Một trong những công cụ mạnh mẽ nhất trên internet để tham số hóa dữ liệu là Excel. Công cụ Microsoft Office này đã đồng hành cùng chúng ta trong nhiều năm và mỗi khi nó có thể thực hiện nhiều chức năng hơn. Đúng là các loại bảng tính khác đã ra đời, chẳng hạn như "Numbers" của Apple hay "Sheets" của Google. Nhưng không ai trong số họ có khả năng của Excel. Chúng đã được hoàn thiện và được sử dụng bởi cộng đồng kỹ thuật số và các công ty lớn trên thị trường trong nhiều năm.
Bất kỳ ai trong chúng ta làm việc trước máy tính đều sử dụng bảng tính vì một số lý do. Tạo đồ họa trong Excel không gì khác hơn là một công cụ trực quan để dễ dàng nhìn thấy mọi thứ mà chúng ta đang thêm vào trang tính. Bằng cách này, những người không quen thuộc với các công thức và dữ liệu có thể nhìn thấy ý nghĩa của nó trong nháy mắt. Một lần nữa, chúng ta sẽ dạy cách thực hiện chúng.
Mặc dù vậy, nếu công ty của bạn hoặc bản thân bạn không có ứng dụng Excel và sử dụng bất kỳ ứng dụng nào được đề cập ở trên, hãy nhớ rằng chức năng tạo biểu đồ là tương tự nhau. Có thể bạn thấy mình ít tùy chỉnh hơn hoặc khó thực hiện những gì bạn muốn tại thời điểm đó do hạn chế của nó. Nhưng chắc chắn bạn có thể sử dụng đồ họa. Bạn cũng phải biết rằng phiên bản dành cho máy tính để bàn không giống như phiên bản web, phiên bản này bị hạn chế hơn.
Biểu đồ Excel là gì và chúng dùng để làm gì?
Trước hết, hãy biết rằng biểu đồ Excel là một công cụ nữa trên dải băng. Đối với những người không quen thuộc với ngôn ngữ Excel, "Ribbon" được gọi là bảng trên cùng, nơi chứa tất cả các tính năng của Office. Cho dù đó là Excel, Word hay Powerpoint. Trong dải băng này, chúng ta có thể tìm thấy các tab với các chức năng khác nhau. Một trong số đó là đồ họa. Các biểu diễn đồ họa nhỏ dùng để phân tích dữ liệu mà chúng tôi đưa vào trang tính của mình.
Đó là về cách thể hiện trực quan từng bảng dữ liệu mà chúng tôi đang tạo. Các bảng dữ liệu này có thể thu thập tất cả các loại thông tin. Ví dụ: có bao nhiêu cư dân theo quốc gia và bao nhiêu người trong số họ ở độ tuổi hợp pháp hoặc trẻ vị thành niên. Bạn có thể chọn điều này thông qua một biểu đồ, theo màu sắc, sẽ hiển thị cho chúng tôi dữ liệu này. Như vậy, chúng ta có thể phân loại theo hai loại dữ liệu, số dân và người trưởng thành.
Để làm ví dụ, chúng ta có thể lấy ví dụ rằng dữ liệu sẽ được hiển thị bằng màu cam. Và với màu xanh lam, chúng ta có thể thấy số lượng cư dân và trẻ vị thành niên. Những đồ họa này có thể thuộc mọi loại. Vì chúng ta sẽ không chỉ thấy biểu đồ thanh được biểu diễn. Chúng ta cũng có thể thiết lập một biểu đồ hình tròn, như thể nó là một miếng pho mát, được chia theo màu sắc. Chúng cũng có thể được thiết lập bằng các dấu phẩy động hoặc bằng các thanh ngang, mọi thứ sẽ phụ thuộc vào những gì minh họa rõ nhất cho dữ liệu của bạn.
Cách tạo biểu đồ trong Excel
Điều đầu tiên để có thể vẽ biểu đồ trong Excel là phải có dữ liệu. Những dữ liệu này là cơ sở để có thể làm bất cứ điều gì trong bảng tính của chúng tôi. Trong ví dụ này, bạn có thể thấy trong hình ảnh này, chúng tôi đã thiết lập tiêu chí về thành phố và số lượng cư dân. Trên dữ liệu này, chúng tôi sẽ tạo một biểu đồ hình tròn. Trong biểu đồ này, chúng ta sẽ thấy tất cả dữ liệu này được phân chia theo màu sắc và tỷ lệ phần trăm.
