Chúng ta phải làm theo các bước tương tự như để tạo ra nó, nhưng chúng ta phải chọn tùy chọn Lưu hoặc Lưu dưới dạng thay vì Mới.
- Để sửa đổi một mẫu, chúng ta phải mở nó như một tài liệu bình thường, thực hiện các sửa đổi mà chúng tôi muốn, sau đó lưu nó với cùng tên và loại tệp. Điều quan trọng là không được nhầm lẫn giữa tùy chọn Lưu với tùy chọn Bảo vệ hôn mê, vì cái trước sẽ tạo tài liệu mới thay vì mẫu.
- Để sử dụng một mẫu, hãy mở Word và nhấp vào tab Tệp. Sau đó nhấp vào Mới và chọn một mẫu từ danh sách các mẫu có sẵn. Nếu chúng tôi không thể tìm thấy mẫu mà chúng tôi muốn, chúng ta có thể nhấp vào nút Tùy chỉnh và tìm kiếm nó trong thư mục mà chúng tôi đã lưu nó. Chúng tôi sẽ có thể thay đổi dữ liệu biến của từng tài liệu và lưu nó với một tên khác sau khi chúng tôi đã mở mẫu.
hàng trăm khả năng
Tạo mẫu trong Word là một cách hữu ích và hiệu quả Tạo các tài liệu có giao diện chuyên nghiệp mà không cần phải định cấu hình mọi thứ theo cách thủ công mỗi lần. Chúng tôi có thể tạo, lưu, sửa đổi và sử dụng các mẫu chúng tôi cần cho các dự án của mình chỉ bằng một vài bước. Word cung cấp cho chúng ta rất nhiều công cụ để thích nghi và cá nhân hóa các mẫu của chúng tôi.
Chúng tôi cũng có thể đảm bảo rằng các tài liệu của mình được gắn kết và nhất quán bằng cách sử dụng các mẫu Word. Do đó, chúng tôi có thể mang đến cho độc giả hoặc khách hàng của mình một ấn tượng nghiêm túc và chuyên nghiệp hơn. Mẫu cho phép chúng tôi giữ một phong cách, một định dạng và một nội dung đồng phục trong tất cả các tài liệu của chúng tôi.
Ngoài ra, việc tạo mẫu trong Word cho phép chúng tôi tránh lặp lại cùng một quy trình mỗi khi chúng tôi tạo một tài liệu tương tự. Vì vậy, chúng ta có thể dành nhiều thời gian hơn cho nhiệm vụ sáng tạo hoặc có ý nghĩa hơn. Một công cụ rất hữu ích để cải thiện năng suất và chất lượng tài liệu của chúng tôi là một mẫu. Tại sao không thử nó?