Do đó, chúng ta có thể thấy rằng các thành phố lớn hơn theo số lượng cư dân sống trong đó. Để làm những đồ thị này rất đơn giản. Chúng tôi đánh dấu tất cả dữ liệu mà chúng tôi muốn xem được biểu thị trong biểu đồ này. Trong trường hợp này, tên của các thành phố và số lượng cư dân của mỗi người trong số họ. Khi chúng tôi đã chỉ ra nó trong bảng của mình, chúng tôi chuyển đến tab của dải băng, “Chèn”. Ở đó, chúng ta có thể thấy hai tùy chọn: Đồ họa được đề xuất hoặc danh sách các loại đồ họa khác nhau.
Các biểu đồ được đề xuất là những biểu đồ mà bản thân bảng tính cho là hiệu quả nhất đối với thông tin bạn muốn hiển thị. Tuy nhiên, nếu bạn muốn thực hiện theo cách khác, bạn có thể vào danh sách đồ họa được sắp xếp theo loại. Và ở đó chọn bất kỳ trong số họ. Khi bạn chọn cái bạn muốn, nó sẽ tự động xuất hiện trong bảng của bạn. Với một tên mặc định mà bạn có thể sửa đổi theo ý thích của mình. Giống như màu sắc và kích thước.
Chỉnh sửa đồ họa sau khi hoàn thành
Sau khi bạn có dữ liệu này và các biểu đồ này được vẽ trên trang tính của mình, bạn có thể tiếp tục làm nhiều việc hơn nữa. Điều này sẽ phụ thuộc vào mức độ yêu cầu của mỗi người. Hoặc những gì họ yêu cầu của bạn. Trình bày không chính thức để có dữ liệu trực quan nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của bạn không giống như trình bày chính thức với sếp của bạn trong công ty. Đó là nơi mà việc cá nhân hóa điều này xuất hiện. Tùy chỉnh bất kỳ điểm nào trên biểu đồ của bạn để tạo ra sự khác biệt so với những gì người khác có thể làm.
Nếu chúng ta nhấp vào biểu đồ của mình, chúng ta sẽ thấy tab định dạng mở ra như thế nào. Trong tab định dạng này, chúng tôi có thể sửa đổi dữ liệu trong biểu đồ và thiết kế cụ thể của nó. Bạn không chỉ có thể thay đổi màu của toàn bộ đồ họa mà còn có thể chỉnh sửa từng phần của nó. Ví dụ: màu sắc, bạn có thể thay đổi đường viền và loại bỏ màu tô để nó trông không quá hung dữ khi bạn có kết quả rộng như vậy so với phần còn lại.
Bạn có thể sửa đổi màu của văn bản và tỷ lệ phần trăm. Bao gồm độ trong suốt nhiều hơn hoặc ít hơn, tạo bóng, nổi bật hoặc các cạnh mềm mại. Cũng tách theo phần để biểu đồ có sự phân tách giữa các điểm quan trọng nhất của nó. Hoặc thậm chí tạo đồ họa ở định dạng 3D để làm cho nó trông ấn tượng hơn trong bản trình bày mà bạn có trong các cuộc họp của mình. Điều này là để làm cho nó xuất hiện như thể chính biểu đồ đang xuất hiện trên màn hình.
Và cuối cùng, hãy nhớ rằng đây chỉ là một số điểm bạn có thể thực hiện, nhưng chúng không chỉ dừng lại ở đó. Nếu chúng tôi khám phá tất cả các tùy chọn của dải băng tùy chỉnh, chúng tôi có thể tìm thấy các công cụ khác nhau phục vụ chúng tôi trong trường hợp cụ thể của chúng tôi. Đó là lý do tại sao bạn có thể thực hiện nghiên cứu của mình và đưa ra một biểu đồ tùy chỉnh hoàn toàn dành cho bạn.